10 tareas diarias para delegar en un asistente virtual

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Un asistente virtual es imprescindible para cualquier negocio exitoso. No importa si usted es un propietario de un negocio experimentado con años de experiencia en su haber o un emprendedor en ciernes que acaba de comenzar en el gran mundo aterrador de iniciar su propio negocio. No puedes hacerlo todo tú mismo. Si desea iniciar su negocio con el pie derecho o llevarlo al siguiente nivel, debe centrar su atención en las tareas que lo llevarán a cabo. Todo lo demás, todas las distracciones diarias que son inevitables en el funcionamiento de un negocio, son meras distracciones.

Puede parecer contradictorio gastar dinero antes de ganar mucho, pero contratar a un asistente virtual para que se ocupe de todas las distracciones por usted es a menudo la única forma en que los propietarios de nuevos negocios tienen éxito. Los que saltan con los dos pies y se toman en serio el éxito son los que despegan.

¿Qué es un Asistente Virtual?

Si es dueño de un negocio y no está familiarizado con el término «asistente virtual», ¡es hora de aprender! Un asistente virtual es un asistente personal que trabaja de forma remota para un cliente dedicado o, a menudo, para varios clientes. Los asistentes virtuales manejan todo tipo de tareas, desde administrativas hasta altamente especializadas. Estos asistentes asumen tareas para que los dueños de negocios puedan dedicar su tiempo a hacer crecer y comercializar su negocio. Al contratar a un asistente virtual, puede reducir horas de su día.

Saber qué delegar a un asistente virtual puede ser un poco complicado, especialmente si recién está comenzando. Si bien las opciones son realmente infinitas, puede haber algunas tareas que serán más beneficiosas para su empresa para delegar. Si tiene curiosidad acerca de algunas de las tareas más populares para subcontratar a un asistente virtual, estas son mis diez favoritas. Estas tareas son esenciales, pero no es necesario que las realice usted como propietario de la empresa. De hecho, en la mayoría de los casos, ¡usted no debe manipularlos!

Administra tu Calendario

Para que su negocio funcione sin problemas y genere ganancias, debe tener un calendario organizado para saber a qué citas y reuniones asistir. Administrar un calendario es una tarea que se puede delegar fácilmente a un asistente virtual. Simplemente configure uno de los muchos servicios de calendario compartido (muchos, como Google Calendar , son gratuitos). Otorgue acceso a un asistente virtual y permítale que se encargue de programar citas por usted. Puede sincronizar su teléfono inteligente con su calendario para que, a medida que el asistente agregue contenido a su calendario, reciba una notificación.

Correo electrónico

El correo electrónico es una de las peores distracciones para los dueños de negocios. Sin siquiera darte cuenta, puedes ser absorbido por correos electrónicos durante horas y horas. Deje que un asistente virtual lo proteja de esa fuga de tiempo valioso. Un asistente puede descartar cualquier cosa sin importancia y responder a esas solicitudes comunes. Él o ella también puede filtrar, archivar y marcar mensajes para que cuando revise su correo electrónico, no se distraiga. Para mejorar aún más las cosas, puede usar una herramienta como SmartMail  para personalizar sus correos electrónicos y contratar a un asistente que ya sepa cómo funciona.

Facturación

La facturación es importante. Sin él, a menudo no le pagarán. Pero la facturación puede ser una tarea tediosa que los dueños de negocios a menudo posponen y, a veces, olvidan por completo. Cobrar es esencial para mantenerse en el negocio, así que deje que un asistente virtual lo haga por usted. Un asistente puede crear fácilmente una plantilla y administrar toda la facturación de su empresa, tanto enviada como recibida.

Medios de comunicación social

La presencia en las redes sociales es crítica en el mundo en línea de hoy. Todos, desde los más jóvenes hasta los más viejos, tienen algún tipo de seguimiento en las redes sociales. No querrá perderse la oportunidad de llamar su atención utilizando este poderoso medio. Pero las redes sociales son otra de esas actividades que absorben el tiempo y que pueden alejarlo de sus tareas comerciales más importantes. Una vez que determine cómo desea manejar sus redes sociales, delegue esta tarea a un asistente virtual. Muchos asistentes virtuales se especializan en redes sociales y podrán ayudarlo a idear la mejor estrategia para su negocio.

Creación de contenido

Como dueño de un negocio, necesitará mucho contenido. Desde publicaciones de blog hasta boletines y páginas de ventas, la palabra escrita está en todas partes. Y no solo necesitas contenido, necesitas BUEN contenido. Ese contenido es lo que atraerá a los clientes potenciales y los convencerá de sacar sus billeteras. Incluso si te encanta escribir, debes ser un redactor experto para llamar la atención. Hay muchos asistentes virtuales calificados que pueden usar su experiencia e incorporación para escribir una copia poderosa específica para su mercado objetivo.

Investigar

Buscar información en la red mundial puede parecer bastante simple, pero la mayoría de las veces es más complicado de lo que parece. Puede convertirse en un proyecto que lleva horas y horas si no tienes cuidado. Deje que un asistente virtual haga su investigación por usted. Si necesita que se complete una investigación para una presentación, una reunión o una nueva idea que tenga, subcontrate a un asistente virtual. Una vez que se compila y organiza toda la investigación, puede revisarla brevemente y extraer exactamente lo que necesita sin perder horas de su tiempo.

Arreglos de viaje

Dependiendo de su negocio, puede viajar mucho. Incluso si no es por su negocio, viajar puede ser una gran parte de su estilo de vida. Pero una vez que tenga un asistente virtual, la parte de planificación y reserva del viaje se puede subcontratar. Puede liberar todo el tiempo que antes dedicaba a buscar las mejores ofertas y luchar con la planificación detallada. Si un asistente está administrando su calendario, él o ella puede simplemente reservar sus arreglos de viaje y agregar y vincular toda la información necesaria directamente a su calendario.

Gestión de proyectos

Administrar proyectos y plazos puede ser una tarea desalentadora cuando está ocupado. Todavía quiere asegurarse de alcanzar todos sus hitos y entregables, pero no quiere perder el tiempo rastreando todo. La gestión de proyectos es una tarea perfecta para un asistente virtual. Hay muchas plataformas en línea, como Asana , que se pueden configurar y administrar para que pueda estar al tanto de las actualizaciones de estado sin tener que hacer todo el trabajo práctico. Haga que un asistente virtual configure una cuenta y manténgala actualizada. Él o ella puede enviar recordatorios y comunicarse con las partes responsables por usted. La mejor parte es que la mayoría de las plataformas se sincronizarán directamente con tu calendario y teléfono para que siempre sepas cómo está progresando todo.

Corrección de pruebas

Dos pares de ojos siempre son mejores que un par. No importa cuán íntimamente familiarizado esté con el contenido, puede pasar por alto los errores o errores tipográficos. Permita que un asistente virtual lea y corrija todo tipo de documentos, desde libros electrónicos hasta contratos. No te llevará mucho tiempo y probablemente te ahorrarás muchos dolores de cabeza y posibles vergüenzas en el futuro. Después de todo, ¡no querrás presentarte en una gran presentación con un gran error tipográfico o con faltas de ortografía!

Trabajo creativo

Hay muchos asistentes virtuales altamente calificados para contratar. Una vez que haya contratado a alguien que esté familiarizado con su negocio, no dude en pedir ayuda con el trabajo creativo. Él o ella podrían llegar a un ángulo que no habías considerado o incluso hacerlo mejor de lo que podrías haberlo hecho. Un asistente también puede ser una buena caja de resonancia para nuevas ideas. Es posible que tengan la experiencia que a ti te falta. Pueden tener mejores ideas o diferentes enfoques que funcionarían mejor. Obviamente, no desea que un asistente virtual tenga la última palabra en todo, pero no hay razón para que un asistente no pueda ayudar a generar ideas o hacer parte del trabajo por usted. Puede que te sorprendas gratamente con los resultados.

Conclusión

Si está listo para liberar más tiempo para concentrarse en tareas más importantes, tal vez sea hora de considerar contratar a un asistente virtual. Puede contratar a un asistente  con casi cualquier conjunto de habilidades y nivel de experiencia que pueda soñar. Las opciones son infinitas. Cuando se trata de tareas diarias administrativas y tediosas, existe una buena posibilidad de que un asistente virtual pueda hacerlo de manera más rápida y eficiente que usted mismo. Sin tener que preocuparse por todo lo que se requiere para que su negocio prospere, podrá concentrar sus energías en el crecimiento estratégico y escalar su negocio.

El consejo más popular que la mayoría de los empresarios podrían dar a los nuevos empresarios es contratar ayuda. La delegación es esencial para el crecimiento. Cuanto antes empieces, mejor. Las empresas que aprenden esto más tarde a menudo están muy por detrás de donde podrían haber estado si hubieran contratado ayuda para el comienzo.

Si hay tres palabras que te puedo dejar hoy para resumir lo valioso que es un asistente virtual, serían: delegar, delegar, delegar.

 

Si eres dueño de un negocio, ¿qué tareas le delegas o delegarías a un asistente virtual? ¡Deja un comentario a continuación!

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escritor Melissa Ricker

 

Melissa Ricker es ingeniera nuclear y escritora independiente profesional especializada en crecimiento profesional, redacción técnica y emprendimiento en línea. Ella escribe un blog, Maternidad diseñada, para madres trabajadoras que necesitan ayuda para equilibrar el crecimiento profesional y la gestión del tiempo.

 

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