15 herramientas de colaboración para aumentar la productividad

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herramientas de colaboración

 

Las herramientas de colaboración son vitales para la productividad.

Si los trabajadores independientes se ven obligados a revisar múltiples aplicaciones, correos electrónicos y otras herramientas para hacer las cosas, probablemente esté frustrado, y no está solo.

Afortunadamente, existe una lista casi interminable de herramientas de colaboración que pueden ayudar a reducir las distracciones, mantener los proyectos en un solo lugar y permitir la comunicación en tiempo real . Si los trabajadores autónomos tienen dificultades para realizar un seguimiento del trabajo o comunicarse claramente entre ellos, una herramienta de colaboración puede ayudar a los trabajadores tanto remotos como internos a lograr mayores niveles de transparencia , ejecutar mejor los proyectos, optimizar los recursos y, en general, colaborar mejor.

He estado allí.

He estado en grupos disfuncionales y he estado en grupos empoderados. He visto cómo las herramientas de colaboración pueden hacer que los colaboradores sean más felices y productivos.

En esta guía, veremos algunas de las aplicaciones comprobadas que pueden ayudar a aumentar la productividad. Estas herramientas funcionan para cualquier tipo de organización en cualquier industria, y hay una herramienta para cada presupuesto y estilo de gestión de proyectos.

¡Empecemos!

adobe xd

herramientas de colaboración

Este software permite la colaboración en tiempo real entre usuarios en proyectos de diseño . Tiene una «nube creativa» que permite a los usuarios editar y hacer los ajustes necesarios en los diseños en tiempo real.

Ventajas:

  • Ofrece tutoriales útiles y accesibles.
  • Cuenta con una interfaz atractiva y limpia.

Contras:

  • Puede tener un poco de una curva de aprendizaje

Mesa de aire

herramientas de colaboración

Debido a que se basa en hojas de cálculo, Airtable es adecuado para organizar prácticamente cualquier cosa. Usted crea «registros» en una «base» y, a diferencia de Excel o Google Sheets , puede ordenar esos registros de acuerdo con criterios específicos, vincularlos entre sí e incrustar fácilmente fotos, archivos PDF y más.

Airtable no es solo para organizar, sin embargo, cuenta con una poderosa funcionalidad de colaboración. Por ejemplo, los usuarios pueden comentar registros y compartir documentos en tiempo real. También le permite asignar registros a los usuarios, por lo que los registros pueden convertirse en tareas.

He estado en grupos que estaban en Airtable el 30 por ciento del tiempo porque se convirtió en nuestro centro de colaboración y gestión de tareas.

Airtable también ofrece integraciones a través de Zapier con Trello, Wunderlist y otras aplicaciones. (Lea más sobre estas dos herramientas de colaboración a continuación).

Ventajas:

  • Cuenta con un hermoso diseño de carga rápida
  • Incluye docenas de plantillas listas para usar
  • Ofrece una personalización extrema en la forma en que se muestran sus registros
  • Se integra con la caja

Contras:

  • Tiene un poco de una curva de aprendizaje
  • Algunas de las funciones más útiles solo están disponibles en la versión de pago
  • Es caro si tienes muchas personas en tu grupo.

Breve

herramientas de colaboración

Brief aumenta la productividad al permitir a los usuarios priorizar y concentrarse en tareas importantes mientras minimiza las distracciones. Tiene un tablero elegante que combina chat, video, centros de equipo, listas de tareas y uso compartido de archivos.

En 2018 y 2019, Apple presentó a Brief entre las aplicaciones que amamos .

Ventajas:

  • Le permite convertir cualquier mensaje en una tarea con un solo clic
  • Incluye hubs para organizar usuarios, chats, tareas y archivos
  • Tiene una interfaz elegante y fácil de usar.
  • Le permite compartir archivos de cualquier tamaño
  • Ofrece llamadas de audio y video de calidad excepcional a través de la integración con Zoom
  • es gratis para grupos

Contras:

  • Tiene pocas integraciones hasta ahora.

Saloma

peajes de colaboración

Chanty es una solución de chat simple impulsada por IA, con funciones de colaboración fáciles de usar, historial de mensajes ilimitado y aplicaciones que permiten a los usuarios fomentar relaciones saludables a través de una comunicación transparente y accesible.

Con su algoritmo de IA, Chanty puede predecir cualquier cantidad de respuestas y ayudar a ahorrar tiempo en escribir. También ofrece transcripciones de voz, llamadas de audio y video e integraciones de terceros.

Ventajas:

  • Tiene un historial de mensajes de búsqueda ilimitado
  • Cuenta con una interfaz simple y limpia.
  • Es fácil de iniciar y fácil de usar.

Contras:

  • Está limitado en integraciones personalizadas.

buzón

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Dropbox es mucho más que una solución de copia de seguridad o una plataforma de almacenamiento de archivos. Ofrece comentarios, uso compartido de documentos e integración con la mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos y mensajería. Lo he visto utilizado para todo, desde producciones de artes escénicas hasta oficinas editoriales de revistas.

Dropbox también funciona en casi cualquier dispositivo, lo que garantiza que los archivos de los usuarios se almacenen de forma segura en la nube, pero accesibles desde cualquier lugar donde estés trabajando.

Ventajas:

  • Ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito
  • Sincroniza fácilmente archivos en múltiples plataformas
  • Se integra con Office en línea
  • Le permite recuperar y restaurar versiones eliminadas y anteriores de archivos

Contras:

  • Requiere una actualización paga o una licencia empresarial para todas las funciones
  • Puede ser lento para sincronizar y descargar

Evernote

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Evernote es más que una aplicación para tomar notas. Permite incrustar archivos PDF e imágenes, compartir entre usuarios y una función de «chat de trabajo» para permitir una colaboración en línea rápida. Hablando como usuario personal durante muchos años, también es una excelente manera de almacenar todo en su vida.

Se sincroniza en todos los dispositivos para que sus notas estén disponibles mientras viaja. Su grupo puede capturar ideas fácilmente, redactar contenido sobre la marcha, guardar artículos para leerlos más tarde, anotar archivos PDF, grabar audio y guardar textos, enlaces e imágenes con facilidad.

Ventajas:

  • Puede almacenar muchas notas grandes con imágenes y archivos PDF incluso en el plan básico
  • Cuenta con una potente búsqueda interna

Contras:

  • Requiere una actualización paga para sincronizar en más de dos dispositivos o guardar notas de mayor tamaño
  • Es propenso a errores ocasionales.

Rebaño

herramientas de colaboración

Flock es una herramienta de comunicación que permite a los usuarios tener diferentes canales, así como conversaciones individuales y grupales. La herramienta está optimizada para encontrar prácticamente cualquier consulta de búsqueda, independientemente de su origen en los canales. También admite compartir pantalla y llamadas de audio y video.

Los usuarios de Flock pueden realizar encuestas, establecer recordatorios, compartir notas y asignar tareas para lograr la máxima productividad.

Ventajas:

  • Tiene tiempos de carga cortos
  • Ofrece búsqueda completa de mensajes.
  • Tiene visibilidad de mensajes ilimitada

Contras:

  • Tiene pocas integraciones de aplicaciones.
  • No admite bots

GitHub

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Esta plataforma de desarrollo permite a los programadores colaborar sin problemas y trabajar en los mismos proyectos simultáneamente. Cualquier cambio realizado en un proyecto se puede revisar y revertir fácilmente si es necesario.

Ventajas:

  • Ofrece repositorios privados ilimitados en el nivel gratuito de la herramienta
  • Hace que sea fácil de usar y realizar un seguimiento de los cambios con la función Gists

Contras:

  • Algunas características excelentes están bloqueadas detrás de un muro de pago

cola alta

herramientas de colaboración

Este es un servicio en la nube para compartir archivos grandes y obtener comentarios a través de un canal seguro. La herramienta permite la firma digital de archivos y su sincronización. Hightail no solo reduce la necesidad de compartir archivos a través del correo electrónico, lo que puede generar pesadillas organizacionales, sino que también permite la vista previa de archivos grandes y comentarios nativos sobre los archivos.

Ventajas:

  • Ofrece almacenamiento ilimitado de archivos en línea si actualiza
  • Envía fácilmente archivos grandes de hasta 100 MB en el plan gratuito
  • Incluye excelentes funciones de seguridad, como la verificación de identidad.

Contras:

  • Tiene menos soporte interactivo
  • Los archivos compartidos tienden a caducar rápidamente

Equipos de Microsoft

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Microsoft Teams es una plataforma de comunicaciones unificadas que combina el chat en el lugar de trabajo con reuniones de video, almacenamiento de archivos, archivos adjuntos e integración de aplicaciones. Los usuarios pueden organizar conferencias web en esta plataforma y comunicarse a través de audio, video y chat, tanto con personas de dentro como de fuera de la organización.

Ventajas:

  • Ofrece una integración completa en las aplicaciones de Office 365
  • Ofrece almacenamiento en la nube por usuario
  • Proporciona acceso a las herramientas de Microsoft Office en un solo lugar

Contras:

  • Tiene una interfaz complicada.
  • Tiene un poco de una curva de aprendizaje

Flojo

herramientas de colaboración

Slack es una herramienta de colaboración inteligente que está disponible tanto en versión de escritorio como móvil. Permite a los usuarios enviarse mensajes directos, incluidos archivos de gran tamaño, entre sí. Es tan divertido y fácil de usar que ahora tiene su propia subcultura. Recuerdo que esa fue una pregunta decisiva en una entrevista de trabajo: si prefería Slack o el correo electrónico (respondí correctamente).

También puede organizar conversaciones en varios canales para iniciativas o proyectos específicos, y Slack se integra con aplicaciones de administración de proyectos y uso compartido de archivos para facilitar la colaboración en línea.

Ventajas:

  • Está alojado en la nube, por lo que no es necesario realizar costosas instalaciones
  • Permite una búsqueda completa y rápida de mensajes
  • Soporta comunicación grupal privada.
  • Permite el uso compartido externo

Contras:

  • Tiene un límite de visibilidad de mensajes para planes gratuitos
  • Es caro si actualizas
  • Puede ser engorroso si necesita iniciar sesión en diferentes espacios de trabajo para comunicarse con diferentes personas

Trello

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Trello es un sistema de gestión de proyectos basado en Kanban que le permite organizar, asignar y realizar un seguimiento de las tareas. Ofrece recordatorios por correo electrónico y uso compartido nativo de archivos para ayudar a su grupo a colaborar en proyectos. Tengo tableros privados y de equipo para realizar un seguimiento de mis proyectos, y también uso Trello para hacer moodboards, mapeo de contenido y otras tareas orientadas al diseño.

Trello le permite establecer fechas límite y recordatorios, así como recibir notificaciones de actividad en una tarea. Puede integrarse con otras herramientas, incluidas Evernote, Google Drive , GitHub y Slack para una experiencia de grupo unificada.

Ventajas:

  • Interfaz atractiva y fácil de usar
  • Ofrece actualizaciones en tiempo real y aplicaciones para dispositivos móviles y de escritorio.
  • Permite una gestión de tareas flexible

Contras:

  • Requiere una actualización para integrar más de una aplicación
  • Solo funciona con la gestión de proyectos Kanban

WebEx

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Si su empresa se comunica principalmente por video, entonces Cisco WebEx es una excelente opción que brinda salas de reuniones de video personalizadas para colaboración grupal, incorporación, atención al cliente, seminarios web y más.

La plataforma admite conferencias web y de video, seminarios web, uso compartido de archivos/aplicaciones, uso compartido de llamadas, uso compartido de contenido multimedia y conferencias. También incluye herramientas de chat y lluvia de ideas.

Ventajas:

  • Cuenta con una interfaz de usuario simple
  • Ofrece una experiencia de reunión perfecta

Contras:

  • es caro
  • No funciona bien en algunos navegadores.

lista de prodigios

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Wunderlist es un poderoso administrador de tareas que permite a los usuarios adjuntar archivos, comentar y recibir recordatorios sobre su trabajo. Tengo listas privadas y compartidas para poder realizar un seguimiento de mis tareas diarias.

Wunderlist te permite organizar tus tareas en listas y hashtags, y luego compartir esas listas con los usuarios. Se integra con otras aplicaciones a través de Zapier y está disponible tanto en dispositivos móviles como de escritorio.

Ventajas:

  • Cuenta con una interfaz atractiva y fácil de usar
  • Incluye la creación intuitiva de tareas en lenguaje natural
  • Permite que las tareas tengan subtareas, fechas de vencimiento y que se repitan automáticamente

Contras:

  • Personalización limitada.
  • No permite dependencias de tareas.

zoho

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Zoho es una suite empresarial todo en uno que incluye alojamiento de correo electrónico, gestión de tareas y CRM. Su enfoque integrador es ideal para usuarios que trabajan con clientes o tienen muchas tareas por correo electrónico. Su poder de colaboración radica en su plataforma de correo electrónico y gestión de tareas. Los usuarios pueden compartir correos electrónicos entre ellos etiquetándolos, convertirlos en tareas y adjuntar notas a cualquier correo electrónico.

Zoho también cuenta con Bug Tracker, Cliq (una aplicación de mensajería) y ShowTime (una aplicación de conferencias web) para mejorar aún más la colaboración.

Ventajas:

  • Tiene muchas aplicaciones que pueden servir a cualquier tipo de negocio.
  • Ofrece uso compartido de correo electrónico y una sólida gestión de tareas para permitir una fácil colaboración en línea
  • Incluye versiones móviles de sus diversas aplicaciones.

Contras:

  • Es tan grande que puede ser difícil o abrumador configurarlo
  • Si bien las herramientas básicas de colaboración son todas gratuitas, la gestión avanzada de proyectos requiere una actualización.

Conclusión

Estas herramientas pueden ayudarlo a ser más productivo para prácticamente cualquier industria, estilo de trabajo o sistema de administración de proyectos. La clave es potenciar una comunicación rápida y unificada en toda su organización, desde los empleados hasta los clientes.

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