4 cosas increíbles para automatizar con Zapier

enlaces rápidos

automatizar con Zapier

 

Hay muchas tareas y procesos que puedes automatizar con Zapier. Cuando encuesté a cientos de dueños de negocios, lo más importante que impedía que las personas ingresaran a la automatización era que no sabían por dónde empezar.

La automatización es un tema candente entre los empresarios, por una buena razón. Cuando automatiza una tarea, generalmente significa que no tiene que volver a hacer esa tarea nunca más. Esto es un gran impulso para la productividad y crea tiempo libre. Ese tiempo libre se puede utilizar en tareas de mayor nivel en su negocio, o simplemente para trabajar menos horas en el día, lo que esté más alineado con sus objetivos.

Pero empezar es la clave.

Esta publicación tiene como objetivo brindarle algunas ideas para expandir lo que pensó que era posible cuando automatiza con Zapier para que pueda comenzar.

Introducción a Zapier

Hay un montón de herramientas diferentes que pueden ayudarte a automatizar las cosas. Zapier es uno de mis favoritos. Es una herramienta de automatización del flujo de trabajo que conecta las aplicaciones que ya está utilizando.

Un ejemplo simple es conectar un formulario de contacto en su sitio web con su CRM o sistema de marketing por correo electrónico. Cuando una persona completa el formulario, Zapier puede hacer que aparezca en su CRM.

Por ejemplo:

Cuando esto sucede (nueva entrada en el formulario de contacto del sitio web)

Haz esto (crear contacto en Active Campaign)

La siguiente imagen muestra esta sencilla configuración.

automatizar el formulario de contacto del sitio web de Zapier

Conexiones simples como esta son donde la mayoría de la gente se detiene con Zapier. Pero puedes ser mucho más creativo que esto cuando sabes lo que es posible.

1. Automatización de redes sociales y boletines

Una de mis herramientas favoritas menos conocidas es Push de Zapier . Esta es una extensión de Chrome que envía información sobre la página que está viendo actualmente; específicamente:

  • el titulo de la pagina
  • la URL
  • algún texto que escribes

Puedes ver cómo se ve en la captura de pantalla a continuación.

Captura de pantalla de Zapier Push

En Zapier puedes procesar esto y enviarlo a otras aplicaciones. Esto puede sonar confuso, pero una vez que vea algunos ejemplos, verá que es bastante simple.

Programación de redes sociales

Debido a que la extensión de Chrome envía la URL, el título de la página y parte del texto que escribe, puede enviar esta información a una herramienta de programación de redes sociales como Buffer . Buffer, al igual que otras herramientas de programación social, elegirá un momento para enviar esta publicación a tus feeds sociales.

¿Qué significa esto en inglés simple? Mientras navega por la web y encuentra una buena publicación, simplemente puede hacer clic en la extensión Push by Zapier y escribir algunas palabras. Luego ha agregado un elemento a su cola social con un trabajo mínimo.

Automatización de boletines

Una cosa asombrosa de Zapier es que puede realizar múltiples «acciones» en cada flujo de trabajo.

En el ejemplo anterior, la acción sería agregar la publicación a Buffer. Pero podría extender esto para decir «agregar a Buffer» Y «enviarlo a mi boletín».

Así es exactamente como mantengo mis colas sociales llenas y al mismo tiempo creo un boletín semanal curado para mi audiencia. Esto se hace mediante la creación de un feed RSS personalizado de Zapier , del que lee mi herramienta de boletín.

saber más sobre tus contactos

2. Obtenga más información sobre sus contactos

Cuando alguien completa un formulario de contacto o suscripción, generalmente solo tiene un par de puntos de datos, como su nombre y correo electrónico.

¿Qué pasaría si pudiera averiguar cosas como el tamaño de su empresa, ubicación, perfiles de redes sociales y más sin hacer nada manualmente?

Esto es posible mediante un tipo de herramienta llamada enriquecimiento de leads . En resumen, significa que puede proporcionar una dirección de correo electrónico y la herramienta le dará la información que conoce sobre esa persona.

Hay muchas herramientas en este espacio, pero hay una gratuita integrada en Zapier llamada Lead Score . Aquí hay una imagen que muestra cómo va eso:

Ejemplo de puntuación de clientes potenciales de Zapier

Lo uso en mis Zaps para buscar el tamaño de una empresa que contrata nuestro software para recopilar documentos . Esto se debe a que sé que una empresa de 10 o más personas está en la mejor posición para que podamos ayudar. Me gustaría comunicarme manualmente con esas empresas.

Para cualquiera que cumpla con este criterio, Zapier crea una tarea en mi Trello para revisar su sitio web y ver si encajan bien. Si es así, me comunico manualmente. Esta parte no la automatizo con Zapier, pero es una tarea asistida por automatización que ayuda a garantizar que hablemos con las personas adecuadas. Y el toque personal que le doy a cada mensaje bien vale mi tiempo.

3. Plantillas de documentos de Google

Veo muchas solicitudes de formularios de contacto para crear documentos o archivos PDF. Es una solicitud común para crear presupuestos, facturas y otros documentos automatizados.

Con Zapier, es muy fácil crear una plantilla de documento de Google. Lo copia y luego simplemente reemplaza los datos usando ciertas «etiquetas» en el documento.

Por ejemplo, en el documento, si agrega texto como {{FirstName}}, en Zapier puede reemplazarlo con el nombre de la persona. Puede hacer esto con CUALQUIER dato que tenga disponible en Zapier. Esto podría provenir de un formulario de contacto, su CRM o las herramientas de enriquecimiento de clientes potenciales de las que hablamos anteriormente.

Esto no tiene por qué suceder cuando alguien envía un formulario de contacto. Como la mayoría de las cosas con Zapier, si piensa fuera de la caja, encontrará muchos usos diferentes para la misma herramienta.

Presento un podcast para agencias digitales . Tengo una hoja de ejecución que me ayuda a prepararme para las entrevistas muy rápidamente. Zapier copia este documento y reemplaza parte de la información sobre el huésped y las preguntas de muestra que envían en el formulario de reserva. Luego envía el documento a mi Trello antes de la entrevista.

Esto es lo que parece:

automatizar con la plantilla de documento de Google Zapier

Luego, puedo abrir este documento y familiarizarme con el invitado, el tema y las preguntas menos de 10 minutos antes de que comience la entrevista.

4. Creación de listas

Crear listas con una herramienta de automatización suena muy aburrido. Pero esta es una de esas herramientas que, usadas de la manera correcta, pueden ahorrar mucho tiempo.

La herramienta llamada Digest by Zapier te permite crear una lista de básicamente cualquier cosa. Es una herramienta tan versátil que la forma más fácil es ver algunos ejemplos.

Crea una lista de tus mejores leads

Anteriormente mencioné Lead Score, que determina cuántas personas trabajan en una empresa. Una vez que tenga esos datos, en Zapier puede decir algo como “si hay más de 10 personas, agréguelo a un resumen. Luego, cada día, envía el resumen a mi Trello”. La siguiente imagen muestra una muestra de esto.

Lista de clientes potenciales de Zapier en Trello

El resultado en nuestro caso es una lista de nuestros mejores clientes potenciales cada día entregados directamente a mi lista de tareas pendientes. Es rápido escanear, abrir sus sitios web y comunicarse con ellos.

Actividad de gestión de proyectos

A veces es útil saber qué ha sucedido en su negocio al final de cada día o semana. Con los resúmenes, puede crear una lista (una especie de miniinforme) de toda la actividad que ha ocurrido ese día. A las 5:00 p. m., podría aparecer en su tarea personal o enviarse por correo electrónico. Entonces puedes revisar todo lo que ha pasado.

A ti

Como puede ver, hay toneladas de cosas diferentes que puede automatizar con Zapier. Generalmente, está limitado por su creatividad.

Piense en cómo puede usar algunos de los ejemplos anteriores en su propio negocio para ahorrar tiempo. Luego, dedique un tiempo a explorar cómo puede automatizar con Zapier. Use el directorio para ver lo que es posible usando las aplicaciones que ya usa. Tengo un video de ejemplo de esto en mi tutorial de Zapier .

Cuanto antes empieces, mejor. Simplemente elija una cosa para automatizar con Zapier y juegue con la configuración. Con el tiempo, mejorarás en eso. Su conocimiento y la cantidad de tiempo que ahorra continúan aumentando a medida que automatiza más y, antes de que se dé cuenta, estará ahorrando horas invaluables todos los días.