4 pasos para ejecutar una reunión semanal remota

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Reunión semanal remota

 

Entonces, tal vez aún no haya realizado una reunión semanal remota. Se comunicó con trabajadores individuales, pero solo para el seguimiento de tareas.

O tal vez ha establecido una reunión semanal remota, pero no va tan bien. Tal vez tengas problemas para sacarle valor. Tal vez a los trabajadores no les interese, no se comprometan. Básicamente, no está teniendo el efecto deseado.

Tener una reunión semanal remota es importante para la productividad dentro de su empresa. Antes de descartarlo como una pérdida de tiempo, siga los pasos a continuación para ver cómo puede aprovecharlo al máximo.

(1) Establecer una hora

Se debe establecer una reunión semanal remota como un evento regular para usted y los trabajadores que ha contratado. Debe celebrarse el mismo día ya la misma hora tanto como sea posible. Fijar un horario hace que sea difícil perderse y también ayuda a elevar la reunión semanal remota como un evento importante que tiene su propio espacio en los calendarios de todos. De esta manera, todo el mundo se vuelve rápidamente plenamente consciente de ello y lo respeta.

Idealmente, la reunión semanal remota debería ser un lunes o el comienzo de la semana laboral de todos. Esto hace que sea parte del inicio de cada semana. Es un buen momento para preguntar sobre el fin de semana de todos para establecer una buena relación y establecer el tono para la próxima semana.

Antes de establecer el horario de reuniones semanales remotas, asegúrese de que sea en un horario que funcione para todos los trabajadores independientes involucrados.

(2) Crear una Agenda

Cada reunión semanal debe tener una agenda clara. No puede ser simplemente otra reunión semanal remota sin un enfoque. Esto disminuirá su impacto, haciendo que los trabajadores sientan que la reunión semanal remota no es un evento importante y que solo están siguiendo los movimientos. También puede hacer que se sientan ansiosos, sin saber de qué vas a hablar. Mantenga la reunión enfocada y ayude a todos a prepararse para que puedan participar y agregar valor a la discusión.

Un buen formato para la agenda de reuniones semanales remotas se compone de tres áreas principales: actualizaciones, problemas y objetivos. Primero, describa las tareas que se asignaron durante la semana anterior y obtenga actualizaciones sobre cómo van. Todos deben saber que se espera que vengan preparados con actualizaciones claras y concisas que puedan compartir con el grupo. Luego, puede pasar sin problemas a hablar sobre cualquier problema que hayan encontrado los trabajadores al abordar esas tareas. Pregunte cómo los trabajadores involucrados proponen manejar los problemas. Invite sugerencias de otros sobre cómo resolverlos también, y agregue su propia opinión. Si no llega a un acuerdo durante la reunión semanal remota, tome nota para programar una reunión de seguimiento con trabajadores específicos. Finalmente, hable sobre las metas a las que desea apuntar para la semana actual.

Recuerde mantener una política abierta para su reunión semanal remota. De esta forma, los trabajadores sabrán que pueden sentirse cómodos compartiendo ideas. De hecho, invítelos a dar su opinión y hágales saber que es un aspecto muy importante de la reunión semanal remota en la que se espera que participen. Cree esta cultura de apertura para fomentar el aporte productivo.

(3) Mantener la responsabilidad

A medida que avanza por las tres áreas, siempre esté atento a los trabajadores que no están comprometidos.

¿No están proporcionando actualizaciones claras? Pregúnteles individualmente cómo van las cosas. Recuérdeles que se espera que presenten un informe semanal sobre el progreso de su tarea.

¿No están identificando problemas? Mire sus tareas y vea si todo va realmente bien o si hay algo que ve que necesita mejorar. Hable con ellos al respecto para que puedan concentrarse en desarrollar esta habilidad de detectar áreas problemáticas.

¿No están respondiendo a los objetivos semanales o generales? Pregúnteles cómo se sienten acerca de sus funciones dentro de la empresa y hacia dónde se ven avanzando. Es importante saber por qué los trabajadores no se involucran y cómo puede ayudarlos a sentirse más como parte del todo.

(4) Motivar a los trabajadores

Una conclusión adecuada para cada reunión semanal remota es dar motivación. Recuérdeles a los trabajadores las metas que tiene como objetivo para todo el año. Reconocerlos por sus habilidades y cómo contribuyen sus tareas. Anímelos a usar estas habilidades y a seguir haciéndolo bien para lograr estas metas. Pregúnteles nuevamente sobre cualquier idea que tengan o cualquier problema que prevean. Esto les ayudará a pensar más profundamente sobre su parte en el todo mayor. A medida que vean dónde están y el camino hacia la meta, podrán ver más claramente cuán valioso es su trabajo y qué luz se interpone en su camino que debe resolverse.

Siga los 4 pasos para realizar una reunión semanal remota

Ahora que tiene la fórmula, es hora de ponerla en práctica. Informe a los trabajadores que habrá cambios en la estructura para que puedan prepararse. Si el método descrito anteriormente es muy diferente de cómo ha estado realizando su reunión semanal remota, ayúdeles a hacerlo. Dales tiempo para adaptarse para que no se sientan nerviosos e improductivos por eso. Quiere que entiendan el cambio y lo acepten para que todos puedan aprovechar al máximo su tiempo.

Aquí hay un pequeño ejercicio para ayudarlo con la transición:

Describa su estrategia actual de reuniones semanales remotas. Compárelo con el método Actualizaciones, Problemas, Objetivos anterior. Vea dónde difiere su estrategia y cree un plan para incorporar nuevos elementos de la primera a la tercera área en partes e intervalos manejables.

1. Cuando esté listo para iniciar su reunión semanal remota modificada, enumere las tareas que ha asignado en la semana anterior y cualquier otra tarea pendiente. Esto lo ayudará a monitorear las actualizaciones de los trabajadores para que pueda llamar la atención de cualquier persona que no haya proporcionado una actualización.

2. Cuando esté listo para agregar problemas a su reunión semanal remota, revise la lista de tareas que creó e identifique por sí mismo los posibles problemas. Esto lo ayudará a monitorear los aportes de los trabajadores para que pueda ayudarlos a resolver los problemas o invitar a un escrutinio más detallado por parte de cualquier persona que no haya notado posibles problemas.

3. Cuando esté listo para agregar metas a su reunión semanal remota, repase las tareas y vincule cada una con sus metas semanales, mensuales, trimestrales y anuales. Comunique estos objetivos y cómo cada tarea se relaciona con ellos. Nombre a los trabajadores involucrados mientras hace esto para que puedan sentir directamente la importancia de su trabajo y comprometerse más profundamente con su lugar en su empresa. Pregúnteles cómo se sienten acerca de sus funciones y la empresa, animando a todos a compartir sus puntos de vista.

Si necesita más consejos sobre la gestión de trabajadores, consulte nuestros  recursos gratuitos de contratación en línea .

 

julia valdez

Julia Valdez es maestra profesional y amante desde hace décadas del arte de la palabra en papel, el escenario y la pantalla grande. Pasa la mayor parte de su tiempo haciendo contenido independiente y gestión de proyectos, trabajo voluntario comunitario con Philippine Advocates for Resilient Communities, aventurándose con Greenhouse Christian Fellowship y compartiendo muchas risas con pequeñas locuras.

 

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