5 pasos para correos electrónicos de confrontación efectivos

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Correos electrónicos de confrontación efectivos

 

Cuando se trabaja con contratistas o autónomos, es probable que lleguen algunos correos electrónicos de confrontación. Trabajar con autónomos es diferente a gestionar trabajadores regulares en una oficina. La forma en que envía esos correos electrónicos de confrontación para resolver problemas también es muy diferente.

Los problemas de comunicación son comunes, en gran parte porque se tiende a confiar en el correo electrónico cuando se trata de trabajadores remotos. Puede ser que estén a cierta distancia, o incluso en otro país, y quizás no tengan el mismo horario de trabajo que tú. Entonces, si bien el correo electrónico está bien para la comunicación diaria, la situación se vuelve un poco más complicada si surge un problema. Ahí es cuando tienes que enviar uno de esos incómodos correos electrónicos de confrontación preguntando qué está pasando o por qué no han cumplido con la fecha límite.

Los correos electrónicos se malinterpretan fácilmente, se leen mal y el contenido puede malinterpretarse muy fácilmente. Cuando se trata de correos electrónicos de confrontación, el destinatario puede tomar en serio cada palabra, por lo que es un área que debe manejarse con cuidado.

Todos sabemos lo que sucede cuando se envían correos electrónicos de confrontación apresurados a personas enojadas: ¡nunca funciona bien! Entonces, si necesita hablar con un contratista y el correo electrónico es su principal herramienta de comunicación, asegúrese de usar estos cinco pasos para ayudarlo a escribir de una manera que inicie una conversación en lugar de iniciar una confrontación.

Cinco pasos para crear un correo electrónico incómodo

1. Usa un lenguaje muy directo

Con una situación como esta, estás tratando de evitar empeorar las cosas. Inicie una conversación en sus correos electrónicos de confrontación sobre dónde podría haber un problema y luego vea si puede encontrar una solución. Haga que su correo electrónico sea realmente sencillo y sea muy específico sobre cuáles son los problemas.

Evite el humor o ser demasiado familiar cuando escriba correos electrónicos de confrontación, ya que esto puede parecer falso. Desea averiguar qué está causando los problemas, así que exponga lo que sucedió y pídales que le informen por qué ocurrieron los problemas y cómo puede ayudarlos a resolverlos.

Puede ser que haya circunstancias personales que les hayan hecho perder su fecha límite. Como están lejos de usted, no habrá esa relación e interacción personal que tiene con los colegas que están a su lado en una oficina. Vaya con cuidado, ciertamente al principio, hasta que tenga toda la historia.

Es importante no juzgar en los correos electrónicos de confrontación. Simplemente explique el problema de una manera muy directa e intente trasladarlo a una llamada telefónica o una reunión cuando sea posible, ya que los problemas siempre se resuelven mejor mediante una interacción humana más directa donde puede tener una conversación decente.

Mantenga sus correos electrónicos de confrontación breves y directos. No culpe ni comente las razones por las que cree que sucedió esto. Simplemente explique el problema, que podría ser una fecha límite incumplida o un trabajo de calidad inferior, y diga que le gustaría discutirlo más a fondo. Si necesita ayuda y orientación para mejorar su escritura, consulte Writing Populist and Boomessays .

2. Comience los correos electrónicos de confrontación con elogios

Las personas responden bien a los elogios y no les gusta que las reprendan. A menudo puede parecer que todo su gran trabajo pasa desapercibido, mientras que un pequeño contratiempo se detecta al instante. Esta no es una buena manera para que las personas terminen sintiéndose, especialmente si trabajan lejos, ya que terminarán sintiéndose resentidos.

Por lo tanto, podría abrir sus correos electrónicos de confrontación con algo como: “Hasta ahora, siempre has sido muy diligente en cumplir con todos nuestros plazos, lo cual realmente apreciamos. Estábamos preocupados por ti cuando te perdiste el último. ¿Hay algo que podamos hacer para ayudar?»

“Tiene que ser genuino y no parecer condescendiente, así que elige la redacción con cuidado y tómate tu tiempo. El objetivo es redactar un correo electrónico que exprese preocupación y el deseo de resolver las cosas, no culpa ni enfado”, explica George Crow, Gerente de comunicación en Revieweal y escritor del Huffingtonpost .

3. Explique los problemas sin culpar

Es muy importante no culpar a un contratista o trabajador independiente en los correos electrónicos de confrontación, especialmente antes de conocer todos los hechos. Simplemente explique lo que sucedió y diga que le gustaría discutir el problema con ellos para encontrar una manera de avanzar.

Si empiezas a hablar de cómo te decepcionó y te causó muchos problemas lo que hicieron y por qué no te llamaron para avisarte, se convierte en un juego de culpas y una discusión que solo dejará a ambas partes resentidas.

Da un paso atrás de lo que sucedió y simplemente explica tus preocupaciones sin expresar tus propios pensamientos u opiniones. Si corresponde, eso puede ocurrir más adelante, por ejemplo, si no se toman el problema en serio.

Una vez que haya redactado sus correos electrónicos de confrontación, pídale a otra persona que los lea cada vez para asegurarse de que no se transmitan de una manera dura o negativa. O puede intentar usar la herramienta de edición de correo electrónico en línea de ayuda de Tareas que se recomendó con algunos otros en este artículo de HuffPost .

4. No escriba enojado y siempre ofrezca hablar

Cuando sucede algo, particularmente si la otra persona no está allí para hablar de inmediato, la ira y el resentimiento pueden acumularse y es muy fácil enviar correos electrónicos de confrontación con ira y prisa.

Sin duda, todos hemos estado en el extremo receptor de correos electrónicos de confrontación como ese de un gerente. Cuando las personas trabajan de forma remota y no juntas en una oficina, puede ser aún peor. No pueden decir: «Oh, normalmente es una buena persona, estará bien cuando se calme». Es posible que el destinatario nunca haya conocido al remitente en este tipo de situación.

Siempre espere antes de enviar correos electrónicos de confrontación. Elabore con cuidado, siguiendo los puntos anteriores. Otro aspecto importante de cualquier correo electrónico sobre un tema potencialmente conflictivo es sugerir siempre una conversación. De lo contrario, existe el peligro de que los correos electrónicos fluyan de un lado a otro pero no se realice ningún progreso real.

Asegúrese de que su línea de asunto tampoco sea demasiado agresiva; hágala genérica y no algo intimidante como: re: los errores que ha estado cometiendo, o re: hay un problema real aquí. Pruebe Lets go and Learn , que cuenta con un blog para ideas de asuntos de correo electrónico si está atascado.

Termina tu correo electrónico con una oferta para participar en una llamada o ponerte al día en Skype para hablar de todo. Siempre que sea posible, sugiera reunirse para tomar un café para discutir una forma de hacer que la vida de todos sea más fácil.

5. Tenga un plan establecido para la respuesta

La otra cosa a tener en cuenta cuando presiona enviar es qué tipo de respuesta desea obtener de la otra persona, si es que obtiene una. Es bueno tener un plan establecido sobre qué hacer a continuación, de modo que si no responden a sus correos electrónicos de confrontación o aceptan la oferta de una llamada dentro de unos días, ¿qué sucede?

Piensa en qué curso de acción sería apropiado si te responde de manera agresiva o si decide pasar por encima de ti para quejarse de lo que has dicho. Estas y más son posibilidades reales.

Asegúrese de que los correos electrónicos de confrontación no conviertan el trabajo en una zona de guerra de correos electrónicos con respuestas groseras que van y vienen. Eso no será bueno para nadie. Si son autónomos o contratistas, dependiendo del tipo de acuerdo que hayas hecho con ellos, también debes estar preparado para lo que sucede si simplemente se retiran del trabajo.

Cuándo considerar no usar el correo electrónico 

Si te enfrentas a alguien, el correo electrónico debería ser solo el último recurso y siempre debe incluir la oportunidad de recibir una llamada para hablar sobre ello.

Si alguien ha actuado fuera de lugar, intente comunicarse con ellos por teléfono o videoconferencia. Puede ser que haya sucedido algo muy personal que usted no sepa y que no quieran compartir con usted por correo electrónico.

Bradley Crisman, Gerente de Comunicación Interna y Profesional de Reclutamiento en el servicio de disertación comenta: “Es posible que no hayan enviado su trabajo esa semana porque han estado en el hospital o cuidando a un pariente enfermo, por ejemplo. Siempre tenga en cuenta que un trabajador remoto también tiene su propia vida y es posible que no tenga nada que ver con usted que haya creado el problema”.

Ciertamente, no use correos electrónicos de confrontación para decisiones importantes, como si planea dejar ir a alguien. Se pueden usar para enviar un mensaje de recordatorio, si han ignorado los mensajes telefónicos y aún no funcionan. Sin embargo, las decisiones que cambian la vida, como perder un proyecto, siempre deben tomarse cara a cara, por incómodo que pueda ser.

Resumen y conclusión

La comunicación con contratistas y trabajadores autónomos por correo electrónico requiere más atención y reflexión que tal vez disparar a un colega en la habitación de al lado, quien luego puede entrar y hacerle preguntas. Recuerde que es posible que los contratistas y los trabajadores independientes nunca lo hayan conocido, no conozcan su humor o estilo y tomarán su correo electrónico de confrontación al pie de la letra.

Siempre que necesite plantear un problema potencialmente conflictivo o negativo, siempre trate de hacerlo primero por teléfono, pero si eso no funciona, use los cinco consejos y las herramientas que se describen aquí para asegurarse de que su correo electrónico llegue a la nota correcta y ayude a recuperar la relación.

 

Freddie Tubbs

 

Freddie Tubbs es gerente de comunicaciones internas en  Resumention . Es escritor senior y editor del  blog Academadvisor  y columnista en Atlantic.