7 consejos para trabajar eficazmente con un asistente virtual

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un asistente virtual

Como empresario, todos hemos estado allí antes. Tenemos demasiado trabajo en nuestro plato, pero no tenemos los medios para contratar a un trabajador a tiempo completo. Aquí es donde los asistentes virtuales se vuelven vitales, ya que pueden realizar el trabajo de manera efectiva mientras usted se enfoca en otros aspectos de su negocio.

La parte difícil de trabajar con asistentes virtuales es asegurarse de que estén haciendo su trabajo correctamente. A menudo hay un paso en falso en la comunicación porque están al otro lado del mundo y el inglés no es su primer idioma.

El peor escenario es que pierda su tiempo incorporando a un asistente virtual, lo contrate durante una semana antes de verificar su trabajo y luego se dé cuenta de que no hizo el trabajo correctamente. Es por eso que necesita saber cómo trabajar de manera efectiva con un asistente virtual.

Como ejemplo, en mi startup Sourcify , donde facilitamos el abastecimiento, utilizamos asistentes virtuales para ayudar con nuestro flujo de generación de prospectos. Tuvimos que probar algunos asistentes virtuales antes de encontrar uno en el que confiáramos, pero ahora hemos desarrollado una base sólida para contratar a los correctos.

A continuación encontrará las siete claves para garantizar una experiencia fluida al trabajar con asistentes virtuales :

Definir expectativas

Los asistentes virtuales se pueden utilizar para una serie de tareas, desde compilar clientes potenciales utilizando herramientas  hasta ayudar a programar reuniones. Básicamente, pueden manejar cualquier tarea que necesite completar donde no es necesario que estén físicamente presentes.

La parte más desafiante después de comprender qué rol desea que asuma el asistente virtual es establecer expectativas claras. Para establecer expectativas claras, debe completar una tarea de ejemplo que harían o realizar una prueba con ellos. La definición de expectativas generalmente gira en torno a una lista numérica que establece los pasos que deben seguir para completar su tarea.

Usar inglés elemental

La mayoría de los asistentes virtuales con los que tratará no son hablantes nativos de inglés. Por esta razón, no debe usar terminología compleja y mantener su lenguaje lo más simple posible.

Cuando contrata por primera vez a un asistente virtual, desea establecer claramente su objetivo en la descripción de la tarea. Como ejemplo, si está buscando clientes potenciales para su inicio, comience por establecer ese objetivo, explique cuál será su fuente principal y luego profundice en el método que este asistente virtual debe usar para completar este objetivo con éxito.

Utilice las herramientas adecuadas

Uno de los mayores errores que cometía al contratar asistentes virtuales era asumir que podían hacer todo este trabajo manualmente. A pesar de que solo ganan unos pocos dólares por hora, puede facilitarles la vida y al mismo tiempo aumentar su productividad mediante el uso de las herramientas adecuadas.

Por ejemplo, si necesitan encontrar la dirección de correo electrónico de alguien, puede utilizar una herramienta como FindThatLead para asegurarse de que el correo electrónico sea correcto. De lo contrario, pueden pasar de 5 a 10 veces más tiempo tratando de completar esa tarea.

Hazles una prueba

Antes de comprometerse en una relación a largo plazo, haga una prueba al nuevo asistente virtual para que la complete. Si lo hacen bien, probablemente encajen bien a largo plazo. Si tienen dificultades con esta prueba inicial, probablemente deberías buscar a otra persona.

Una buena prueba analizará sus objetivos a largo plazo a corto plazo. Si desea que se conviertan en asistentes personales, una buena prueba a corto plazo podría ser programar almuerzos con cuatro clientes potenciales para el próximo mes.

Mantenga los archivos en la nube

La forma más efectiva de administrar archivos entre un asistente virtual y usted es utilizar almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox . En estas plataformas, cree una carpeta compartida entre usted y el asistente virtual.

Esto asegurará que pueda transferir archivos fácilmente y que ambos tengan un lugar común para rastrear el flujo de materiales.

construir una relación

Incluso si estás en el otro lado del mundo, es importante establecer una relación con el asistente virtual. Para hacer esto de forma remota, dedique tiempo a preguntar por ellos. Las preguntas comunes que se pueden hacer incluyen: «¿Qué haces para divertirte?», «¿Tienes hermanos o hijos?», «¿A dónde te gustaría viajar en el extranjero?».

En el pasado, compartí mi amor por el surf con un asistente virtual y esto creó un fuerte vínculo con él. Aunque ambos trabajamos duro, esta sinergia nos permitió divertirnos un poco más mientras trabajábamos juntos.

Seguimiento de su tiempo

Incluso si construye una relación sólida con el asistente virtual, debe realizar un seguimiento de su tiempo. Puede hacer esto directamente a través de una plataforma como FreeeUp, o utilizar un software de seguimiento externo para asegurarse de que realmente estén haciendo su trabajo de manera oportuna.

Los peores asistentes virtuales son los que no están dispuestos a controlar su tiempo. Esto casi siempre es una señal de alerta y le sugiero que no trabaje con nadie que no esté dispuesto a usar un software de seguimiento de tiempo. La excepción a esto es cuando está pagando por proyecto fijo.

Los asistentes virtuales se pueden usar de varias maneras y no solo son útiles para los empresarios. Incluso cuando trabaja a tiempo completo para otra persona, puede utilizar un asistente virtual para realizar investigaciones para usted o ayudarlo a programar sus reuniones.

¡Empezar!

Ahora que conoces estos siete consejos para trabajar con un asistente virtual, ¡es hora de ponerlos en práctica! Una de las mejores formas de encontrar el asistente virtual adecuado es a través de FreeUp. ¡Regístrese y comience! ¡ Visita su página de Facebook y dale me gusta!

 

Fuente Nathan Resnick

 

Nathan Resnick es un emprendedor en serie que es el director ejecutivo de  Sourcify , una plataforma que facilita el abastecimiento. Ha dado vida a cientos de productos diferentes y solía vivir en China.

 

 

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