Cómo administrar freelancers de forma remota usando su teléfono inteligente

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Los líderes de la empresa deben aprender a administrar a los trabajadores independientes de forma remota a medida que pasan de la contratación tradicional a la opción independiente. Hay numerosas personas capacitadas y talentosas en todo el mundo que pueden ayudar a construir una empresa. Por lo tanto, los líderes de la empresa se sienten tentados a contratar personas de diferentes ciudades, estados y países. Los líderes se han dado cuenta de que administrar trabajadores independientes de forma remota requiere un enfoque diferente al de administrar trabajadores en la oficina.

Como líder de la empresa, debe considerar hacer un esfuerzo adicional para asegurarse de que los trabajadores autónomos remotos participen y se mantengan productivos y al tanto de sus juegos porque, a menudo, es fácil sucumbir a la mentalidad de «fuera de la vista, fuera de la mente».

Uno de los factores más importantes para administrar de forma remota a los trabajadores independientes es tener una comunicación sólida, abierta y frecuente. La comunicación es una clave importante para ayudar a los autónomos remotos a prosperar y tener un rendimiento laboral exitoso. Maximizar la tecnología de los teléfonos inteligentes para administrar a los trabajadores independientes de forma remota hace que sus tareas y responsabilidades sean más fáciles y convenientes.

Muchos líderes de empresas practican ahora el uso de teléfonos inteligentes para administrar autónomos de forma remota debido a los beneficios que ofrece. Un informe de Flexjobs dice que hay aproximadamente cuatro millones de personas que trabajan de forma remota desde casa solo en los Estados Unidos.

Ventajas de usar un teléfono inteligente para administrar autónomos de forma remota

  1. Conveniencia : puede usar herramientas y aplicaciones de comunicación desde su teléfono móvil para comunicarse con trabajadores independientes en casi cualquier lugar, siempre que tenga datos o una conexión a Internet.
  2. Realice un seguimiento del progreso del trabajo o del proyecto : las aplicaciones de teléfonos móviles también pueden ayudarlo a realizar un seguimiento del progreso, para que sepa si son productivas o no.
  3. Verifique los correos electrónicos : el correo electrónico es una de las mejores formas de comunicarse con los trabajadores independientes, y puede acceder a su correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana usando su teléfono móvil.
  4. Calendario : tendrá fácil acceso a su calendario de eventos, reuniones e incluso entrevistas. Esto es especialmente útil cuando depende de él para administrar su agenda.

Lista de herramientas que puede usar en su teléfono inteligente para administrar autónomos de forma remota

1. Slack (Colaboración y Comunicación)

Slack es una aplicación de mensajería revolucionaria a la que se puede acceder fácilmente desde su teléfono inteligente. Es una excelente herramienta de comunicación que mantiene todo en un solo lugar. Es una de las herramientas más eficientes para tener discusiones de empresa, ya sean formales o informales.

Los autónomos remotos necesitan una sede, y Slack es excelente para el mundo virtual. Puede usarlo para generar ideas, intercambiar archivos, comparar notas y hacerse preguntas entre ellos. También puede servir como una forma social para que todos se comuniquen y hablen sobre cualquier cosa, relacionada con el trabajo o no. Es el enfriador de agua virtual perfecto para todos.

Administrar trabajadores de forma remota Slack

2. Hubstaff (Monitoreo de tiempo)

Hubstaff es una alternativa popular a las plataformas de autónomos como Upwork, Airtasker y Freelancer. Hubstaff, como FreeUp, no cobra tarifas de registro. Esto se recomienda para pequeñas empresas que recién comienzan porque los ahorros pueden marcar una gran diferencia.

Hubstaff también registra capturas de pantalla, pulsaciones de teclado y actividades del mouse. Esto le ayuda a realizar un seguimiento del trabajo. También puede establecer un presupuesto semanal para pagos y programar pagos automáticos en esta plataforma. Desde un solo tablero, puede configurar trabajadores independientes y ver en qué URL y aplicaciones pasan el tiempo, y saber si están haciendo su trabajo.

Administrar trabajadores de forma remota Hubstaff

3. Trello (Gestión de Proyectos)

Trello es una herramienta de gestión de proyectos fácil de usar que tiene una versión de aplicación móvil para Android e IOS. Hace que sea más fácil para los autónomos colaborar a través de sus tableros en tiempo real y la funcionalidad de arrastrar y soltar.3. Trello (Gestión de Proyectos)

4. Google Keep (Productividad)

Keep es una aplicación para tomar notas desarrollada por Google. Se puede usar para listas de tareas en las que trabajan tanto individuos como varios trabajadores autónomos. Esta aplicación ofrece un montón de funciones para la colaboración y se puede integrar fácilmente con otros productos de Google, como Google Drive, Calendars y Gmail for Business.

5. Google Drive (almacenamiento en la nube)

Google Drive es probablemente el servicio de almacenamiento de archivos más utilizado por muchas empresas emergentes y autónomos que trabajan desde casa. Además del servicio que se ofrece de forma gratuita, también permite a los usuarios compartir y colaborar instantáneamente en diferentes tipos de documentos en tiempo real: basados ​​en texto, presentaciones de diapositivas y hojas de cálculo, por nombrar algunos.

6. Google Hangouts (Reuniones)

Este es otro producto que permite a los usuarios comunicarse a través de mensajes de voz, video y chat. Debido a que es de Google, las videollamadas también se pueden grabar y guardar como videos de YouTube.

Consejos sobre cómo puede administrar de manera eficiente y exitosa a los trabajadores autónomos de forma remota

1. Mantener la comunicación

La comunicación se considera un elemento vital en el éxito o el fracaso de los autónomos remotos. Un estudio realizado por The Radicati Group dice que una persona promedio recibe alrededor de 90 correos electrónicos al día. Este número incluye mensajes de proveedores, clientes, colaboradores y más. Sin embargo, el correo electrónico no es la mejor manera de comunicarse internamente.

La mala comunicación es una de las razones por las que un proyecto puede irse por el desagüe más rápido que cualquier otra cosa. Hay muchas ocasiones en las que consultas e información importantes se perderán en el ir y venir. Esto es especialmente cierto con los autónomos remotos que no se sientan cerca unos de otros.

Para combatir este problema, existen herramientas de comunicación que puede usar para ayudarlo a administrar a los trabajadores independientes de forma remota. Existen herramientas gratuitas que puede utilizar para implementar un sistema confiable. Herramientas como Skype for Business lo ayudan a usted y a los trabajadores autónomos a enviar y recibir mensajes instantáneos y archivos en un abrir y cerrar de ojos. Esta función de mensajería instantánea es probablemente el elemento más útil de la herramienta para gestionar autónomos de forma remota.

Skype funciona maravillosamente en todos los dispositivos de teléfonos inteligentes, por lo que puede usarlo en casi cualquier lugar. Rápidamente le permite hacer videollamadas o chatear uno a uno con trabajadores independientes.

Administrar trabajadores de forma remota Skype

2. Ten una “lista de cosas por hacer”

La asignación de tareas es vital para gestionar de manera eficiente a los autónomos de forma remota. Tener un sistema eficaz hace que sea más fácil realizar un seguimiento del progreso de todos. Un programa de lista de tareas hace que las tareas sean más fáciles de asignar y evaluar, especialmente cuando tiene esa aplicación en su teléfono inteligente.

Una encuesta realizada por Deloitte en 2016 encontró que alrededor del 61 por ciento de las personas revisan sus teléfonos inteligentes dentro de los cinco minutos posteriores a despertarse. Teniendo esto en cuenta, tener la lista de tareas pendientes es una solución más fácil para que todos sepan cómo será su día mientras toman su café de la mañana.

Hay numerosas aplicaciones de lista de tareas pendientes disponibles para teléfonos inteligentes ahora. Una de estas aplicaciones es Todoist , que puede ayudarte a ti y a los trabajadores independientes a lograr más cada día. Todoist es gratuito y tiene extensiones para más de 10 plataformas, lo que lo hace ideal para integrarse con otras herramientas que usas.

Tú y los trabajadores independientes también pueden colaborar en tiempo real en tareas compartidas usando Todoist. Su diseño es intuitivo y hermoso, sin mencionar que no tiene distracciones.

Gestiona trabajadores de forma remota Todoist

3. Análisis de productividad basado en datos

Mantenerse productivo es un desafío para administrar de manera efectiva a los trabajadores autónomos de forma remota. La mayoría de las veces, las personas que trabajan desde casa pueden enfrentar muchas distracciones. Incluso levantarse de la cama puede ser una gran lucha porque no tienen un supervisor que controle cuándo se sientan en sus escritorios y comienzan a hacer las cosas. Otra es la tentación frecuente de revisar las cuentas de las redes sociales porque tienen la libertad de hacerlo desde la comodidad de sus hogares. Tomar largos descansos para almorzar con Netflix es muy tentador.

Como líder de la empresa, no puede permitirse la baja productividad de los autónomos remotos, aunque siempre tendrán un cierto grado de libertad con el que tendrá que lidiar. Como líder, debe administrar a los trabajadores independientes de forma remota con un equilibrio de confianza y pautas. Deje claras sus expectativas y obtenga informes respaldados por datos relacionados con la productividad y la finalización de tareas. Para administrar de manera efectiva a los trabajadores independientes de forma remota, déjelos trabajar, pero asegúrese de no dejar que deambulen libremente.

Una actualización diaria del resumen de los autónomos remotos es una forma ideal de realizar un seguimiento de su productividad. Puede usar Google Docs para tener acceso en ambos extremos, y los autónomos pueden actualizar las hojas fácilmente con la información organizada y disponible al instante para usted.

Google Docs también es un excelente sistema para la edición colectiva de documentos. Editar documentos compartidos es más fácil con Google Docs . Está diseñado para adaptarse a casi todos los tipos de dispositivos, por lo que los usuarios pueden tener una visibilidad completa de sus documentos y archivos utilizando sus teléfonos inteligentes, ya sea Android o iOS.

Administrar trabajadores de forma remota Google Docs

4. Recordatorios de fechas límite

Tener la capacidad de cumplir con los plazos es lo que define a un freelancer exitoso. No hacerlo hace que los líderes de la empresa como usted parezcan irresponsables e ineficaces, sin mencionar que hacen que el trabajo remoto parezca una mala opción para los demás.

Por lo tanto, es importante gestionar a los autónomos de forma remota con un programa sólido para mantener los plazos organizados. Smartsheet es una herramienta automatizada que planifica, rastrea, automatiza e informa sobre el trabajo. Permite a los autónomos ejecutar tareas con rapidez y responsabilidad. Aumenta la agilidad con su interfaz intuitiva y sencilla y le permite configurar, mejorar y adaptar los procesos de trabajo para una ejecución rápida.

Administre trabajadores de forma remota Smartsheet

5. Seguimiento de la progresión del proyecto

Mantener a los freelancers al día durante la ejecución de un proyecto es uno de los aspectos más difíciles de las operaciones exitosas. El uso de un programa que proporciona un seguimiento intuitivo de la finalización de tareas es parte de la forma inteligente de administrar a los trabajadores autónomos de forma remota. Le ayuda a asegurarse de que se centren en sus prioridades, especialmente cuando la empresa se encuentra en medio de un rápido crecimiento.

El uso de Workzone puede ayudarlo a implementar la gestión de proyectos y los principios de colaboración para mantener registros de lo que sucede a lo largo del día. Su función de «Rastreador de proyectos» facilita la finalización de tareas a tiempo y le brinda una visión detallada de los informes de progreso que se complementa con gráficos que establecen los hitos y los plazos exactos que se necesitan para cada tarea.

Administrar trabajadores de forma remota Workzone

Procesos para gestionar con éxito a los autónomos de forma remota

1. Confíe en los autónomos remotos

Ser capaz de confiar en los autónomos para realizar sus tareas sin la necesidad de microgestionar es un factor clave. Debes tener en cuenta que la confianza empodera a los freelancers remotos a dar lo mejor de sí mismos y asumir la responsabilidad de sus tareas.

2. Garantizar la rendición de cuentas

Debe definir y asegurarse de que las responsabilidades específicas sean claras para cada trabajador independiente. Haga esto programando conversaciones periódicas para discutir las actualizaciones del progreso de las tareas. Esto les ayudará a saber cuándo y cómo conectarse con usted y entre ellos y brindarse apoyo mutuo para llegar a los resultados deseados y exitosos.

3. Conectar el trabajo con la misión y visión de la empresa

Es importante mantener la transparencia sobre lo que está haciendo su empresa. Debe asegurarse de vincular a todos con la misión, la visión y los valores de la empresa porque los mantiene comprometidos incluso si no están físicamente presentes en su oficina todos los días.

4. Tómese un tiempo para charlas triviales

Hacer tiempo para una pequeña charla es igualmente importante para administrar de manera eficiente a un trabajador independiente de forma remota. Puede ser fácil simplemente hablar sobre lo que hay que hacer y terminar la conversación. Sin embargo, es posible que se esté perdiendo una parte importante de la gestión.

Debe construir una relación con cada trabajador independiente. Esto le ayudará a abordar cualquier problema. Rapport es llegar a conocer a alguien como una persona completa y no solo quién es profesionalmente. También te ayudará a conectarte con freelancers que no están físicamente allí.

5. Tome más tiempo uno a uno

Tener reuniones individuales más largas puede ayudarlos a usted y a los trabajadores independientes a abordar problemas que necesitan soluciones. También puede ayudarlo a discutir una variedad de temas relacionados con el trabajo. Con uno a uno, puede informar a los trabajadores independientes dónde les está yendo bien y cómo aprecia sus esfuerzos. También puede informarles en qué áreas necesitan mejorar.

Conclusión

En el continuo crecimiento de la industria corporativa, tener la capacidad de trabajar desde casa de forma remota es una de las experiencias más liberadoras. Permite que todos pasen más tiempo con sus familias, tengan tiempo para las cosas importantes que desean y logren el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

El uso de aplicaciones y herramientas para teléfonos inteligentes lo hace aún más liberador porque puede administrar convenientemente a los trabajadores independientes de forma remota con acceso a casi todo las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

 

Jason Acidre es el cofundador de Grit . También es estratega de marketing digital en SaleHoo , un portal educativo de comercio electrónico que se especializa en dropshipping. Puedes seguirlo en Twitter @jasonacidre .

 

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