Cómo Calendly puede mejorar las reuniones con los clientes

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mejorar las reuniones con los clientes

 

Por qué es importante mejorar las reuniones con los clientes

Permítanme compartir con ustedes uno de mis secretos freelance más valiosos:

Los autónomos que no están organizados no prosperan.

Claro, puede estar contento con el lugar en el que se encuentra en este momento, pero seamos honestos: no estaría leyendo esto si no sintiera algún tipo de necesidad de ayuda. Con todo, desde plazos hasta contactos y reuniones, es clave sincronizar su negocio en línea para mantenerse eficiente y profesional con sus diversos clientes.

Cuando se trata de mantenerse conectado y organizado con los clientes,  Calendly es una gran herramienta. Es una aplicación web que puede mejorar las reuniones con los clientes al hacer que todo sea más fácil. Calendly puede ayudarlo a administrar convenientemente un horario completo para que pueda concentrarse en sus principales prioridades. Le ayuda a reducir los correos electrónicos de ida y vuelta, automatizar la programación de citas y eliminar las reservas dobles y las reuniones perdidas. Calendly también se integra con otras herramientas para aumentar la productividad.

Aquí hay 5 sencillos pasos para configurar rápidamente Calendly para compartir la disponibilidad y mejorar las reuniones con los clientes hoy.

1. Configuración básica de la cuenta

mejorar la configuración de las reuniones con los clientes

Regístrese para obtener una cuenta de Calendly con su correo electrónico y una contraseña. Una vez que esté dentro, vaya a la página Tipos de eventos desde el menú principal en la parte superior de la página. En una cuenta gratuita, puede seleccionar un tipo de evento: 15 minutos, 30 minutos o 60 minutos. Esto marcará la duración de todas las reuniones programadas con usted.

Si desea abrir más opciones de tipo uniforme, deberá actualizar a un plan Premium o Pro . Si no está seguro de cuán útil será realmente una suscripción paga de Calendly para usted o su empresa, puede obtener una prueba de 14 días con todas las funciones desbloqueadas para que pueda probarlas antes de comprometerse.

Configuración de eventos

mejorar los tipos de reuniones con clientes

En la esquina superior derecha del evento que ha elegido, haga clic en el ícono de ajustes para abrir el menú desplegable de configuración. Luego haga clic en Editar para configurar:

  • tu idioma y zona horaria
  • cuántos días en el futuro están abiertos para programar
  • a qué horas cada día de la semana las personas pueden programar reuniones con usted
  • información requerida para que las personas programen una reunión
  • configuración de notificaciones de reuniones
  • pago (para cuentas Pro)

Asegúrese de guardar la configuración de cada evento antes de pasar al siguiente.

Reuniones ad hoc

mejorar las reuniones con los clientes a medida

Puede hacer que las cosas sean aún más fáciles para los clientes sugiriendo horas específicas para una reunión en lugar de hacer que vayan a su calendario para elegir una fecha y una hora. Para hacer esto, seleccione la disponibilidad de su calendario, luego copie e incruste estos intervalos de tiempo en su plataforma de correo electrónico. Cuando los clientes reciben este correo electrónico, pueden elegir la franja horaria que más les convenga directamente desde ese correo electrónico. Hace que establecer una fecha y hora de reunión de mutuo acuerdo sea mucho más conveniente.

Esta característica también es excelente para clientes VIP. Puede ofrecer más flexibilidad para mantener mejor las relaciones comerciales para una mayor satisfacción y retención del cliente. La programación ad hoc le permite anular los eventos programados previamente en su calendario. De esta manera, puede ampliar la disponibilidad para acomodar reuniones urgentes según sea necesario. Al usar esta función, usted mantiene el control, pero el cliente aún tiene opciones.

Para obtener más detalles sobre la configuración para mejorar las reuniones con los clientes, puede consultar la página Configuración de la cuenta de Calendly o ver sus tutoriales en video .

mejorar el grupo de reuniones con clientes

2. Conecta tu Calendario

Para mantenerse organizado, desea asegurarse de que todos los eventos programados con usted estén sincronizados con su calendario de trabajo. Para hacer esto, haga clic en Conexión de calendario desde el menú desplegable de su perfil. En la página que se abre, puede establecer qué calendario desea conectar a Calendly para que la aplicación pueda crear eventos en su calendario una vez que se hayan creado. No olvides activar «Agregar nuevos eventos al calendario» para dar permiso a Calendly para escribir en tu calendario.

También hay una característica interesante que le dice a Calendly que revise su calendario en busca de conflictos. Esto es muy conveniente ya que no tendrá que verificar manualmente si ese intervalo de tiempo todavía está disponible. Marca también la casilla «Sincronizar cancelaciones», para que puedas rechazar eventos directamente desde tu calendario, sin tener que abrir la aplicación Calendly.

3. Complete su perfil

mejorar los recordatorios de reuniones con clientes

Deberá configurar su perfil para que a los clientes les resulte más cómodo programar reuniones con usted en Calendly. Para comenzar, haga clic en el enlace de su perfil en la parte superior derecha de la página, busque la configuración de su cuenta en el menú desplegable y haga clic en él.

En esta página, puede establecer algunas marcas personales y preferencias para todas las reuniones programadas. Esto muestra a los clientes nuevos y potenciales un poco sobre quién es usted, lo que genera una respuesta más positiva. También querrá cargar una imagen para asegurarles que se están comunicando con la persona adecuada. También hace que la página de programación parezca más legítima.

Enlace personalizado

mejorar el enlace de reuniones con clientes

A continuación, debe configurar el enlace de su calendario. Este enlace lleva a cualquier persona directamente a su página de programación. Querrá compartir este enlace con los clientes para que sea muy fácil para ellos llegar allí y programar una reunión con usted. Una vez que haya guardado los cambios, este enlace personalizado estará disponible en el menú desplegable de su perfil. Simplemente haga clic en Compartir su enlace y luego puede copiarlo para pegarlo en algún lugar, enviarlo por correo electrónico o insertarlo en su sitio web de perfil independiente.

Le recomendamos encarecidamente que incluya este enlace en la página de contacto de su sitio web para que pueda dar a los posibles clientes la opción de reunirse con usted en una llamada. Muchas personas prefieren un encuentro más personal como este cuando intentan verificar la legitimidad de un servicio. Incluso darles la opción de realizar una llamada con usted puede tranquilizarlos acerca de su confiabilidad y si es seguro trabajar con usted.

También puede optar por enviar enlaces de un solo uso para tipos de eventos a franjas horarias seguras. El enlace caduca después de que el cliente programe una reunión para restringir el acceso en el futuro y evitar reuniones no deseadas. Con una suscripción paga, incluso puede aceptar pagos por llamadas de consulta a través del enlace de Calendly.

mejorar el pago de reuniones con clientes

4. Agregar usuarios

En una cuenta gratuita, solo puede tener un usuario: usted. Pero si está construyendo o administrando una agencia independiente, agregar usuarios a su cuenta de Calendly es una excelente manera de mantener a todos organizados. Puede agregar más de 10 usuarios a su cuenta con una suscripción Premium o Pro.

Haga clic en Usuarios en el menú desplegable de su perfil y luego haga clic en el cuadro Invitar usuarios. Allí, puede pegar las direcciones de correo electrónico de las personas de su agencia y agregarlas. Esto les dará acceso a la cuenta para que pueda asignar reuniones de clientes a la persona más adecuada. En esa misma página, puede ver quién ha aceptado su invitación en Activo y quién aún no lo ha hecho en Pendiente.

mejorar los usuarios de reuniones con clientes

Expandir tipos de eventos

A medida que su negocio crece, también puede configurar Plantillas de tipos de eventos adicionales dirigidas a tipos de clientes específicos para que sea aún más fácil para usted administrar las reuniones y más conveniente para ellos encontrar a la persona adecuada con quien hablar. Cuando hace eso, otras configuraciones de tipo de evento se vuelven útiles.

Por ejemplo, agregar notas internas. Puede agregar notas a cada uno de sus tipos de eventos para poder guardar información sobre el tipo de evento que usted y otras personas necesitarán para esa reunión. Esta información no es visible para los invitados. Para hacer esto, vuelva al menú desplegable de configuración de su evento y haga clic en Agregar nota interna.

5. Agregar integraciones

Algunas integraciones como Intercom y Calendly para Chrome están disponibles en la cuenta básica, de forma gratuita. Si desea acceder a más integraciones, deberá actualizar.

Esto es lo que está disponible:

mejorar las integraciones de las reuniones con los clientes

Dependiendo de su negocio independiente, puede encontrar algunos de estos muy útiles. Zapier, por ejemplo, tiene toneladas de integraciones que pueden ayudarte a hacer las cosas más rápido. Si ya lo usa, ¿por qué no agregar Calendly también?

Pensamientos finales

Como freelancer, es clave mantenerse organizado para ser efectivo. Al eliminar el trabajo administrativo, tiene tiempo para construir relaciones duraderas con los clientes que son esenciales para su carrera independiente y el crecimiento de su negocio independiente. El uso de las muchas funciones de Calendly lo ayudará a mantener relaciones profesionales con sus clientes y recuperar tiempo para lo que más importa: construir su negocio independiente.

El uso de Calendly lo ayuda a administrar una agenda completa con facilidad. Reduce el tráfico de correo electrónico al automatizar la forma en que programa citas para que nunca vuelva a reservar o se pierda una reunión. También asegura que su horario permanezca abierto y flexible para acomodar reuniones urgentes. De esta manera, puede administrar una agenda completa con facilidad mientras se enfoca en sus principales prioridades.

Los mercados profesionales como FreeeUp  esperan una comunicación transparente y continua entre los trabajadores independientes y los clientes. Calendly es la herramienta perfecta para ayudarlo a mantener este nivel de profesionalismo a medida que obtiene clientes a través de este mercado.

Echa un vistazo a las numerosas funciones de Calendly y visita la página de Consejos para autónomos para obtener más trucos increíbles para hacer crecer tu negocio como autónomo.