Cómo contratar un asistente virtual (la guía definitiva)

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Entonces, está listo para contratar a un asistente virtual. Has venido al lugar correcto.

En esta extensa guía, cubriremos:

  1. ¿Cuándo es el momento adecuado para contratar a un asistente virtual?
  2. ¿Donde empezar? ¿Cómo se elige la primera tarea a subcontratar?
  3. ¿Dónde se puede contratar un asistente virtual en línea?
  4. ¿Qué debe esperar pagar por un asistente virtual?
  5. ¿Cómo saber si el asistente virtual es una buena opción para su empresa?
  6. ¿Cómo se configura el asistente virtual dentro de su tarea?
  7. ¿Cómo gestionas un asistente virtual que está a miles de kilómetros de ti?
  8. ¿Cómo contrata y administra múltiples asistentes virtuales?
  9. Por qué necesitas dejar de poner excusas y contratar a un asistente virtual.

Si se queda hasta el final del artículo, tengo una oferta especial que le encantará Y que hará que este artículo sea mucho más valioso para su negocio…

Pero recuerda, tienes que quedarte hasta el final del artículo para recibir la oferta especial.

Nota del editor: en esta guía, usamos el término «asistente virtual», que generalmente se refiere a alguien que ayuda a realizar tareas simples de organización o del día a día. Sin embargo, estos mismos principios se pueden aplicar a cualquier conjunto de habilidades para el que esté contratando, ya sea un VA típico, un gerente de proyecto, un experto o cualquier otro tipo de trabajador independiente.

Primeros pasos en la contratación de asistentes virtuales

Contratar un asistente virtual e incorporarlo al crecimiento de tu empresa será una de las mejores decisiones que tomarás como propietario de un negocio.

Piense en las tareas que realiza a diario… son repetitivas, están fuera de su área de especialización y agotan su energía todos los días cuando podría dedicar ese tiempo a crecer y expandir su negocio. .

¿Algo de esto te suena familiar?

Me encontré en una situación similar cuando comencé mi primer negocio.

Mi socio comercial y yo realizábamos cada pequeña tarea dentro del negocio… respondiendo correos electrónicos de los clientes, completando pedidos a proveedores de dropshipping, investigando nuevos fabricantes con los que trabajar, enumerando nuevos productos y todo lo demás.

No hace falta decir que había horas y horas de tareas que realizábamos todos los días para las que deberíamos haber contratado a un asistente virtual.

Nos llevó algo de tiempo (¡años!) aprender finalmente sobre la subcontratación y cómo contratar a un asistente virtual para que nuestra empresa diera un gran giro hacia lo mejor.

Descubriendo el poder de los VA

Cuando nos presentaron la subcontratación y la contratación de asistentes virtuales, nuestro mundo se puso patas arriba y pudimos concentrarnos en hacer crecer el negocio, en lugar de operar dentro de él.

Como dueño de un negocio, nunca querrás quedar atrapado en las operaciones diarias. Puede parecer útil al principio porque eres el más eficiente en completar las tareas, pero a la larga, perjudica el potencial de crecimiento de tu empresa.

Después de que doblamos esa esquina y aprendimos cómo contratar a un asistente virtual, el negocio despegó.

Terminamos formando un grupo de más de 60 trabajadores independientes que nos ayudaron a escalar la empresa y nunca miramos hacia atrás.

En 4 cortos años, vendimos más de $25 millones en Amazon Marketplace y nuestra forma de pensar cambió para siempre.

En lugar de perder el tiempo realizando tareas repetitivas, contratamos a un asistente virtual.

En lugar de pasar meses aprendiendo un nuevo conjunto de habilidades, contratamos a un asistente virtual con experiencia.

Cuando surgió algo que estaba fuera de nuestro alcance central de construir el negocio, creamos un proceso y contratamos a un asistente virtual.

No hace falta decir que me encanta contratar asistentes virtuales y quiero enseñarte cómo hacer lo mismo con esta guía.

Al final de esta guía, tendrás las herramientas y estrategias que necesitarás para contratar un asistente virtual y convertirlo en un activo real para el crecimiento de tu empresa.

No solo podrá contratar a un asistente virtual, sino que sabrá cómo contratar varios asistentes virtuales que pueden comenzar a quitarle todo el trabajo de encima y dejarle tiempo para dedicarlo a la expansión.

Si sigue conmigo a través de esta guía, emergerá como un nuevo dueño de negocio con una actitud que transformará el negocio que está manejando actualmente.

Largo es el día en que haces de todo y te preguntas cuándo tendrás tiempo para disfrutar de tu vida y tu negocio.

Bienvenido a un nuevo mundo de pensamiento, mi amigo

¿Cuándo es el momento adecuado para contratar a un asistente virtual?

Es una gran pregunta que creo que todos los dueños de negocios se hacen antes de ingresar al mundo de la contratación de asistentes virtuales.

Me tomó tiempo entender cuándo es el momento perfecto y se reduce a algunas situaciones.

Situación 1: Demasiado tiempo en tareas repetitivas

La situación 1 es cuando pasa su tiempo trabajando en procesos repetitivos durante más de 3 meses.

Si creó un nuevo proceso para manejar un aspecto particular de su negocio, llamémoslo llegar a clientes potenciales a través de LinkedIn, no debería realizarlo por su cuenta durante más de 3 meses.

Después de 3 meses, es memoria muscular. Has perfeccionado el proceso y es hora de que se pase a un asistente virtual para que lo maneje y siga creciendo.

Situación 2: sin experiencia

La situación 2 es cuando está buscando agregar un nuevo proceso a su negocio en el que no es un experto.

Por ejemplo, desea comenzar a publicar anuncios de Facebook para atraer clientes potenciales a su negocio.

Completamente viable y una estrategia de marketing que debería utilizar para hacer crecer su negocio.

Pero los anuncios de Facebook son complicados y no deben manipularse a menos que tenga un conocimiento experto sobre su ejecución, la creación de audiencias de clientes y la reorientación de sus audiencias únicas con contenido más valioso.

En el mejor de los casos, puede llevarte 3 meses aprender y convertirte en un experto en anuncios de Facebook… si pasas cada minuto despierto aprendiendo sobre ellos y probando diferentes estrategias.

Ese es el tiempo que podría dedicar a hacer crecer su negocio a través de su experiencia actual.

En esta situación, lo mejor es contratar a un asistente virtual que tenga años de experiencia en la publicación de anuncios de Facebook. Pueden configurar y ejecutar sus anuncios a un alto nivel mientras administra el contenido que se utiliza para los anuncios y los embudos de ventas.

En lugar de pasar 3 meses aprendiendo sobre los anuncios de Facebook, puede publicar sus anuncios en 1 semana y pasar 3 meses hablando con nuevos clientes por teléfono.

¿No sería eso un mejor uso de su tiempo?

Situación 3: completamente abrumado

La situación 3 es similar a la primera, pero está más enfocada cuando estás completamente abrumado por todas las tareas que han llegado a tu plato.

Esto sucede muy rápido para los nuevos propietarios de negocios y puede volverse extremadamente estresante.

Te levantas todos los días y tienes 10 horas de tareas (¡solo tareas!) para administrar a lo largo del día y tienes CERO tiempo para expandir la empresa.

Estar en esa situación puede volverte loco y llevarte a perder la pasión en tu negocio.

¡No dejes que eso suceda!

Siga los consejos descritos en el resto de esta guía y comience a contratar asistentes virtuales poco a poco para liberar su tiempo y devolverle la libertad en su negocio.

¿Cómo empiezas? ¿Para qué tarea contratas primero a un asistente virtual?

Entonces, ha decidido que es hora de que contrate a un asistente virtual. Ese es el primer paso en su nuevo viaje para recuperar su tiempo.

Ahora, te estarás preguntando, “Bueno, ¿cómo empiezo? Tengo 5 tareas en mi plato… ¿Para cuál contrato primero?” y también, “¿qué hace un asistente virtual?”

Llegamos a otra encrucijada, pero no hay que preocuparse. Tengo las direcciones que nos pondrán de nuevo en la carretera.

Actividad: Elegir qué contratar primero

Para determinar cuál es la primera tarea que debe realizar, debe cerrar su computadora y encontrar un espacio tranquilo donde no pueda distraerse con los constantes pings del correo electrónico, Skype, Slack, Jira, etc.

Lleva un papel contigo y ponte cómodo.

Esto tomará menos de 30 minutos, pero garantizará que regrese a su computadora con esa primera tarea para contratar a un asistente virtual.

En esa hoja de papel, escribe cada tarea que realizas día a día. Cada cosa… responder correos electrónicos, atender llamadas telefónicas, publicar en las redes sociales… todo.

Una vez que se sienta seguro de haber escrito cada tarea, tome la lista de tareas y ordénelas de la más fácil a la más difícil.

El más fácil es el más repetitivo y mundano que podría ser manejado fácilmente por otra persona con la experiencia dentro de esa tarea.

Un ejemplo que me gusta usar del mundo del comercio electrónico es cumplir con los pedidos de los clientes. A medida que los clientes realizan los pedidos, la información de envío debe comunicarse al remitente para que el producto pueda enviarse y se pueda proporcionar información de seguimiento.

Esta tarea requiere una cantidad mínima de comprensión de la información del cliente para un pedido en línea y luego la capacidad de copiar y pegar información en un correo electrónico para enviar al remitente.

Cualquiera podría realizar esa tarea con la comprensión adecuada del proceso y un poco de práctica.

Una vez que haya ordenado su lista de la más fácil a la más difícil, mire la tarea que colocó en la parte superior de su lista… la tarea más fácil que continúa realizando día a día.

ESTA es la primera tarea para la que debe contratar a un asistente virtual para que ya no tenga que completarla en el día a día.

Sé que parece demasiado simple para ser verdad, pero es 100% así de simple.

No necesita ser un científico espacial para reconocer que está trabajando en tareas demasiado simples para su salario, pero puede tomar tiempo alejarse del negocio para comprender cuán valioso es su tiempo.

Alternativa: alquiler por valor

La mayoría de las personas comienzan por eliminar primero las tareas de bajo nivel y de bajo valor para que puedan concentrarse en las cosas que hacen mejor, tal como lo describí anteriormente.

Este es un excelente punto de partida, pero hay algunos casos en los que puede encontrar un mejor valor en la contratación para un puesto de alto valor.

Por ejemplo: supongamos que está muy ocupado manejando muchas cosas todos los días y no recibe llamadas telefónicas de clientes potenciales.

Claramente, asegurarse de que las llamadas entrantes de los clientes sean respondidas es una gran prioridad y hará que su negocio avance.

En este caso, puede encontrar más valor en contratar a alguien para asegurarse de que esto suceda, mientras trabaja en otros proyectos.

¿Dónde puede encontrar un asistente virtual en línea?

Ahora que sabe PARA QUÉ quiere contratar a un asistente virtual, necesita saber DÓNDE puede encontrar un asistente virtual que sea ideal para la tarea.

Como antecedentes rápidos, los asistentes virtuales han estado deambulando por la tierra durante décadas, incluso antes de que Internet se convirtiera en una parte diaria de la vida del propietario de un negocio.

Lentamente, durante los últimos 4 años, los asistentes virtuales y los autónomos en línea se han convertido en una parte más importante de la economía mundial.

Hoy en día, nos referimos a esta parte de la fuerza laboral como la «economía de concierto» con la palabra «concierto» derivada de «proyectos» cortos que las bandas obtendrían en bares y locales de música de todo el país.

Con el tiempo, la palabra “concierto” se ha llegado a definir como un proyecto a corto plazo.

La esencia misma de ser un asistente virtual es tener muchos «conciertos» con muchos clientes diferentes en todo momento.

A medida que los asistentes virtuales y la subcontratación se generalizaron e Internet comenzó a despegar, los mercados de talentos digitales comenzaron a aparecer y se convirtieron en un «lugar» en línea donde los asistentes virtuales podían ofrecer sus servicios a los propietarios de negocios que buscaban contratar trabajadores en línea.

Hoy en día, hay cientos de mercados de talentos digitales en todo el mundo que atienden a todo tipo de talentos de nicho que el propietario de un negocio contrataría para ayudar a que su negocio crezca.

Puede contratar asistentes virtuales de todos estos mercados y, por supuesto, todos tienen sus pros y sus contras.

Dependiendo de la tarea para la que esté buscando contratar a un asistente virtual, tendrá un gran impacto en la plataforma que decida utilizar.

Dependiendo del mercado, recibirá solicitudes de trabajadores autónomos que estén interesados ​​en realizar su tarea.

Como recibirá solicitantes, es su responsabilidad establecer un horario para entrevistarlos y examinarlos para que pueda encontrar el mejor asistente virtual posible para su negocio.

Si desea ahorrar mucho tiempo y simplemente acortar su camino para conocer solo al 1% de los principales solicitantes, puede usar nuestro servicio en FreeUp.

En lugar de examinar cientos de solicitudes, nosotros nos encargamos de toda la verificación previa por usted. Cuando solicita un trabajador a través de FreeUp, se le presenta un asistente virtual cuidadosamente seleccionado que ya ha sido examinado y cumple con todos sus requisitos para la tarea.

(Puede registrarse para obtener una cuenta gratuita aquí ).

¿Qué debe esperar pagar por un asistente virtual?

Creo que todos se preguntan sobre el precio de un asistente virtual en algún momento u otro mientras manejan su negocio.

Es una gran incógnita a medida que comienza a contratar a un asistente virtual, por lo que quiero aclararlo para que tenga expectativas realistas en el proceso.

Asistentes virtuales de EE. UU. vs. fuera de EE. UU.

Antes de proporcionarle un rango de estimaciones basadas en varias tareas diferentes que pueden ocurrir dentro de su empresa, hablemos de los asistentes virtuales con base en los EE. UU. frente a los asistentes virtuales con base fuera de los EE. UU.

En general, si el asistente virtual tiene las mismas habilidades y experiencia, pero simplemente están ubicados en diferentes áreas del mundo (digamos Orlando, Florida frente a Manila, Filipinas), las tarifas por hora de esos dos asistentes virtuales serán diferentes. .

Ahora, puede contratar a un asistente virtual que se especialice en un conjunto de habilidades específico que es más difícil de perfeccionar (digamos anuncios de Facebook ) que puede ser más costoso que un asistente virtual en los EE. UU. que está completando una tarea muy simple (digamos entrada de datos ).

Sin embargo, en general, los asistentes fuera de los EE. UU. serán menos costosos y los asistentes con base en los EE. UU. serán más costosos.

Precios del asistente virtual

Al comenzar a pensar en el precio de un asistente virtual, usaría $ 5 por hora como el precio más bajo que piensa contratar.

Claro, puede filtrar a través de diferentes plataformas de talentos digitales (como las que mencioné anteriormente) y encontrar un asistente virtual que esté dispuesto a asumir un proyecto por, digamos $ 2 por hora, pero ¿qué tan hábil y comprometido cree que ese individuo? ¿estarán?

Si no me cree, siéntase libre de seguir adelante e intentar contratar personas a $ 2 por hora. Según mi experiencia, eventualmente se encontrará con un problema de conjunto de habilidades, compromiso o comunicación.

Al subir de solo $3 por hora a $5 por hora, puede comenzar a encontrar asistentes virtuales confiables, comunicativos y altamente experimentados que podrán comprometerse por completo con la tarea que desea subcontratar.

Yendo en la dirección opuesta, encontrará expertos y consultores de alto nivel que cobran precios mucho más altos por hora, más de $ 200 por hora. Probablemente no es por donde vas a empezar.

Pero también encontrará asistentes virtuales muy talentosos que están en el rango de $ 10 a $ 50 por hora.

Este es el rango que lo animo a considerar si está buscando un consultor o un artista de alto nivel para ayudarlo en el crecimiento de su negocio.

Diferentes niveles de asistentes virtuales

Tenga en cuenta que la razón de la gran disparidad en los rangos es que existen diferentes niveles de asistente virtual para determinados conjuntos de habilidades.

Déjame darte un ejemplo.

Supongamos que desea contratar a alguien para que lo ayude a administrar sus cuentas de redes sociales.

Para simplificar, este asistente virtual puede aterrizar en 3 niveles diferentes de experiencia.

  • Nivel Básico: Los asistentes virtuales que caen en esta categoría son hacedores. Tendrán experiencia en la tarea que necesita que completen, pero también necesitarán alguna orientación sobre el proceso para manejar la tarea. Hay algunos establecidos en su extremo.
  • Nivel Medio: Los asistentes virtuales en esta categoría son especialistas. Tienen más experiencia que nivel básico/bajo y traen sus propios procesos para determinadas tareas que desea que completen.
  • Nivel Experto: Los asistentes virtuales en esta categoría son expertos y consultores de alto nivel. Han trabajado independientemente durante años e incluso pueden tener su propia agencia a través de la cual ofrecen su conjunto de habilidades. Pueden ayudarlo a crear una estrategia y completar tareas complejas a un alto nivel.

Dependiendo del nivel de experiencia que necesite para el administrador de redes sociales, su tarifa por hora variará mucho.

Como dije anteriormente, comprenderá mejor los rangos aproximados estándar para diferentes asistentes virtuales a medida que contrate y administre más de ellos.

Recuerda, obtienes lo que pagas.

¿Cómo sabe si el asistente virtual es una buena opción para su empresa?

El próximo paso en su viaje es reunirse con sus solicitantes.

El objetivo de la entrevista es identificar las señales de alerta y asegurarse de que contrate a un asistente virtual que sea ideal para la tarea que desea subcontratar.

Ahora, si está utilizando FreeUp, simplemente puede iniciar sesión en su cuenta , completar el formulario Solicitar un trabajador que describa exactamente a quién necesita, y se le presentarán 1-3 asistentes virtuales que ya han sido examinados por su conjunto de habilidades, experiencia y habilidades de comunicación.

Preguntas cruciales para hacer al entrevistar

Pero independientemente de la plataforma que decidas usar, querrás hacerle al asistente virtual varias preguntas cruciales que te ayudarán a determinar si son las adecuadas para tu negocio.

Para ayudarlo a decidir sobre esas preguntas, primero debe tomarse un minuto para crear una lista de las 3 cosas más importantes para usted en alguien con quien está trabajando.

Esto variará mucho entre todos los dueños de negocios, pero tómate 10 minutos de esta guía y escribe lo que es más importante para ti.

Bien, … ¿tienes tu lista?

Si se quedó perplejo en el camino, aquí hay algunos ejemplos:

  • Debe hablar y poder escribir inglés con fluidez.
  • Debe poder trabajar en la zona horaria EST
  • Me hace una prioridad mientras trabajo para mi negocio.

Ahora, una vez que tenga esas tres cualidades que son decisivas para usted, querrá concentrarse en ellas mientras entrevista al asistente virtual.

Úselos como una oportunidad para encontrar señales de alerta.

Por ejemplo, invita a un asistente virtual a una entrevista y le hace la pregunta: «¿Puede trabajar en la zona horaria EST?»

Su respuesta es: «No, lo siento, no puedo hacer eso».

Eliminado.

No hay necesidad de continuar con la entrevista después de escuchar eso. Desea asegurarse de contratar al mejor asistente virtual posible para su negocio y, si no pueden cumplir con una de sus tres cualidades principales, no encajan.

Esas tres cualidades son las primeras tres preguntas que debe hacerles a los asistentes virtuales mientras trata de averiguar si son adecuados para su negocio.

Si el asistente virtual cumple con sus 3 requisitos principales, elija algunas de estas preguntas para hacerles también.

Preguntas adicionales de la entrevista:

  1. ¿Cómo calificaría su nivel de habilidad en una escala del 1 al 10?

    Esto le dará una mirada honesta a lo que piensan de sí mismos y de su experiencia.
  2. ¿Puede comprometerse a [número de horas] por semana?

    Pregúntale al asistente virtual si puede hacer el compromiso que necesitas.
    Asegúrese de que tengan las horas disponibles para satisfacer sus necesidades.
  3. ¿Eres capaz de evitar [situación que molesta a tus mascotas]?

    Pregúntale al freelancer sobre tus manías favoritas.
    Piense en las cosas que más le molestan de su negocio y pregúntele al asistente virtual cómo reacciona en ese tipo de situaciones. No quieres trabajar con alguien que sigue molestándote.
  4. ¿Cuál es tu situación informática e Internet?

    Pregúntele al asistente virtual sobre su conexión a Internet y otro hardware.
    Desea a alguien que tenga velocidades de Internet rápidas y hardware de calidad para realizar la tarea.
  5. ¿Con qué tipo de comunicación te sientes cómodo?

    Pregúntele al asistente virtual con qué tipos de comunicación se siente cómodo, ya sea el formato (video, audio, texto, correo electrónico, slack), así como el tiempo y la frecuencia (diaria, semanal, 24/7 o ciertas horas).
    Asegúrese de que coincida con la forma en que desea comunicarse con ellos.

Hacer todas estas preguntas puede tomar tan solo 10 a 15 minutos si realiza la entrevista por chat o por teléfono.

Es clave notar cuánto tiempo le toma al asistente virtual responder cada pregunta y continuar la conversación.

Siempre me alejo de los asistentes virtuales que tardan más de 30 segundos en responder una pregunta que les envío por chat.

Para mí, indica que pueden estar distraídos y tratando de realizar múltiples tareas o que no son lo suficientemente rápidos para trabajar conmigo. (Me gusta trabajar y comunicarme RÁPIDO).

no te conformes

Al final del día, está buscando un asistente virtual con el que se lleve bien, que tenga las habilidades para realizar la tarea que está buscando subcontratar y con el que pueda verse trabajando a lo largo del tiempo. largo plazo.

No se conforme hasta que encuentre el asistente virtual adecuado que se ajuste a todas esas cualidades.

Puedo prometer que si trabaja duro y no se conforma, cosechará los beneficios a medida que su empresa siga creciendo y contrate a otros asistentes virtuales .

Una vez que haya encontrado el asistente virtual adecuado para su negocio, su trabajo no habrá terminado. En realidad, ¡acaba de empezar!

Debe asegurarse de establecer expectativas claras una vez que contrate a un asistente virtual para que esté preparado para prosperar dentro de su función en su negocio.

Cómo incorporar y entrenar asistentes virtuales

Bien, has llegado al punto en el que contrataste a un asistente virtual. ¡Felicitaciones!

Ese es un gran paso para su negocio y está absolutamente en el camino correcto para liberar su tiempo para que pueda concentrarse en construir su negocio.

Establecer expectativas claras

El siguiente paso es uno que la mayoría de los dueños de negocios pasan por alto y es uno de los mayores errores que puede cometer cuando contrata a un asistente virtual.

El error es que el dueño de un negocio hace la contratación pero luego no establece expectativas claras para la tarea y para la comunicación que desea con el asistente virtual.

Podría contratar al asistente virtual más inteligente, rápido y hábil, pero si no encamina su barco en la dirección correcta, es probable que se estrelle.

Quiero enseñarte cómo evitar este error común para que el asistente virtual que contrates esté listo para ROCKear su tarea.

Una vez que decida contratar al asistente virtual, programe inmediatamente una reunión con ellos para que puedan hablar sobre las expectativas y comenzar a desempeñar el cargo.

Estos son los temas que desea abordar:

  1. Comunicación:

    Exprese con qué frecuencia desea que se le comunique sobre la tarea y a través de qué canal le gustaría comunicarse.
  2. Horario:

    si corresponde, pregúntele al asistente virtual cuántas horas espera que tome la tarea.
    Acuerde un número determinado de horas para que trabajen en la tarea por día y asigne horas específicas dentro del día si es importante para usted como propietario de un negocio.
  3. Objetivos específicos de la tarea:

    asigne al asistente virtual un objetivo por el que esforzarse cada vez que complete la tarea.
    Por ejemplo, si contrata a un asistente virtual para que investigue nuevos clientes potenciales para usted, póngale una meta de 20 nuevos clientes potenciales por hora.
  4. Facturación:

    si está utilizando una plataforma para administrar su facturación, esto es un problema menor, pero asegúrese de que el asistente virtual sepa cómo facturar sus horas y cuándo se le pagará.
  5. Objetivos comerciales:

    comparta hacia dónde se dirige su negocio el próximo año y qué objetivos principales se esfuerza por alcanzar.
    Cuanto más involucrado pueda hacer que el asistente virtual se sienta en el beneficio a largo plazo de su negocio, mejor se desempeñará dentro de su tarea.
  6. Presentaciones:

    si tiene a alguien más trabajando para su empresa, asegúrese de presentarles al asistente virtual para que puedan comunicarse cuando llegue el momento.

Cuando sigue estos pasos para configurar el asistente virtual dentro de su tarea, tiene muchas más posibilidades de convertirse en un activo valioso para su negocio.

Si no tiene esta reunión y establece expectativas claras, no se comunicará toda la información que necesitan para tener éxito y podría generar problemas en el futuro.

En la siguiente sección, profundizaremos en cómo continúa administrando el asistente virtual una vez que haya comenzado dentro de su tarea.

¿Cómo gestiona un asistente virtual que está a miles de kilómetros de usted?

Si siguió mi consejo y se tomó el tiempo para establecer expectativas claras con el asistente virtual que contrató, está a años luz de otros dueños de negocios. Una gran palmada en la espalda.

Una vez que comienza a contratar asistentes virtuales, asume un nuevo rol como propietario de un negocio y empresario.

Ya no eres el emprendedor solitario que solo necesita preocuparse por ti mismo y por lo que haces día a día.

Ahora tiene la responsabilidad de ser un líder y gerente. Si no se pone ese nuevo «sombrero», no podrá utilizar de manera efectiva el asistente virtual que contrató.

Para algunos, esto puede ser extremadamente difícil si no tienen experiencia en el manejo de personas, especialmente aquellas que están a miles de kilómetros de distancia y que probablemente no hayan conocido en persona.

Seamos realistas, un chat de video solo puede llevar su relación hasta cierto punto.

Pero no puede dejar que eso lo limite mientras administra, dirige y motiva al asistente virtual.

Para administrar adecuadamente el asistente virtual que contrataste, tengo tres consejos muy importantes que quiero que tomes muy en serio.

Si los sigue, se verá construyendo una relación sólida con el asistente virtual y podrá aprovechar el poder de la subcontratación de tareas fuera de su plato.

Consejo #1: Tómese 30 minutos para conocer al asistente virtual

No puedo explicar lo importante que es este primer consejo.

Las personas se relacionan con las personas y se preocupan muchísimo más por su trabajo si se preocupan por la persona para la que lo están realizando.

¿Preferirías trabajar para un robot del que no sabes nada o un emprendedor carismático y ambicioso al que le encanta viajar por el mundo?

¿Quién te motivaría más? (Espero que estés eligiendo al emprendedor viajero).

El punto es que los asistentes virtuales también son personas y tienden a quedarse trabajando con clientes que les importan y con los que tienen una relación personal y profesional.

Para comenzar a construir esa relación personal, programe una reunión de 30 minutos donde el único objetivo de la reunión sea conocerse.

Comparta su historia de cómo llegó a donde está, lo que le gusta hacer fuera del trabajo, cómo es su vida familiar y luego pídales que hagan lo mismo.

Haz preguntas si están siendo tímidos y lanza algunos chistes aquí y allá.

Muéstreles que usted también es una persona real y que tienen cosas en común.

Cuando establece esta confianza inicial desde el principio con el asistente virtual, configura la relación para prosperar en el futuro a medida que ambos asumen nuevas responsabilidades y la empresa continúa creciendo.

Contraté a un asistente virtual de Filipinas con el que he estado trabajando durante más de 5 años. Ella es absolutamente increíble y tenemos una gran relación personal y profesional. Confío en ella más de lo que nunca pensé que lo haría.

Y todo comenzó cuando nos tomamos el tiempo para conocernos cuando empezamos a trabajar juntos.

No subestimes lo valiosos que pueden ser esos 30 minutos.

Sugerencia n.º 2: configure controles diarios con el asistente virtual

Uno de los errores más grandes que cometen los dueños de negocios al administrar asistentes virtuales es que no configuran oportunidades regulares para comunicarse.

Cuando se comete ese error, los dueños de negocios se frustran porque no tienen noticias del asistente virtual durante días o incluso semanas y se preguntan qué están haciendo.

Un pensamiento lleva al siguiente y están enojados con el asistente virtual… incluso antes de hablar con ellos sobre cómo van las cosas.

No se convierta en el dueño de un negocio que comienza a dudar de los asistentes virtuales sin hablar con ellos regularmente.

Mi estrategia es configurar controles diarios con cada uno de mis asistentes virtuales para que siempre sepa qué están haciendo, podemos hacernos preguntas y ver el progreso que están haciendo diariamente.

Y es súper simple de configurar.

Esto es lo que dices…

«Hola, John, ¿puedes enviarme un mensaje de Skype cuando comiences a trabajar todos los días y luego brindarme un breve resumen de lo que pudiste lograr al terminar?»

Expresar que es muy importante que mantengan este extremo de la relación y que podría comprometer la relación laboral si no pueden mantenerla.

Luego, diariamente (o con la frecuencia con la que trabajen para usted), recibe actualizaciones del asistente virtual que lo mantiene al tanto de lo que están haciendo.

También le ofrece la oportunidad de saber cuándo están encendidos y trabajando para usted durante el día para que pueda hacer preguntas, ofrecer consejos o asignar nuevos proyectos.

Implemente este consejo para evitar problemas en los que se pregunte qué hace el asistente virtual cada día.

Consejo n.º 3: organice reuniones 1 a 1 semanales o quincenales con el asistente virtual

Con un buen comienzo para una relación personal y controles diarios regulares configurados y funcionando sin problemas, es hora de asegurarse de que el asistente virtual siempre esté al día cada semana.

Le aconsejo que organice una reunión semanal o quincenal con el asistente virtual donde se reúnen para ponerse al día, hablar sobre nuevas ideas y brindar comentarios sobre cómo pueden mejorar.

Estos son los temas que puede tratar durante la reunión:

  • Actualizaciones de la semana anterior (de ambos)
  • Comentarios sobre cómo pueden mejorar con la tarea/proyecto
  • Objetivos por los que está trabajando y cómo su proyecto lo impacta
  • Cualquier pregunta que tengan sobre la tarea/proyecto

Una ventaja de las reuniones semanales o quincenales es que es más tiempo en el que usted y el asistente virtual pueden conocerse y entender cómo trabajar mejor juntos.

Durante semanas y semanas de reuniones periódicas, se sentirá más cómodo y confiado en la capacidad del asistente virtual para ayudarlo a hacer crecer su negocio.

Si estos tres consejos se implementan correctamente, realmente será testigo del poder de contratar asistentes virtuales e integrarlos en las operaciones de su negocio.

Como dije al principio del artículo, tu mente se volará y tu vida cambiará para siempre.

Con un asistente virtual configurado con éxito, también querrá configurar el segundo, el tercero y el cuarto para recuperar aún más tiempo en su día.

En la siguiente sección, profundizaremos en las mejores prácticas para contratar y administrar múltiples asistentes virtuales.

¿Cómo contratar y administrar varios asistentes virtuales?

Quiero compartir una pregunta que a menudo me hacen los dueños de negocios cuando comienzan a contratar asistentes virtuales.

¿Debo contratar un asistente virtual para manejar todas mis tareas/proyectos? ¿O debo contratar varios asistentes virtuales para cada tarea/proyecto?

No hay una respuesta «100% correcta» aquí, pero hay algunos puntos que debe considerar.

Si recién está comenzando y no ha manejado muchos trabajadores independientes antes, comenzar con 1 trabajador independiente es una buena idea.

Contratar, entrevistar, delegar, comunicar y administrar son conjuntos de habilidades que pueden tomar tiempo para aprender.

Al comenzar con 1 profesional independiente, se asegurará de que está progresando de su parte y no se está abrumando.

Dicho esto, a medida que se desarrolla su conjunto de habilidades, es una buena idea tener planes de contingencia. Si su trabajador independiente se va por algún motivo, ¿perjudicará significativamente a su negocio?

Es una buena idea diversificarse a medida que pasa el tiempo mediante la contratación de varios asistentes para realizar cada tarea y capacitar a los trabajadores independientes para que puedan hacerse cargo de las responsabilidades de los demás.

¡Usar este método lo ayudará a evitar sentirse abrumado y le permitirá diversificarse a medida que avanza!

Sugerencia de experto: realice reuniones semanales periódicas con todos los asistentes virtuales y, luego, con asistentes virtuales específicos del grupo.

Una vez que haya creado un grupo de asistentes virtuales a los que recurre regularmente para completar proyectos y tareas dentro de su negocio, es hora de que organice reuniones de todos los trabajadores cada semana.

Mi socio comercial y yo preferimos llevar a cabo estas reuniones «todas las manos» todos los lunes por la mañana para que todos estén listos y preparados para conquistar la semana.

Al igual que las reuniones semanales o quincenales que puede tener con los asistentes virtuales de forma individual, sus reuniones de todos pueden seguir un conjunto similar de temas:

  • Actualizaciones sobre la semana anterior -> lo que se logró, dónde se necesita mejorar
  • Metas para la próxima semana
  • Actualizaciones generales de la empresa
  • Actualizaciones de cada asistente virtual individual sobre lo que lograron la semana pasada
  • Preguntas de cualquiera y otros temas de discusión.

Celebrar una reunión como esta cada semana mantiene al grupo de asistentes virtuales unido y trabajando hacia objetivos comunes.

Si no tiene estas reuniones, todos los asistentes virtuales se sentirán distanciados, es posible que no interactúen entre sí en absoluto y que pierdan interés en la tarea que están realizando.

Sea el líder carismático que necesitan y reúnalos para una reunión emocionante cada semana en la que mantenga el barco en movimiento.

Además de las reuniones semanales de todo el personal, también es inteligente programar reuniones grupales específicas semanales o quincenales con asistentes virtuales para que pueda profundizar en las estrategias para cada aspecto de su negocio donde los asistentes virtuales están presentes.

Por ejemplo, realizo una reunión de marketing en redes sociales todas las semanas con los asistentes virtuales que me ayudan a administrar y hacer crecer nuestros canales de redes sociales.

Nos sumergimos en estadísticas sobre el rendimiento de las cosas, qué funciona mejor y nuevas ideas que queremos probar durante la próxima semana.

Nos mantiene a todos en la misma página y avanzando cada semana. No hay tiempo para la mediocridad cuando te reúnes cada semana para impulsar las cosas.

Con estas reuniones configuradas, está preparado para administrar y liderar un grupo de asistentes virtuales hacia todos los objetivos que tiene para su negocio.

Por qué necesita dejar de poner excusas y contratar un asistente virtual

Hay millones de excusas que se te pueden ocurrir para no contratar a un asistente virtual para tu negocio.


“No confío en alguien que no conozco…”


“No sé para qué debo contratar primero…”


“¿Qué pasa si el asistente virtual desaparece de mí?…”


“No tengo el presupuesto para contratar a un asistente virtual todavía…»


«Nadie puede hacer la tarea tan bien como yo…»


«¿Cómo sé si estoy contratando a la persona adecuada…»

El miedo tiene una gran influencia en las decisiones de su negocio y su vida personal, pero no puede dejar que limite su capacidad para hacer crecer su negocio y desarrollar nuevas estrategias como emprendedor.

Si hubiera permitido que el miedo dominara mis acciones, todavía estaría vendiendo en Amazon solo realizando todas las tareas todos los días trabajando más de 10 horas cada día en tareas que ni siquiera disfruto.

NECESITA (y enfatizo NECESITA) dejar de poner excusas y contratar a un asistente virtual porque CAMBIARÁ la trayectoria de su negocio.

Lo pondrá en una posición para administrar su negocio y mantenerse enfocado en lo que mejor sabe hacer.

Le dará más tiempo para pasar con sus amigos y familiares mientras disfruta de los beneficios de más ganancias.

Y finalmente, lo transformará en un emprendedor que ve el valor de la subcontratación y cómo puede impactar drásticamente su negocio y su vida personal.

Si desea que esas declaraciones se hagan realidad, regístrese para obtener una cuenta gratuita , envíe una solicitud para un trabajador y contrate a ese primer asistente virtual.

Habrá una pequeña curva de aprendizaje y un período de ajuste, pero lo colocará en un nuevo camino hacia más tiempo, más ganancias y más felicidad en su vida.

Es con estas palabras que los dejo para que piensen en su próximo movimiento.

Si tienes alguna duda déjala en los comentarios y con gusto te la responderé.

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