Cómo dominar la comunicación por Skype con clientes independientes

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comunicación por skype independiente

 

La comunicación por Skype es un arte que todo freelancer debería dominar. Como trabajador independiente, casi siempre trabajará con clientes que están a kilómetros y kilómetros de distancia. Llamar no suele ser la opción más cómoda, por lo que básicamente te queda el correo electrónico y el chat . Pero ya sabes cómo son las conversaciones por correo electrónico: el ir y venir, horas entre respuestas. Es una pesadilla. Los clientes están ocupados y necesitan que todo funcione sin problemas. Estás ocupado y tienes otros plazos que se retrasarán y estropearán tu calendario.

En el mercado de FreeUp, la comunicación por Skype es un estándar. Esto se debe a que es la forma más eficiente de asegurarse de que tanto usted como sus clientes estén en sintonía en todo momento, y que la pelota siga rodando. Skype es una herramienta muy común, disponible en todo el mundo, por lo que todo el mundo tiene fácil acceso a ella. También es gratis para chat y llamadas VoIP, por lo que es la mejor opción. Además, Skype es fácil de instalar y usar, por lo que no debería haber ningún problema para configurarlo, ya sea para usted o para un cliente.

Aquí hay cinco áreas de comunicación de Skype que debe mantener para reducir la confusión y los errores con el trabajo y generar confianza con los clientes.

(1) Reunión de presentación inicial

Skype es una gran herramienta para usar cuando te encuentras con clientes por primera vez. Las entrevistas implican muchas preguntas y respuestas, por lo que es imprescindible poder intercambiar respuestas rápidamente. Ya sea que un cliente prefiera el chat, la voz o incluso una videollamada, Skype puede hacerlo todo. Incluso puede cambiar de chat a llamada y viceversa sin problemas. A veces, un cliente puede querer que hagas una breve prueba o veas una instantánea del proyecto para el que te están considerando. Pueden enviar una amplia gama de archivos e imágenes a través de Skype al instante.

(2) Pantalla compartida para incorporación

Cuando comienza a trabajar con un cliente, siempre habrá un período de ajuste. No importa cuántas veces haya hecho este trabajo antes, siempre es un poco diferente dependiendo de con quién esté trabajando. Cada negocio es único y cada dueño de negocio tiene preferencias particulares. La incorporación es una oportunidad de conocerse para que se entiendan mejor. La incorporación también es un momento importante para compartir información específica de la empresa que necesita saber para hacer su trabajo como se espera.

La comunicación por Skype es una forma muy eficiente de realizar actividades de incorporación. Esto también es cierto para cuando se le da un nuevo proyecto para trabajar o se encuentra con un problema técnico. Además del chat, las llamadas y el uso compartido de archivos, también puede compartir la pantalla a través de Skype. A veces, es más rápido y más fácil para los clientes mostrarle con el ejemplo lo que necesita hacer. También puede aliviar la carga de un cliente, sin mencionar que le resulta más fácil comprender su significado, sugiriendo compartir la pantalla cuando hay una brecha de comunicación. Compartir pantalla también es muy útil cuando necesitas explicar un error del sitio web o algún otro problema que es difícil de explicar con palabras.

(3) Registros diarios rápidos

Basado en un rincón del mundo diferente al tuyo, los clientes no sabrán lo que estás haciendo día a día. Esto puede hacer que se sientan innecesariamente nerviosos, preguntándose si realmente estás manteniendo la nariz en la piedra de afilar. Necesitas darles actualizaciones diarias para que se sientan más cómodos. Esto le ayuda a evitar el estrés que puede agriar rápidamente una nueva relación comercial.

La comunicación por Skype es perfecta para enviar actualizaciones diarias. Como trabajador autónomo, no siempre estarás trabajando a horas específicas todos los días. Skype le permite informar fácilmente a los clientes a qué hora comienza a trabajar en su proyecto, en qué área específica se está enfocando ese día y cuándo deja de trabajar. La comunicación de Skype es un canal abierto, por lo que también puede enviar un mensaje rápidamente si se encuentra con un problema o si tiene una pregunta rápida sobre una tarea.

(4) Reuniones semanales para discusiones y comentarios sobre proyectos

Además de los registros diarios rápidos, debe acostumbrarse a tener una reunión semanal con cada cliente en su calendario. Los controles diarios se encargan de las minucias por las que pasa todos los días, mientras que las reuniones semanales pueden ser más sobre el panorama general. Estas reuniones le brindan la oportunidad de discutir el proyecto en su conjunto y dar sus sugerencias sobre cómo se puede hacer mejor.

No es raro encontrarse con áreas problemáticas de vez en cuando, sin importar en qué tipo de proyecto esté trabajando. Es posible que los clientes no tengan tiempo para profundizar en el tema con usted en cualquier momento, por lo que las reuniones semanales son un buen momento para analizar estos problemas en detalle. Puede compartir experiencias, discutir sugerencias y trabajar juntos para encontrar la mejor solución.

La retroalimentación es un componente muy importante de cualquier relación laboral. La comunicación por Skype es una excelente manera de obtener comentarios sobre su desempeño y también brindar comentarios a los clientes que ayudarán a que las cosas funcionen sin problemas. Desarrollar el hábito de compartir comentarios abiertamente también fomenta la confianza en una relación, lo que contribuirá en gran medida a que el trabajo sea más productivo y agradable para ambas partes.

(5) Videollamadas para crear una relación personal

Es posible que su cliente no esté interesado en hacer una videollamada para su entrevista. Sin embargo, dado que la comunicación por Skype facilita sus registros diarios y sesiones semanales de lluvia de ideas, aprenderán más y más el uno del otro. Después de trabajar juntos durante algún tiempo, es bueno ponerle cara a un nombre. Tu foto de perfil es plana y no puede expresar con precisión quién eres en total. Una llamada de voz es mejor, pero sigue siendo distante, impersonal.

Una videollamada puede ayudarte a establecer una conexión más personal con un cliente. Las relaciones laborales deben seguir siendo profesionales, pero no está de más darle un toque personal. No somos robots, después de todo, y solo somos personas que quieren amar lo que hacemos y ponernos en cada tarea. Las videollamadas pueden consolidar una relación profesional, hacer que el trabajo sea un verdadero placer y dar un significado más profundo al servicio de un cliente.

Pensamientos finales

A veces, los clientes tendrán una tarea que necesitan completar de inmediato. La comunicación por Skype facilita la transferencia de tareas para que se puedan enviar instrucciones y el trabajo se pueda hacer rápidamente.

La comunicación de Skype se mejora aún más con más de diez aplicaciones de terceros que puede usar con Skype para grabar llamadas. Esto hace que sea mucho más fácil tener este tipo de reuniones con los clientes. Puedes concentrarte en lo que dicen para que puedas entender todo sin preocuparte por tomar notas. Simplemente grabe la reunión y revísela más tarde según sea necesario para cualquier cosa que se haya perdido o para asegurarse de no olvidar ninguna instrucción. No tendrán tiempo para repetirse, lo que en realidad es algo que la mayoría de los clientes odian, y puede aceptar una tarea urgente con confianza incluso si todavía está medio dormido.

La grabación de llamadas también es útil para realizar un seguimiento de las reuniones de progreso, durante las cuales se pueden discutir muchas cosas diferentes. Desea mantenerse enfocado en lo que sucede momento a momento. Tener un registro de todas las sugerencias, comentarios y, a veces, cosas nuevas para implementar es una excelente manera de asegurarse de que nada se pierda.

Skype puede hacer que su vida como profesional independiente sea mucho más fácil si sabe cómo usarlo para su ventaja. ¿Está interesado en más consejos para una mejor comunicación por Skype? Mire el video del CEO de FreeUp, Nathan Hirsch, Skype seriamente calificado para la administración remota de trabajadores autónomos .

¿Qué dificultades de comunicación encuentra con los clientes? ¿Para qué áreas de la comunicación le gustaría aprender consejos geniales? ¡Cuéntanos en los comentarios!

 

julia valdez

Julia Valdez es maestra profesional y amante desde hace décadas del arte de la palabra en papel, el escenario y la pantalla grande. Pasa la mayor parte de su tiempo haciendo contenido independiente y gestión de proyectos, trabajo voluntario comunitario con Philippine Advocates for Resilient Communities, aventurándose con Greenhouse Christian Fellowship y compartiendo muchas risas con pequeñas locuras.