Cómo externalizar su bandeja de entrada a un asistente virtual de correo electrónico

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¿Controlas tu bandeja de entrada de correo electrónico… 2001… 3059… 10679… correos electrónicos no leídos? ¿Cuántas veces has buscado un correo electrónico que no podías encontrar? ¿Ha perdido una fecha límite o información vital porque no recibió un correo electrónico… o decidió responder más tarde y se le olvidó? Tal vez incluso tenga un sistema con carpetas de bandeja de entrada pero no tenga tiempo para mantenerlo actualizado. Ahora hay correos electrónicos en las carpetas correspondientes, pero hay tantos en ellos como en la bandeja de entrada general. Estás peor que antes porque ahora realmente no tienes idea de lo que está pasando en tu bandeja de entrada de correo electrónico… es un caos.

No puede eliminar su bandeja de entrada de correo electrónico, aunque es posible que desee hacerlo. Los correos electrónicos son una parte importante para administrar un negocio exitoso, en línea o fuera de línea. El retorno promedio es de $38 por cada $1 gastado en marketing por correo electrónico . Haga los cálculos… Con 3700 millones de usuarios de correo electrónico en 2017 y una estimación de 4300 millones de usuarios para 2022, administrar los correos electrónicos es esencial para hacer crecer su negocio.

El correo electrónico es la preferencia de comunicación para el 86% de los profesionales de negocios . Según un estudio de la Universidad de Carleton, las personas dedican un tercio de su jornada laboral a correos electrónicos que no son necesariamente importantes o urgentes. Eso es casi 12 horas por semana. Luego pasan otras 5 horas en casa leyendo y respondiendo correos electrónicos. El propietario de una empresa promedio envía y recibe más de 100 correos electrónicos por día: aproximadamente 86 correos electrónicos en el trabajo y otros 25 o más en el hogar.

Por lo tanto, es crucial administrar de manera efectiva una bandeja de entrada de correo electrónico. Es igualmente importante deshacerse del spam y responder a tiempo a los correos electrónicos relevantes.

¿Por qué contratar un asistente de correo electrónico virtual para administrar su bandeja de entrada?

Imagine tener 12 horas adicionales a la semana para dedicarlas a hacer crecer su negocio…

Un asistente virtual de correo electrónico independiente puede brindarle al propietario de un negocio esas horas adicionales para ser productivo en otras áreas. La externalización de la gestión de la bandeja de entrada del correo electrónico liberará un tiempo valioso.

Se necesita tiempo para clasificar los correos electrónicos, decidir qué leer y qué ignorar. Se pierde un tiempo valioso en los correos electrónicos no deseados. Incluso si no lee los correos electrónicos antes de decidir si realmente son spam, el tiempo que lleva seleccionar y eliminar correos electrónicos no deseados es una pérdida de tiempo. Deje que el asistente virtual escanee su carpeta de spam en caso de que se marquen mensajes importantes por error y elimine el spam real por usted.

El hábito de revisar los correos electrónicos regularmente es bueno, pero puede robar un tiempo valioso y productivo. Unos minutos aquí y allá se suman. Dirigir un negocio exitoso significa que cada minuto cuenta. Al contratar a un asistente virtual de correo electrónico, el control de su bandeja de entrada de correo electrónico se transfiere al profesional independiente. Ya no se requiere que el propietario de la empresa revise los correos electrónicos cada pocos minutos. Esta es ahora la tarea del freelancer.

Lo opuesto también es cierto. No más correos electrónicos importantes perdidos porque no había tiempo para leer o enviar una respuesta. El asistente virtual lee todos los correos electrónicos y le notificará los correos electrónicos importantes y urgentes.

Ordenar la bandeja de entrada y organizar la bandeja de entrada son tareas que a menudo se trasladan al final de la lista de tareas pendientes y luego se trasladan al día siguiente, a la próxima semana… La función del asistente virtual es organizar la bandeja de entrada para que tenga sentido el dueño del negocio

Una bandeja de entrada organizada significa que el propietario de la empresa puede encontrar fácilmente los correos electrónicos que está buscando. De hecho, ahora ha ganado el control porque sabe lo que está pasando en su bandeja de entrada nuevamente. También significa que el asistente virtual de correo electrónico envía y recibe correos electrónicos en su nombre. Los correos electrónicos que no requieren su atención personal pero que necesitan ser enviados son atendidos.

¿Cómo contrata el dueño de un negocio a un profesional independiente para administrar sus correos electrónicos?

Hay algunos pasos prácticos que facilitarán la entrega de su bandeja de entrada de correo electrónico a un asistente virtual de correo electrónico. Estos pasos aclararán las instrucciones para el asistente virtual sobre cómo desea que se administre su casilla de correo electrónico.

Acceso a sus cuentas de correo electrónico

Decide hasta qué punto el asistente virtual de correo electrónico tendrá acceso a tus cuentas de correo electrónico. ¿Está dispuesto a darle el nombre de usuario y la contraseña con acceso a todos sus correos electrónicos? Si prefieres restringir el acceso, especialmente al principio, crea una cuenta de correo electrónico para el freelancer que limite el acceso.

Un servicio de delegación como Outlook y Gmail permite que un tercero acceda a la misma cuenta de correo electrónico con una contraseña diferente. También le da la libertad de revocar el acceso si es necesario.

Alternativamente, cree una cuenta separada para sus correos electrónicos confidenciales y dé acceso al asistente virtual a la cuenta principal. Una segunda cuenta también es útil cuando está ocupado o de vacaciones. Luego, el asistente virtual puede reenviar solo los correos electrónicos urgentes e importantes a esta segunda cuenta de correo electrónico. Puede relajarse mientras está de vacaciones sabiendo que sus correos electrónicos están administrados y que se le notificará si hay una crisis.

Con el uso compartido de la nube, el asistente virtual de correo electrónico puede estar en cualquier parte del mundo. Ten en cuenta el horario comercial de la empresa y cómo afecta la zona horaria en la que vive el freelancer. ¿Necesitas un asistente virtual de correo electrónico que envíe y reciba correos electrónicos durante tu horario comercial o no importa cuándo se gestionen los correos electrónicos?

Crear una lista de correos electrónicos

Cree una lista de todos los tipos de correos electrónicos que recibe y envía. Divida los correos electrónicos en grupos personales y de negocios. Luego, decida qué correos electrónicos son confidenciales, qué correos electrónicos prefiere responder personalmente y qué correos electrónicos puede administrar un asistente virtual.

El propósito de crear una lista de tipos de correo electrónico es ayudarlo a decidir qué correos electrónicos puede responder el profesional independiente en su nombre. Incluso el acceso limitado, como las confirmaciones del diario y la programación de reuniones, le ahorrará tiempo.

Con un asistente virtual de correo electrónico remoto, probablemente limitará el acceso a sus correos electrónicos personales. Un correo electrónico de su esposa o madre no es un correo electrónico que le gustaría que el asistente virtual lea o responda. Sin embargo, la confirmación de un evento social ahorra tiempo si el asistente virtual responde en su nombre.

Cuando haya decidido a qué tipos de correo electrónico tendrá acceso el asistente virtual de correo electrónico, el siguiente paso es decidir cómo administrar los correos electrónicos.

Envío en nombre del propietario de la empresa

Una vez que haya decidido a qué correos electrónicos responderá la asistente virtual, debe decidir cómo debe responder a los correos electrónicos. Hay tres grupos diferentes de personas que determinan cómo responderá el asistente virtual.

El primer grupo son las personas que saben que ha contratado a un asistente virtual que administra la bandeja de entrada del correo electrónico. No te importa que sepan quién es el asistente virtual. Un colega, un amigo o un miembro de la familia puede enviar un correo electrónico y ella puede responder: “Hola, soy Sam. Paul es…” o “Hola, soy Sam, el asistente virtual de Paul, me pidió que…”

Con el segundo grupo de personas, el asistente virtual responde a los correos electrónicos en tu nombre. Dale al asistente virtual una lista de remitentes que forman parte de este grupo. Los remitentes de este grupo serán colegas, otras personas que trabajen con la empresa, otras empresas y clientes. Gestionar el diario, confirmar la recepción de un informe o solicitud y emitir instrucciones son ejemplos de respuestas por correo electrónico en su nombre.

Luego están los correos electrónicos a los que solo el propietario de la empresa puede responder. Estos pueden ser correos electrónicos confidenciales o correos electrónicos que requieren su experiencia y autoridad. Con los correos electrónicos que requieren su experiencia, puede ahorrar tiempo dictando su respuesta y enviándola al asistente virtual. Ella puede transcribir su respuesta y enviar el correo electrónico. Entonces solo quedarán los correos electrónicos confidenciales para que usted los administre.

Cree una lista de remitentes aprobados para cada grupo para el asistente virtual. Ayudará a identificar a los remitentes que no están en la lista y evitará enviar el tipo de respuesta incorrecto.

Borrador de plantillas de respuesta de correo electrónico

Borrador de respuestas de muestra que el asistente virtual puede usar al responder correos electrónicos. Muchos correos electrónicos requieren el mismo tipo de respuesta. Al proporcionar al asistente virtual de correo electrónico plantillas de respuesta de correo electrónico redactadas, se asegurará de que se envíe el mensaje correcto.

Una respuesta preaprobada le ahorra tiempo al asistente virtual. Es más rápido usar una plantilla o editar una plantilla que redactar un mensaje nuevo con cada correo electrónico. Muchos correos electrónicos requieren una respuesta como medio para confirmar la cita o el contenido del correo electrónico. Una respuesta estándar es lo suficientemente buena para este tipo de correo electrónico.

El uso de plantillas de respuesta de correo electrónico regula la respuesta que envía el asistente virtual en su nombre. Por lo tanto, no tiene que verificar las respuestas; ya conoces el contenido.

Las plantillas redactadas permiten una buena comunicación con el cliente. Los correos electrónicos que requieren un proceso de dos pasos, el asistente virtual puede administrarlos en su nombre. Establezca una serie de escenarios si-entonces. Si el correo electrónico contiene este tipo de contenido, responda con esta plantilla y reenvíelo a ese departamento o copie tal y tal. Configurar estos escenarios si-entonces con las acciones requeridas de antemano le da al asistente virtual la libertad de responder correctamente.

Dar comentarios sobre el rendimiento

Cuando haya subcontratado a un asistente virtual de correo electrónico independiente , comience poco a poco con algunos remitentes aprobados y plantillas redactadas. Aumente gradualmente el nivel de trabajo en función del rendimiento del asistente virtual. Brinde retroalimentación regular, especialmente al principio. Ayuda a construir la relación. También ayuda al asistente virtual a aprender cómo prefiere que vaya la gestión de su bandeja de entrada de correo electrónico. Cuantos más comentarios proporcione, mejor sabrá el asistente virtual lo que espera.

Dale al asistente virtual el tiempo suficiente para que se acostumbre a tus métodos. Espere hasta que el asistente virtual esté realizando las tareas a su entera satisfacción. Luego indíquele que redacte sus propias respuestas por correo electrónico. Da tu opinión sobre estos borradores y enséñale al profesional independiente cómo redactar correos electrónicos a tu entera satisfacción. Cuando esté satisfecho con la calidad de los borradores del freelancer, puede permitirle redactar correos electrónicos para nuevos remitentes. Liberará más de su tiempo cuando el asistente virtual de correo electrónico pueda administrar su bandeja de entrada de correo electrónico en su totalidad.

Resúmenes diarios y semanales

Inicialmente, sería necesario un resumen diario. Reserve un tiempo específico para revisar los correos electrónicos y decida cómo se administrará cada uno. Use este tiempo para dictar respuestas a correos electrónicos que requieren su atención personal.

Después de un tiempo, reduzca los resúmenes diarios y los controles a resúmenes de programación semanales. Durante estas sesiones informativas, tómese el tiempo para resolver cualquier problema y responder a las preguntas que pueda tener el asistente virtual. También es un buen momento para ver cómo el asistente virtual gestiona los nuevos remitentes.

Cuanto más trabajen juntos, más responsabilidad asumirá el asistente virtual y menos tendrá que preocuparse por sus correos electrónicos.

Es una buena práctica continuar reuniéndose al menos una vez por semana con el asistente virtual de correo electrónico. Incluso cuando confía plenamente en el asistente virtual, las reuniones semanales pueden evitar posibles problemas que puedan ocurrir.

Permita que el asistente virtual sugiera mejoras. Después de todo, un asistente virtual de correo electrónico es un experto en la gestión de bandejas de entrada de correo electrónico. Se sorprenderá de la rapidez y eficacia con la que organizará carpetas y reglas en su bandeja de entrada de correo electrónico.

Conclusión

Recuerda, has estado manejando tu bandeja de entrada de correo electrónico desde tu cabeza. Para que el asistente virtual de correo electrónico se haga cargo de manera efectiva , se requieren instrucciones claras. Es por eso que crear la lista de correo electrónico inicial es tan esencial. Le ayudará a ayudarla a aclarar qué correos electrónicos pertenecen a qué grupo y cuál debe ser la acción apropiada.

Cree su lista de correo electrónico para guiar al asistente virtual. Agrupe a los remitentes en los siguientes grupos:

  • Eliminar correo electrónico inmediatamente.
  • El asistente virtual responde en su propio nombre, como asistente.
  • El asistente virtual responde en su nombre y utiliza plantillas preaprobadas relevantes.
  • Correos electrónicos que requieren su atención personal e inmediata.
  • Correos electrónicos importantes que requieren una respuesta inmediata que el asistente virtual puede administrar.
  • Correos electrónicos que no deben eliminarse pero que pueden leerse cuando hay tiempo disponible.

Conviértase en cliente hoy de forma gratuita y contrate un asistente virtual de correo electrónico previamente examinado y otros trabajadores independientes para hacer crecer su negocio.

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Retha Groenewald

 

Retha Groenewald es redactora web y autora publicada. Su experiencia versátil le da la libertad de escribir para el mercado B2B y B2C. Su escritura se presenta en Christian Web Copywriter y en Writing That Breathes Life.