Cómo hacer que el trabajo remoto se adapte a su negocio

Quick Links

trabajo remoto

 

Según  MIT Sloan Management Review , los trabajadores remotos ahora representan aproximadamente el 10% de la fuerza laboral de Estados Unidos. El concepto de trabajo remoto es sin duda una gran opción que vale la pena considerar.

El aumento repentino del trabajo remoto se debe a la explosión de los avances tecnológicos y la globalización del teletrabajo. Así como los paisajes digitales y económicos han cambiado, también lo han hecho nuestros lugares de trabajo.

La flexibilidad y la movilidad en el lugar de trabajo se encuentran entre las demandas de muchos trabajadores. La tecnología ahora existe para satisfacer estas demandas razonables.

Dirijo una agencia de marketing en línea en Montreal y dependemos en gran medida de los trabajadores remotos. Desde que implementamos el trabajo remoto, nuestros costos se han reducido y la productividad de los trabajadores ha aumentado.

Sea como fuere, el trabajo remoto ha tenido una buena cantidad de conceptos erróneos y estigmas. Voy a desacreditar esos mitos y luego le mostraré los pasos que debe seguir para que el trabajo remoto se adapte a su negocio.

Mitos desmentidos sobre el trabajo a distancia

La productividad disminuye con el trabajo remoto

Este concepto erróneo se basa en la suposición de que alguien que trabaja de forma remota está más distraído. Por el contrario, un  estudio reciente de Harvard Business Review  encontró que las empresas vieron aumentar su productividad en aproximadamente un 13,5% después de permitir el trabajo remoto.

Los trabajadores remotos están fuera de contacto

El hecho de que los trabajadores remotos no estén en una oficina no significa que puedan tomarse tres horas al mediodía para una cita en un spa sin esperar repercusiones. Una  encuesta realizada por TINYpulse  mostró que un asombroso 52% de los trabajadores remotos informaron haber tenido contacto con sus gerentes al menos una vez al día.

La comunicación sufre

La calidad de la comunicación no tiene por qué sufrir cuando alguien trabaja de forma remota. Es importante que proporcione herramientas para la comunicación y explique claramente sus expectativas a los trabajadores remotos.

Trabajar de forma remota puede comprometer la seguridad de los datos

No se puede negar el hecho de que la tecnología ha avanzado mucho en los últimos veinte años. A muchos les preocupa que la información y los datos transferidos a una empresa desde una estación de trabajo remota se vean comprometidos. Nada mas lejos de la verdad. Los avances en tecnología, además de contar con personal de TI calificado, pueden ayudar a mantener este tipo de problemas al mínimo .

Aumento de costos

Por el contrario, el trabajo remoto en realidad puede ayudar a reducir los costos generales. Esto se debe a que se ahorra el dinero que de otro modo se gastaría en muebles y en alquilar espacios de oficinas altísimos. No se necesitan servicios en la oficina como fotocopiadoras, comida y café. Si tiene menos personas apareciendo en la oficina, necesita menos espacio de oficina.

Me alegro de que hayamos puesto fin a estos mitos. Ahora es el momento de describir los pasos que debe seguir para que un estilo de trabajo remoto se adapte a su negocio.

14 pasos para hacer que el trabajo remoto se adapte a su negocio

Independientemente de su compromiso, es casi imposible crear una solución de trabajo remoto de la noche a la mañana. Hay una serie de factores que deben tenerse en cuenta antes de implementar un programa de trabajo remoto.

Estos son los pasos (sin ningún orden en particular) a seguir para que el trabajo remoto se adapte a su negocio.

1. Reclutar de manera proactiva y responsable

Mires donde mires, cada vez hay más trabajo en línea. Independientemente de si planea o no hacer que toda su empresa sea virtual, es importante comenzar a pensar en las características que definen a un trabajador en línea exitoso.

Como regla general, las características de un trabajador remoto talentoso a menudo se superponen con las de un trabajador interno  del siglo XXI. Incluyen excelentes habilidades para resolver problemas, excelentes habilidades de comunicación, altas habilidades de organización, capacidad de automotivación y autodisciplina.

2. Determinar qué operaciones se pueden realizar de forma remota

Los avances tecnológicos han hecho posible que la mayoría del trabajo se realice de forma remota. Ya sea servicio al cliente, contabilidad, ventas o marketing, es muy fácil configurar procesos para el trabajo remoto.

Para descubrir qué operaciones se pueden manejar de forma remota, debe comenzar experimentando. Una vez que haya resuelto ciertos procesos para que el trabajo remoto sea factible, permita el trabajo remoto una o dos veces por semana. Al implementar el teletrabajo, poco a poco podrás tener una mejor idea del tipo de trabajo que se puede hacer en casa.

3. Proporcionar una asignación

Una opción que nos gusta ofrecer en nuestra empresa es una pequeña asignación para nuestros trabajadores remotos. Un pequeño estipendio para cubrir el costo de su café puede hacer que la experiencia de trabajo remoto sea más placentera. Cuanto más agradable sea para los trabajadores, más fácil será reducir el espacio de su oficina en el futuro.

Para que esto funcione de manera efectiva, debe comunicarse claramente con los trabajadores y hacer que la información sea fácilmente accesible. La información debe incluir lo que cubre el subsidio de trabajo remoto y el monto de la compensación que proporcionará la empresa. Dicho esto, las asignaciones de trabajo remoto siguen siendo un incentivo difícil de descifrar y no son obligatorias.

4. Evaluar puntos de referencia de desempeño

No hace falta decir que un entorno de trabajo remoto es completamente diferente de la configuración de una oficina normal. Como tal, sus revisiones de desempeño deben reflejar las condiciones de trabajo remoto. Un  entorno de trabajo orientado a resultados (ROWE) es una de las formas más efectivas de monitorear el desempeño de los trabajadores remotos. Este fue un método implementado por primera vez por Best Buy en 2005.

ROWE es un método en el que a los trabajadores se les paga en función de los resultados en lugar de la cantidad de horas trabajadas. No funciona para todos los puestos, pero si tiene ciertos puestos en los que los objetivos pueden cumplirse o no cumplirse claramente, es una excelente manera de mantener los objetivos de su empresa alineados con los objetivos de los trabajadores.

5. Acceso a experiencias de aprendizaje y tecnología

Es crucial que los trabajadores remotos que trabajan horas completas cuenten con la tecnología necesaria para realizar sus tareas. Deberá proporcionarle una computadora portátil a un trabajador de la oficina. Aunque la mayoría de los trabajadores remotos tendrán esto, no debe esperar que tengan todos los equipos y software que requiere cada tarea. Es importante que un trabajador tenga el equipo adecuado para trabajar de manera eficiente.

6. Enfócate en metas claras

Es fundamental establecer expectativas individuales de desempeño. Los objetivos claramente establecidos garantizarán que los empleados tengan oportunidades para tener éxito y estén motivados para trabajar. Como tal, establecer expectativas individuales de desempeño es clave.

7. Desarrolle una etiqueta de comunicación

Le sorprendería saber cuántas empresas no comprenden la etiqueta de las comunicaciones. Para que florezca la productividad del trabajo remoto, debe desarrollar una etiqueta de comunicación. Para hacer esto, el desarrollo de protocolos de etiqueta es el camino a seguir.

Ciertos protocolos que puede querer implementar son:

  • identificar qué propósito sirve cada canal de comunicación para varios grupos
  • establecer horas sin notificación para respetar las diferencias en las zonas horarias
  • enviar correos electrónicos que indiquen que no se necesita respuesta

Una vez más, como propietario de la empresa, debe centrarse menos en la tecnología y más en las personas. Confiar en la tecnología tiene su conjunto justo de desafíos. Los cambios constantes en la tecnología también pueden resultar en desafíos de incorporación y curvas de aprendizaje.

Para evitar esto, concéntrese en los trabajadores. Comience por aprender: ¿qué pueden hacer mejor? ¿Qué están haciendo mal? ¿Qué están haciendo bien?

8. Configúralos

Las organizaciones exitosas pasan mucho tiempo asegurándose de que sus gerentes estén listos para liderar a los trabajadores remotos. Esto es especialmente importante cuando los trabajadores no pueden caminar por el pasillo para hacerle una pregunta a un compañero de trabajo. Debería invertir en una configuración adecuada para gerentes y trabajadores. Esto ayudará a garantizar que su transición al trabajo remoto se realice sin problemas y de manera eficiente.

9. Compromiso y comentarios frecuentes de los trabajadores

¿Qué trabajador no quiere retroalimentación? Según una encuesta reciente, el  65 % de los trabajadores dijeron que ansiaban recibir comentarios de sus jefes. El compromiso y la retroalimentación frecuentes se vuelven aún más importantes para los trabajadores remotos. Para mejorar la retroalimentación y el compromiso de los trabajadores, debe hacer lo siguiente:

Repensar los incentivos para los trabajadores.

Los incentivos son parte integral de la composición cultural de una empresa. Es posible que la estructura de incentivos existente no se adapte a las necesidades de todos los trabajadores, especialmente si ha comenzado a implementar un programa de trabajo remoto.

Debe crear un nuevo incentivo para los trabajadores remotos que se extienda más allá de las expectativas de título y salario. Como parte de la nueva estructura de incentivos, podrían buscar ajustes de asignación, experiencias de aprendizaje y solicitudes de tecnología. Por ejemplo, en nuestra empresa, proporcionamos regularmente acceso a nuevos cursos para trabajadores remotos. Esto les permite avanzar en su carrera y desarrollo personal.

Considere invertir en un software de retroalimentación.

No hace falta decir que el software está alterando de manera lenta pero segura la forma en que valoramos el diseño organizacional y los recursos humanos. El software puede ayudar a facilitar el proceso de retroalimentación para los colegas que han dado grandes pasos en iniciativas particulares. Los trabajadores pueden proporcionar información sobre cómo la empresa puede mejorar, mientras que el liderazgo puede conectarse directamente con los trabajadores al brindarles respuestas oportunas.

10. Gamifica el trabajo

Recientemente, la gamificación en el lugar de trabajo ha ganado popularidad. La gamificación se convertirá en el mecanismo esencial que el  40 % de las 1000 organizaciones globales utilizará para mejorar sus operaciones comerciales .  Nuevamente, si se usa correctamente, la gamificación puede brindar soluciones a los problemas con el trabajo remoto .

Dado que el trabajo remoto carece de las interacciones ocasionales que se experimentan en un entorno de oficina, la gamificación ayuda a resolver el problema al hacer que el trabajo sea más divertido y mucho más competitivo. La gamificación ayuda a resolver problemas relacionados con: confianza y productividad, comunicación, cultura y establecimiento de expectativas.

11. Reuniones periódicas

Seamos sinceros.

Trabajar de forma remota puede ser extremadamente solitario.

Para mejorar la moral de los trabajadores, debe tener reuniones regulares de la empresa para lograr la alineación organizacional y, lo que es más importante, para conectarse socialmente.

Fomentar sitios externos más pequeños.

Tener retiros masivos a veces no es suficiente para una colaboración efectiva. Si el presupuesto de su empresa lo permite, organice grupos más pequeños para relajarse y descansar.

Encuentre un lugar único para emocionar e inspirar a la organización.

Están surgiendo muchos lugares donde los propietarios y trabajadores de la empresa pueden reunirse para realizar actividades divertidas de crecimiento personal para fomentar la colaboración. En pocas palabras, no se limite a hacer que todos los trabajadores se reúnan en la sede. Más bien, elija un lugar para que todos se diviertan y disfruten.

12. Establecer sistemas y medir el desempeño

El 64% de las empresas no cuenta con una política formal de teletrabajo,  según CIPHR . El estudio continúa diciendo que solo el 3% utiliza la productividad, el compromiso y el rendimiento como medida para cuantificar el ROI.

No necesita trámites burocráticos ni regulaciones estrictas en la gestión de trabajadores virtuales. Lo que sí necesita es una infraestructura correctamente diseñada que involucre y respalde a su fuerza laboral. En ausencia de un sistema establecido para medir el desempeño, una empresa no sabría si el programa de trabajo remoto es exitoso o no.

«Diferentes personas tienen diferentes formas de realizar las tareas», dijo Rocco Baldassarre, fundador y director ejecutivo de IDollarAd.com y Zebra Advert.

Al idear un sistema de trabajo estandarizado, los trabajadores remotos generalmente tendrán menos preguntas y tendrán una idea de cuánto tiempo deben tomar ciertas tareas. Además, sentirán una mayor necesidad de producir resultados de alta calidad, tal como lo harían en un entorno de oficina convencional.

13. Ofrecer oportunidades de crecimiento a los trabajadores

Según el fundador de Leadership IQ, Mark Murphy, uno de los mayores desafíos que enfrentan los propietarios de empresas en la gestión del trabajo remoto es garantizar que  los trabajadores remotos crezcan continuamente .

Para ilustrar mejor esto, ofrece la siguiente serie de conversaciones de 4 partes:

-Lo que le gustaría a los trabajadores para mejorar su productividad en ese mes. Esto le ayudará a obtener una mejor comprensión de lo que se necesita para llevar las cosas al siguiente nivel.

-Qué están haciendo mejor este mes en relación con el mes anterior. Esto ayuda tanto a su empresa como al trabajador a evaluar qué funciona y qué no.

-¿Qué les gustó hacer el mes anterior? Esto es esencial para usted para determinar qué es lo que realmente motiva a un trabajador.

-Cuál fue su punto más bajo durante el mes anterior. Esto también le permite identificar áreas que probablemente estén agotando la energía y la motivación de sus trabajadores remotos.

La serie de conversaciones de 4 partes lo ayuda a obtener una mejor comprensión de lo que hace funcionar a los trabajadores remotos y lo que no. Además, puede usar  el software  de seguimiento del tiempo para controlar cómo se gasta el tiempo.

14. Implementar un programa de reconocimiento al trabajador

Es fácil que los trabajadores virtuales se sientan excluidos y menospreciados debido a la naturaleza de sus condiciones de trabajo. Todos los trabajadores merecen reconocimiento por el valor que aportan, tanto entre sí como para la organización. Los elogios son más efectivos cuando son públicos, específicos, relevantes y, lo que es más importante, inmediatos.

Siga este esquema para reconocer y promover mejor el reconocimiento de los trabajadores.

-Crear una comunidad de trabajadores. Los trabajadores remotos deben tener la oportunidad de interactuar con sus colegas.

-Reconocer contribuciones destacadas. Asegúrese de ser específico al reconocer los esfuerzos individuales.

-La recompensa debe ser algo relevante con lo que están haciendo. Pregúnteles qué creen que será útil para su trabajo diario en lugar de darles tarjetas de regalo al azar o artículos que pueden no ser valiosos para lo que están haciendo.

-Hacer uso de diferentes canales de comunicación. Además de, digamos, Slack y el correo electrónico, también puede usar llamadas telefónicas, grupos de redes sociales y Skype.

Implementar un programa de trabajo remoto definitivamente tiene sus desafíos. No es algo que funcione sin problemas de la noche a la mañana, pero con una planificación cuidadosa, puede hacer que el trabajo remoto sea extremadamente beneficioso para su organización.

 

Si tiene alguna pregunta sobre cómo hacer que el trabajo remoto se adapte a su negocio, déjela en los comentarios a continuación y estaré encantado de responderla.

 

Alejandro Hassoulas

 

Alexander Hassoulas es cofundador de Upkeep Media. Brindan servicios de marketing en línea a pequeñas y medianas empresas. Si desea comunicarse con él, no dude en agregarlo en LinkedIn .

 

 

Libera tu negocio con FreeeUp