Cómo los propietarios de tiendas de comercio electrónico pueden automatizar negocios con asistentes virtuales

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Automatizar negocios

Fuente: Banco de Contabilidad

Uno de los mayores puntos débiles al escalar su negocio es sentirse cómodo con la delegación. Los primeros pasos para encontrar asistentes virtuales (VA), configurarlos y establecer responsabilidades y una comunicación regular suelen ser los más difíciles.

Pero después de pasar por eso una vez, confíe en nosotros, se vuelve mucho más fácil. Está un paso más cerca de crear un grupo de trabajadores confiables y automatizar su operación.

Contratar un VA es una de las formas más rápidas y asequibles de escalar su negocio de comercio electrónico. Puede crear un grupo distribuido y bien integrado que se desempeñe tan bien como las contrataciones internas y aumente su productividad.

A medida que su empresa comienza a escalar, es vital aprender a subcontratar tareas rutinarias para que pueda concentrarse en iniciativas clave de crecimiento.

La importancia de delegar

Cuando inicia su tienda de comercio electrónico por primera vez, a menudo usa muchos sombreros y está aprendiendo sobre la marcha. Usted construye su tienda, encuentra proveedores y elabora su estrategia de marketing examinando cada decisión.

Y, por suerte, llega un momento en que esas tareas iniciales ya no son tan difíciles; se vuelven rutinarios. Ya no es un desafío hacer una lista de artículos, comunicarse con los fabricantes o tomar imágenes de productos. En cambio, el desafío proviene del gran volumen de todas estas tareas, que pueden hacer que se sienta atascado y abrumado porque no puede invertir suficiente tiempo y energía en asociaciones estratégicas e integraciones de marketing clave.

Ahí es donde entra la automatización con la ayuda de asistentes virtuales calificados y examinados y libera sus manos para que pueda llevar su tienda al siguiente nivel. Pero, ¿por dónde empiezas?

Empiece por ver lo que puede automatizar en un negocio de comercio electrónico.

Qué tareas automatizar

Haga una lista de todas las tareas relacionadas con el funcionamiento de su tienda minorista en línea que se han vuelto mecánicas y repetitivas. Realice algunas ediciones de su lista y estructúrela comenzando con las tareas que consumen la mayor parte de su tiempo.

Para la mayoría de las tiendas de comercio electrónico, la lista de tareas fácilmente subcontratadas se verá así:

  • Cumplimiento de la orden
  • La gestión del inventario
  • Seguimiento de pedidos y compra de etiquetas de envío
  • Solicitudes de servicio al cliente
  • listado de productos
  • Devoluciones y cambios
  • Tomar fotos del producto
  • Página de producto SEO
  • Escritura de publicaciones en blogs
  • Publicaciones en redes sociales
  • Campañas de correo electrónico
  • Gestión de anuncios PPC
  • Gestión del calendario, incluidas reuniones y viajes.
  • tareas personales
  • Mantenimiento del sitio web

Para las tareas que se encuentran en la parte superior de la lista, es posible que necesite un VA de tiempo completo. Mientras desciende, puede salirse con la ayuda a tiempo parcial o incluso ocasional de un trabajador contratado.

Puede desglosar sus tareas aún más para reducir el tiempo necesario para la incorporación y garantizar un rendimiento de calidad. Por ejemplo, puede dividir la creación de la fotografía de su producto en toma de fotografías y procesamiento posterior. Puede tomar las imágenes internamente y luego hacer que un VA las cargue en masa a un servicio como Pixc para eliminar el fondo o corregir el color.

negocio de automatización de pixc

Fuente: Pixc

Ahora que tiene su lista, evalúe sus propias necesidades y agrupe sus tareas en tiempo completo, medio tiempo y ocasionales. De esa manera, podrá relacionarlos mejor con el VA correcto de acuerdo con sus habilidades y el compromiso de tiempo deseado.

Cómo contratar VA de manera eficiente

Comience en una plataforma que se centre en trabajadores remotos con conjuntos de habilidades específicas como Freeeup . Esto le ahorrará mucho tiempo porque está accediendo a un grupo de asistentes virtuales calificados y examinados. Todo lo que tiene que hacer es enviar una descripción de las tareas que desea realizar.

No tomes la descripción a la ligera. Cuanto más tiempo invierta en elaborarlo, mejores serán los candidatos que atraerá. En última instancia, también le ahorrará más tiempo al no tener que examinar las respuestas inadecuadas.

Aquí hay una lista de verificación rápida de en qué enfocarse en su solicitud de trabajador o publicación de detalles de tareas:

  • Texto conciso, atractivo y directo.
  • Frases clave que los AV potenciales podrían estar buscando.
  • Pruebas cortas para descartar malos candidatos. Por ejemplo, incluya una palabra como osito de goma o una ecuación matemática corta como 10-7=? , y pídales que incluyan la respuesta en la primera línea de sus respuestas. Esto le mostrará que han leído su publicación completa y le ahorrará tiempo en la selección.
  • Requisitos de idioma.
  • Horas y volumen de negocio.
  • Plataformas y aplicaciones que utiliza.
  • Tareas específicas que debe realizar.
  • Zona horaria preferida para una mejor comunicación.

En resumen, haga que cada palabra en su publicación cuente para que solo reciba respuestas de los candidatos que mejor se adapten a sus necesidades.

Su próximo paso es hacer una lista corta de sus mejores envíos y programar una entrevista de 10 minutos con cada prospecto a través de Skype o Google Hangouts . Prepare 4-5 preguntas que le informarán sobre su conjunto de habilidades y valores.

Es importante buscar no solo las habilidades, sino también los valores que encajen en la cultura de su empresa.

Preguntas que hacer:

  • ¿Qué tareas les gusta hacer?
  • ¿Qué quieren aprender?
  • ¿Cuáles son sus debilidades y fortalezas?
  • ¿Por qué deberías contratarlos?

Después de la entrevista, asigne al menos a dos candidatos una tarea de prueba para evaluar las habilidades y la puntualidad. Contrate a los que pasen esta prueba para una prueba de dos semanas y comience a incorporarlos. Lo mejor es inscribir a dos VA para un período de prueba porque con los trabajadores remotos, a menudo, incluso los candidatos con buen desempeño pueden abandonar una o dos semanas después de comenzar a trabajar.

Zendesk automatiza el negocio

Fuente: Zendesk

Incorpore, comunique y establezca relaciones

Piense en las tareas que está automatizando y planifique cómo va a comunicar sus instrucciones con anticipación. No anote las instrucciones en un correo electrónico rápido y espere que el VA sepa cómo completar los espacios en blanco. Si cree que es difícil adivinar lo que quiere un jefe en un trabajo regular, piense en lo complicado que puede ser para una persona adivinar quién no tiene el beneficio del lenguaje corporal y la conversación en un enfriador de agua para obtener contexto adicional. Dedique tiempo a crear manuales detallados sobre cómo quiere hacer las cosas si realmente quiere maximizar esta relación.

Por ejemplo, si está contratando un VA para manejar sus devoluciones y cambios, cree una guía paso a paso para el procedimiento con las aplicaciones y los inicios de sesión necesarios para completar la tarea de pies a cabeza.

Su lista de verificación para intercambiar un artículo se verá así:

  • Reciba e intercambie boletos en Zendesk .
  • Envíe un correo electrónico al cliente indicando que se ha recibido el ticket.
  • Compra y envía la etiqueta de devolución a través de Easypost .
  • Notifique al cliente que se ha enviado la etiqueta de devolución.
  • Realice un pedido de un artículo nuevo.
  • Notificar al cliente de la nueva fecha estimada de entrega.
  • Anular pedido anterior.
  • Envíe una solicitud de comentarios después de la entrega.

Si las listas de verificación y los manuales no son suficientes para comunicar sus instrucciones, debe utilizar un medio más atractivo. Una excelente manera de ponerlos al día en aplicaciones y plataformas específicas es con tutoriales en video. Puedes encontrar tutoriales en YouTube o crear uno propio más fácil de lo que piensas.

Por ejemplo, una de las mejores formas es grabar su pantalla mientras explica cómo usar una herramienta específica. Puedes usar herramientas de grabación de pantalla como ScreenFlow o Camtasia .

Para profundizar en habilidades más amplias como SEO o publicación en redes sociales, use recursos en línea gratuitos como estos:

  • Inicio rápido de redes sociales
  • escuela de diseño
  • Universidad PPC de WordStream
  • Guía de SEO para principiantes de Moz

negocio de automatización de flujo de palabras

Fuente: flujo de palabras

No descuide a los asistentes virtuales solo porque no los ve en persona todos los días. Mantenga una comunicación regular con los VA para ayudarlos a convertirse en una parte integral de su empresa. Esta práctica ayuda a mantener a los trabajadores remotos productivos y motivados.

Tu objetivo es crear una relación duradera para que puedas generar confianza y delegar tareas cada vez más importantes y complejas. Así liberarás más tiempo de tu día y podrás invertirlo en proyectos estratégicos de crecimiento.

Cómo estructurar

No piense en los VA como trabajadores a tiempo parcial que son fácilmente reemplazables. Son tan valiosos como sus contrataciones internas, y debe convertirlos en una parte integral de su proceso de trabajo y ayudarlos a crecer. Guíelos, motívelos y guíelos sobre cómo deben desarrollar sus habilidades y déles más responsabilidades si demuestran su valía.

Forme relaciones productivas a largo plazo, y los VA le ahorrarán más tiempo y aportarán más a la mesa a medida que aprenden cómo funciona su negocio de comercio electrónico. Puede promocionarlos de, por ejemplo, escritores a editores y hacer que contraten a escritores de nivel de entrada. De esa manera, está delegando de manera más profunda y construyendo la jerarquía de su empresa.

El mejor editor puede convertirse en el estratega de contenido y marketing que ejecuta todos sus anuncios, correos electrónicos y redes sociales y supervisa a los editores y escritores. Lo mismo ocurre con todos los demás aspectos de su tienda electrónica. Puede crear una red de VA que administren su negocio de forma remota mientras administra su empresa a través de algunos líderes clave.

automatizar negocios

Fuente: Asana

Utilice plataformas y aplicaciones que mejoren el flujo de trabajo

Comunicarse con un grupo remoto de trabajadores mientras crece su eStore es un arte en sí mismo y requiere el uso de las herramientas adecuadas. Aquí hay una breve lista de algunas aplicaciones y plataformas esenciales que pueden ayudarlo a mantenerse en contacto, administrar proyectos y compartir archivos.

Slack : comuníquese y colabore en cualquier cosa.

Asana : crea, asigna y realiza un seguimiento de los proyectos.

Trello : crea listas de tareas interactivas.

YouCanBook.Me : programe reuniones breves.

WhatsApp : mensajes rápidos o llamadas sobre la marcha.

Skype : haz llamadas de voz y videollamadas.

Hangouts de Google : videollamadas a través de su cuenta de Google.

Google Drive : comparta archivos y colabore en documentos.

Dropbox : comparte archivos de cualquier tamaño.

Conclusión

El camino hacia la automatización puede parecer tedioso, pero se desenreda y conduce a excelentes resultados una vez que te comprometes con él. Comience por contratar un asistente virtual , utilice las herramientas adecuadas y ofrezca una incorporación estructurada. Los resultados seguirán.

Si necesita ayuda para configurar sus campañas, regístrese en FreeUp y envíe una solicitud de trabajo independiente para conocer a los candidatos adecuados y realizar la contratación.

Aprenda del proceso y genere confianza con los VA para que pueda delegar cada vez más tareas y escalar sin problemas su operación.

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raquel jacobsRachel Jacobs es directora de contenido y asociaciones en Pixc , un servicio líder de

optimización de productos de comercio electrónico.
Pixc transforma fotos de productos promedio en imágenes profesionales, diseñadas para aumentar las conversiones. Amante de todo lo relacionado con el contenido y el crecimiento, Rachel pasa la mayor parte de su tiempo planificando contenido nuevo, ajustando las estrategias de crecimiento y modificando las campañas de correo electrónico. Aproveche
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