Cómo puede automatizar la contabilidad de Amazon y hacerlo bien

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automatizar la contabilidad de amazon

 

Durante los últimos 20 años, Amazon ha cambiado la cara del comercio minorista en muchos mercados de todo el mundo. Durante este período, la industria de la contabilidad también ha sufrido una gran disrupción.

El software basado en la nube eliminó el requisito de hacer una copia de seguridad manual de las finanzas al final de cada día y abrió una variedad de puertas para mejorar la eficiencia.

Necesita automatizar la contabilidad de Amazon

Los vendedores de Amazon tienen una gama de ventajas a las que los minoristas no habían podido acceder anteriormente. Con más datos disponibles que nunca, uno de los desafíos clave es registrar y procesar la información correcta de la manera correcta para que pueda tener información procesable cuando la necesite.

En este artículo, echamos un vistazo más de cerca a:

  • elementos clave para automatizar su contabilidad de Amazon
  • tecnologías para ayudar a reducir su carga de trabajo
  • beneficios de mantener las cuentas en base devengado
  • por qué debería trabajar con un contador especialista en lugar de un tenedor de libros generalista

Al realizar correctamente su contabilidad de Amazon, puede liberar tiempo para concentrarse en oportunidades más grandes.

La mejor pila de tecnología de contabilidad para vendedores de Amazon FBA

automatizar la pila de tecnología de contabilidad de amazon

El nivel de sofisticación que requiere su pila tecnológica varía según la complejidad y el tamaño de su negocio. Si solo realiza un puñado de ventas cada mes como vendedor individual, entonces los informes gratuitos proporcionados por Seller Central probablemente serán suficientes para mantener un conjunto preciso de cuentas.

Sin embargo, a medida que su negocio comienza a crecer, es importante considerar cómo manejará grandes cantidades de información de manera precisa. Una vez que esté seguro de que su negocio es capaz de proporcionar una fuente sostenible de ingresos, es hora de encontrar la mejor tecnología para implementar en el futuro.

Hay muchas herramientas poderosas y automatizaciones disponibles para los vendedores de Amazon. Algunas de estas herramientas existen para facilitar la contabilidad y el mantenimiento de registros. Aquí están las áreas clave que vale la pena mirar primero:

1. Sistemas de contabilidad en la nube

En comparación con el software de contabilidad de escritorio obsoleto, las operaciones en la nube como Xero y QuickBooks Online brindan un conjunto indispensable de herramientas que le permiten administrar su negocio desde cualquier parte del mundo .

Eliminan la necesidad de copias de seguridad manuales de información crítica y garantizan que sus datos financieros clave se gestionen y almacenen de forma segura. Los sistemas de contabilidad en la nube se integran en una amplia gama de plataformas y mercados para garantizar que registre y recopile la información correcta.

2. Sistema de Reconocimiento de Ingresos

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Al combinar su sistema de contabilidad en la nube con una herramienta de reconocimiento de ingresos como A2X , el proceso de registrar con precisión las transacciones de Amazon es mucho más fácil.

Amazon paga a la mayoría de los vendedores una vez cada quince días. Los comerciantes reciben los ingresos por ventas menos las tarifas, los reembolsos y las devoluciones. Muchos vendedores registran la cantidad de dinero recibida como ingreso; sin embargo, esto conduce a una variedad de problemas a medida que crece el negocio:

  • Los ingresos y gastos totales se registran por un importe inferior al que realmente representan.
  • Si Amazon cambia su estructura de tarifas, o si le cobran tarifas erróneas, es bastante difícil detectar esto sin consultar los informes detallados.
  • Si está vendiendo a través de múltiples canales, es muy difícil hacer comparaciones significativas debido al hecho de que los ingresos y los gastos se registran de manera incorrecta en Amazon.

A2X elimina estos problemas al registrar correctamente todas las transacciones de Amazon en su sistema de contabilidad. ¿Como funciona?

Para cada pago de liquidación, Amazon crea un archivo de liquidación en Seller Central. Este documento contiene un desglose de todas las transacciones que componen el monto total de la liquidación. A2X obtiene esta información, analiza los números y genera un resumen de los ingresos, tarifas y otras transacciones.

Con esta información, A2X luego crea facturas o diarios de cada liquidación y los publica en su sistema de contabilidad en la nube. De esta manera, cuando el pago de liquidación llega a su cuenta bancaria, es muy fácil conciliar el dinero recibido con las ventas y los gastos incurridos.

3. Software de impuestos sobre las ventas

“El impuesto sobre las ventas lo recauda el minorista cuando se alcanza la venta final en la cadena de suministro a través de una venta al consumidor final… Las jurisdicciones fiscales no reciben los ingresos fiscales hasta que se realiza la venta al consumidor final”.

Fuente

Mantenerse al tanto de sus obligaciones de impuestos sobre las ventas puede ser muy complejo, especialmente en los Estados Unidos, donde 46 estados diferentes aplican sus propias leyes sobre cómo se rige el impuesto sobre las ventas. El comercio no solo se grava a nivel estatal, sino que las autoridades locales también cobran impuestos sobre las ventas a tasas variables, según sus requisitos presupuestarios.

Al hacer uso del software automatizado de impuestos sobre las ventas, como TaxJar o Taxify , es posible hacer que el proceso de cálculo, declaración y pago del impuesto sobre las ventas sea muy sencillo.

Aquí hay un breve video que demuestra cómo TaxJar simplifica la contabilidad de Amazon:

4. Software de análisis

“Un sistema de contabilidad es una vista de 50,000 pies. Te ayuda a ver todo tu negocio, toda la tierra y puedes ver algunas pequeñas características aquí y allá. Pero si quiere acercarse y ver una parte muy estrecha de su negocio y tratar de obtener detalles, detalles granulares, entonces ahí es donde entran en juego los análisis”.

Fuente

A menudo chateamos con vendedores que han creado su propia pila tecnológica, con la intención de usar software de contabilidad para realizar análisis (o viceversa). En las primeras etapas de su negocio, puede salirse con la suya utilizando software de contabilidad para análisis, pero a medida que crece, es una buena idea considerar implementar un sistema de análisis adecuado. Al administrar un negocio de Amazon FBA, hay muchas decisiones que deben tomarse regularmente.

Al configurar un sistema de análisis adecuado como Hello Profit , es posible incorporar datos en su toma de decisiones como nunca antes. Si bien el análisis no es lo mismo que la contabilidad, al comprender las diferencias clave, puede concentrarse en usar las herramientas adecuadas para las tareas en las que se desempeñan mejor.

Consejos adicionales para automatizar la contabilidad de Amazon

1. Codificación de efectivo frente a contabilidad de acumulación

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“La diferencia entre la contabilidad de caja y la de acumulación radica en el momento en que se registran las ventas y las compras en sus cuentas. La contabilidad de caja reconoce ingresos y gastos solo cuando el dinero cambia de manos, pero la contabilidad de acumulación reconoce los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se facturan.

Fuente

Los vendedores a menudo registran sus transacciones en función de cuándo el dinero cambia de manos. Esto significa registrar los ingresos cuando se reciben los pagos de liquidación y los gastos cuando se pagan a los proveedores u otros intermediarios. Esto se conoce como contabilidad de caja, es la forma más sencilla de contabilizar las transacciones en su negocio de Amazon FBA.

Sin embargo, como mencionamos anteriormente, registrar los pagos de liquidación como ingresos netos genera problemas con la precisión y la comparabilidad de la información de ventas entre diferentes canales (los ingresos y los gastos se registran incorrectamente).

Las liquidaciones a menudo incluyen transacciones de dos meses diferentes, que se agrupan en la misma entrada bajo el método de efectivo. Al utilizar el enfoque de acumulación para la contabilidad (con software de reconocimiento de ingresos como A2X), es posible obtener una comprensión mucho más precisa de sus finanzas que es comparable a través de diferentes canales de ventas y períodos de tiempo.

2. Trabaja con un Contador Especialista

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“Una vez que haya decidido buscar apoyo con su contabilidad, el siguiente paso es elegir a la persona adecuada. Desafortunadamente, no es tan simple como buscar contadores locales en Google. Muchos contadores tradicionales no tienen mucho conocimiento sobre las complejidades del comercio electrónico, y mucho menos sobre las especificaciones de las ventas en el mercado de Amazon, y es posible que no estén actualizados con el último software de contabilidad en línea».

Fuente

Si bien los fundamentos de la contabilidad son prácticamente los mismos para todas las industrias, hay una variedad de razones por las que es una buena idea considerar contratar a un contador especializado:

  • Los contadores a menudo analizan las métricas clave de su negocio para brindar asesoramiento y orientación. Lo que podría parecer una buena cifra en una industria podría ser una mala noticia para otra empresa. Por ejemplo, las tarifas de almacenamiento de FBA son mucho más caras que los servicios de almacenamiento por contrato típicos, pero los beneficios de usar FBA (que un contador general podría no saber) casi siempre superan el costo adicional.
  • Los contadores especialistas tienen un conocimiento íntimo de las leyes fiscales y las estructuras legales óptimas para su tipo de negocio. Pueden brindarle consejos que se adapten mejor a su situación específica y están actualizados con los últimos cambios en la regulación.
  • Los contadores especialistas en comercio electrónico tienden a tener la mejor comprensión de qué aplicaciones y automatizaciones son las más adecuadas para su negocio, con conocimiento sobre cómo operarlas de manera efectiva. A medida que pasa el tiempo, esto reduce la cantidad de trabajo necesario para realizar sus cuentas y aumenta la precisión de la información registrada.
  • Al trabajar con especialistas que entienden las leyes fiscales relevantes y la tecnología disponible, hay mucho menos riesgo de ser sancionado por el incumplimiento de las leyes pertinentes.

3. Contratar trabajadores independientes

Puede encontrar muchos trabajadores independientes que se especializan en la contabilidad de Amazon. Contratar a un contador independiente es más beneficioso para su negocio porque reduce sus costos y le permite contratar al mejor talento disponible. También puede contratar a otros trabajadores independientes calificados y con experiencia para trabajar junto con el especialista.

En términos de costo, los trabajadores independientes son más viables para las pequeñas empresas. Contratar personal a tiempo completo es una gran responsabilidad. Al contratar trabajadores independientes, solo les paga por el trabajo realmente realizado. Usted los llama cuando necesita sus servicios, sin ataduras.

En términos de talento, contratar freelancers te abre a un grupo global de talentos. No está limitado a lo que está disponible en su área local, por lo que puede encontrar más fácilmente una estrella de la contabilidad que se adapte a su cultura empresarial y no le haga un agujero en el bolsillo;

Solo asegúrese de contratar en un mercado confiable como FreeeUp para que pueda evitar los errores comunes de contratación y asegúrese de contratar personas que tengan experiencia con Amazon . FreeUp hace que el proceso de escalar su negocio de Amazon sea mucho más eficiente.

Pensamientos finales

El mundo de la contabilidad está cambiando rápidamente. Con innovaciones disruptivas y complementos interesantes que crecen en prominencia, el mercado tiende hacia contadores de nicho que están altamente capacitados en verticales estrechos. Al acercarse a un mercado cautivo en lugar de tratar de ser todo para todos, es posible que los contadores brinden mucho más valor a los clientes y, como resultado, hagan crecer un negocio altamente eficiente.