Consejos de contabilidad para trabajadores autónomos en la Gig Economy

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Como trabajador independiente, usted usa muchos sombreros, lo quiera o no. Y uno de los roles más desafiantes que puede enfrentar es manejar toda su contabilidad como contratista independiente .

Muchos trabajadores autónomos ven su trabajo como una forma de arte y luchan con tareas más comunes, como la facturación, el pago de impuestos, la firma de contratos y la gestión de los gastos comerciales. Pero es importante dejar de lado periódicamente el lado artístico o creativo y asumir su papel como empresario y tenedor de libros para asegurarse de que las finanzas de su empresa estén en orden.

Afortunadamente, hay una variedad de herramientas y consejos disponibles para ayudarlo con las partes más mundanas de ser un trabajador independiente, para que pueda dedicar menos tiempo a equilibrar los libros y más tiempo trabajando en su oficio.

Estos son algunos de los aspectos más importantes de la contabilidad de un trabajador independiente y cómo puede prepararse para el éxito.

Contabilizar a los autónomos significa separar las finanzas personales de las empresariales.

Establecer correctamente su negocio de trabajo independiente

Cuando comienza por primera vez como autónomo, trabajar como propietario único está perfectamente bien. Pero a medida que crece su negocio de trabajo independiente, debe considerar separar sus gastos y activos personales de los relacionados con el negocio.

Separar sus activos personales y comerciales puede ofrecerle cierta protección si lo demandan como trabajador independiente. Por ejemplo, a veces se requiere que un escritor firme un contrato de confidencialidad o de no competencia. El escritor puede ser demandado por violar las reglas del contrato, intencionalmente o no.

Si sus gastos y activos se entremezclan, usted (y no su empresa) será responsable. Establecer su edificio independiente como una corporación de responsabilidad limitada (LLC) o una corporación S podría brindarle algunas protecciones.

Una vez que establezca su negocio independiente como una entidad propia, deberá presentar y pagar impuestos personales y de la empresa. Puede que sea un trabajo extra y más caro, pero si tu negocio freelance está creciendo, tener presencia profesional es fundamental. Algunos pasos que puede tomar para separar su negocio de su vida personal:

  • Solicite un número de identificación de empleador (EIN) con el IRS para usar en lugar de su número de Seguro Social
  • Abrir una cuenta bancaria comercial
  • Crear una cuenta comercial de PayPal
  • Solicitar una tarjeta de crédito corporativa o comercial

Las tarjetas de crédito comerciales y las cuentas bancarias utilizarán su puntaje de crédito personal hasta que establezca suficiente crédito comercial, así que asegúrese de que su historial crediticio sea lo suficientemente bueno para calificar. Y una vez que se le apruebe una tarjeta de crédito, recuerde gastar y pagar de manera responsable: cualquier pago atrasado o morosidad afectará negativamente su puntaje de crédito personal.

contabilizar a los autónomos significa establecer un flujo de trabajo

Configuración de un flujo de trabajo para asignaciones

Hacer un seguimiento de su trabajo es esencial. Algunos autónomos tienen más de un concierto y necesitan una forma de realizar un seguimiento de todos los ajetreos secundarios. Y a medida que su negocio independiente crece más allá de un par de clientes, tener un sistema organizado lo ayudará a reducir cualquier error, como no cumplir con una fecha límite u olvidarse de facturar a un cliente por el trabajo que ha invertido. Querrás crear un sistema de flujo de trabajo por una variedad de razones:

  • Revise su próximo día o semana laboral
  • Tenga una visión general de sus plazos
  • Haz un seguimiento de las horas que dedicas a un proyecto
  • Asigne tareas a su equipo de soporte y realice un seguimiento de su progreso
  • Tener una buena idea sobre su próxima disponibilidad

Hay muchas buenas herramientas de flujo de trabajo que puede usar para administrar su trabajo. Algunos de ellos funcionan como tableros digitales donde puedes colocar tarjetas en las columnas que creas. Puede mover tarjetas de una columna a otra a medida que completa las tareas para que pueda ver su progreso rápidamente. Puede usar estos tableros para sus calendarios de contenido y sus listas para realizar un seguimiento de la finalización de tareas. Otros proporcionan hojas de cálculo y espacios de trabajo personalizados para el seguimiento de contactos.

automatización de la facturación

Automatización del proceso de facturación

La facturación puntual es esencial si desea que le paguen. El proceso puede ser tedioso, pero puede elegir una aplicación para automatizar el proceso de facturación. Una aplicación no solo le ahorrará tiempo en la facturación, sino que la salida se verá profesional. Considere una aplicación de facturación gratuita para manejar la mayor parte del proceso en su nombre.

Podrá personalizar su factura editando los colores, agregando un logotipo y cambiando la redacción de la factura. Cualquier aplicación acepta pagos con tarjeta de crédito directamente desde la factura para alentar a los clientes a pagar en el momento.

Para asegurarse de que le paguen rápidamente, considere proporcionar más de una opción de pago, como pago con tarjeta de crédito, transferencia electrónica (EFT) y Paypal. Si está utilizando una aplicación de facturación, asegúrese de habilitar los recordatorios de pago para usted y el cliente, de modo que esté al tanto de cualquier retraso en el cobro y pueda abordarlo con el cliente de inmediato.

Una vez que domine el software o la aplicación de facturación, considere ampliar el uso de todas las funciones de contabilidad adicionales para una experiencia de contabilidad totalmente integrada. Es posible que deba pagar una tarifa para desbloquear todas las funciones, pero tendrá acceso al seguimiento del tiempo, la gestión de gastos, la conciliación bancaria y de tarjetas de crédito, y más. Lo que es más importante, el software de contabilidad y facturación viene con encriptación y otras medidas de seguridad para proteger su información financiera más confidencial.

La pequeña inversión puede valer la pena: ahorrará tiempo al manejar las necesidades de su negocio independiente en un solo lugar y reducirá las posibilidades de errores en la declaración de impuestos.

Contabilidad para autónomos significa pagar facturas y realizar un seguimiento de los gastos.

Pago de facturas y seguimiento de gastos

Dependiendo del tamaño de su negocio independiente, es posible que tenga solo un pequeño puñado de facturas, o muchas. Si tiene buenos hábitos financieros y paga sus facturas a tiempo con regularidad, considere pagar la mayoría de sus gastos con la tarjeta de crédito de su empresa.

Pagar sus gastos con una tarjeta de empresa puede ayudarlo cuando llegue el momento de pagar impuestos, ya que la mayoría de las tarjetas de negocios enviarán un informe anual detallado de gastos para que pueda revisar rápidamente los gastos anuales de su empresa por categoría en un solo lugar. El informe anual de gastos puede ahorrarle horas de tener que clasificar y contar los recibos para declarar sus impuestos.

Además, si su tarjeta comercial es una tarjeta de crédito de recompensas, puede ganar puntos de bonificación por todos sus gastos, que se pueden usar para viajes gratis o para canjear por efectivo. La clave para administrar sus facturas con una tarjeta de crédito de la empresa es pagar siempre el saldo de su tarjeta en su totalidad y a tiempo. De lo contrario, los cargos financieros y los cargos por pago atrasado compensarán cualquier recompensa que pueda obtener de sus gastos.

Si no es factible pagar los gastos de su negocio con una tarjeta de crédito, la forma más fácil de pagar sus facturas es configurar pagos automáticos para sus facturas recurrentes y programar el resto electrónicamente, para que pueda tener un registro de sus pagos. Además, si usa un software de contabilidad, las transacciones electrónicas se transferirán automáticamente al libro mayor de su software para facilitar el seguimiento.

contabilizar a los autónomos significa hacer un seguimiento de sus ingresos

Seguimiento de sus ingresos

Un autónomo con varios clientes puede recibir el pago de diferentes formas. Independientemente de cómo le paguen, deberá realizar un seguimiento de sus pagos para la temporada de impuestos.

Las empresas deben enviarle un 1099 que indique cuánto le pagaron por el año. Pero si ganó menos de $400, no tienen que enviarle uno. Esto no significa que puede omitir la declaración de ingresos si no recibe un 1099. Aún debe informar la cantidad que ganó, incluso si no recibió un 1099. Es mejor prevenir que curar, si no lo hace con precisión. informe sus ganancias cuando presente la declaración, es posible que tenga que lidiar con una auditoría desagradable por parte del IRS en el futuro para explicar por qué.

Para realizar un seguimiento de los pagos de sus clientes, simplemente puede enumerar todos sus pagos en una hoja a medida que ingresan. O, si tiene un software de facturación, realizará un seguimiento de sus pagos. Todo lo que tendrá que hacer es generar un informe cuando esté listo.

declarar sus impuestos sobre la renta

Presentación de sus impuestos

Los impuestos independientes son una parte desalentadora del proceso contable. Los trabajadores autónomos son responsables de pagar sus propios impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, que actualmente es del 15,3 % , para cubrir sus beneficios del Seguro Social y Medicare. Además, sigue siendo responsable del impuesto sobre la renta. Para evitar el impacto de cuánto debe cuando presenta sus impuestos como autónomo, acostúmbrese a reservar el 25 % de cada factura pagada para cubrir su obligación tributaria sobre la renta.

Dependiendo de cuánto pagó en impuestos en años anteriores, es posible que deba pagar sus impuestos por adelantado trimestralmente. Según el IRS , deberá pagar impuestos estimados si debe $1,000 o más el 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de enero. Por ejemplo, si pagó $1,600 en impuestos el año pasado y espera que su negocio continúa al mismo ritmo, debe prepagar la cantidad estimada de $400 en junio, septiembre, enero y abril. La buena noticia es que, para cuando presente su declaración de impuestos en abril, ya habrá pagado la mayor parte de su factura de impuestos.

Es posible que desee invertir en un software de declaración de impuestos para ayudarlo con la compleja tarea de pagar por adelantado y presentar sus impuestos. La presentación incorrecta o el olvido de presentar sus impuestos a tiempo puede costarle caro. La edición para autónomos de TurboTax actualmente cuesta $120, pero el software elimina las conjeturas de muchos de los aspectos más complicados.

Contabilidad simplificada para autónomos

Hay muchos aspectos de la contabilidad cuando trabajas por cuenta propia. Utilice software y aplicaciones para ayudarlo a automatizar el proceso. El software o las aplicaciones pueden ayudarlo con partes del proceso de contabilidad con las que quizás no tenga experiencia, además de ayudarlo a reducir los errores al ingresar manualmente horas de datos. Cuanto más automatizado esté su sistema de contabilidad, más tiempo ahorrará para concentrarse en su tarea.

¿Todavía tienes preguntas sobre cómo manejar los impuestos y otras cosas con respecto a tus ingresos como autónomo? Es posible que desee considerar contratar a un contador para asegurarse de que todas sus finanzas estén documentadas correctamente.