Consejos importantes para escribir correos electrónicos comerciales

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Escribir correos electrónicos comerciales es una habilidad que cualquiera puede aprender, y debería hacerlo.

Los correos electrónicos son herramientas muy esenciales para la comunicación formal, pero la mayoría de las personas no saben cómo utilizarlos por completo. Muchas personas escriben correos electrónicos a posibles socios comerciales o reclutadores, pero no reciben respuesta de ellos. Se puede suponer que la falta de respuesta puede deberse a un mal momento o falta de experiencia. En realidad, la forma en que escribe correos electrónicos comerciales juega un papel fundamental para determinar el tipo de respuesta que recibe.

La redacción de correos electrónicos puede parecer una tarea normal, pero se deben seguir algunos protocolos para que el correo electrónico sea más efectivo. La redacción eficaz de correos electrónicos es importante ya que le da al receptor la primera impresión del remitente. Como escribir correos electrónicos comerciales es una parte inevitable de la vida, las personas deben aprender las reglas básicas de etiqueta de los correos electrónicos comerciales para recibir la respuesta que desean.

Desde escritores que se dedican a la escritura independiente hasta contratistas que buscan oportunidades de trabajo y un ejecutivo de la empresa que se comunica con otro ejecutivo de la empresa, escribir correos electrónicos comerciales es el núcleo de la comunicación comercial. La artesanía de cada correo electrónico comercial nunca debe tomarse a la ligera.

Los siguientes son consejos importantes que todo profesional debe seguir al escribir correos electrónicos comerciales.

Escribir correos electrónicos comerciales

escribiendo correos electrónicos de negocios

Para escribir un buen correo electrónico de negocios, primero hay que entender las características básicas de un correo electrónico. Tanto los correos electrónicos formales como los informales siguen la misma estructura: línea de asunto, saludos, cuerpo y cierre. Sin embargo, se deben observar varios estándares al escribir correos electrónicos comerciales.

Asunto

La línea de asunto es una de las partes más esenciales del correo electrónico, ya que determina si el destinatario abrirá el correo electrónico o no. Una gran línea de asunto alienta al receptor a abrir el correo electrónico, ya que aquellos sin líneas de asunto se consideran spam y pueden eliminarse sin leerse. Además, la línea de asunto debe resumir el contenido principal del correo electrónico.

Los escritores profesionales deben tomarse el tiempo para crear la línea de asunto perfecta. Si el receptor no abre el correo electrónico, el contenido del cuerpo no importará. Además, la línea de asunto debe contener palabras clave que se puedan buscar con facilidad en caso de que el destinatario quiera volver a leer el correo electrónico más tarde. El asunto, al igual que el titular de un periódico, capta la atención del lector. Además, según la línea de asunto utilizada en un correo electrónico, el receptor puede decidir si leerlo o no.

Saludo

saludo

Al igual que los correos electrónicos informales, los correos electrónicos comerciales comienzan con un saludo. Sin embargo, los saludos en los correos electrónicos comerciales deben ser un saludo formal. El escritor debe obtener el género del receptor correctamente mientras escribe el saludo. Dirigirse incorrectamente al receptor representa un descuido que puede afectar la probabilidad del remitente de recibir comentarios positivos. Aunque los saludos son esenciales, se pueden evitar al comunicarse en una cadena de correo electrónico con socios comerciales. Evitar los saludos en este caso indica una relación profesional más saludable.

Cuerpo

El cuerpo del correo electrónico contiene la parte más esencial, que es el mensaje que se transmite. Para lograr el propósito de enviar el correo electrónico, el cuerpo debe ser breve y directo al punto. Se recomienda a los redactores de correos electrónicos que sean concisos, ya que el receptor puede estar demasiado ocupado para leer un correo electrónico mal escrito y, por lo tanto, perder información esencial.

Además, los profesionales deben dividir su cuerpo en párrafos para que sea más fácil de comprender. Después de escribir de manera concisa el cuerpo del correo electrónico, el escritor debe terminar con una aprobación amistosa. El escritor debe centrarse en seleccionar un cierre basado en la relación entre el remitente y el receptor. Al elegir el cierre perfecto, el escritor del correo electrónico debe asegurarse de que sea lo más profesional posible.

Llamada a la acción

llamada a la acción

Incluido en el correo electrónico comercial debe haber un claro llamado a la acción. Pregunte claramente la acción que le gustaría que tome el lector. El correo electrónico no debe hacer que el lector adivine y asuma qué es lo que quiere o por qué ha enviado el correo electrónico. Preguntar directamente lo que quiere o espera no deja lugar a la ambigüedad, a menos que el correo electrónico esté destinado a transmitir información. En este caso, puede ser apropiado etiquetar el correo electrónico como «FYI» (Para su información) en la primera oración o en el asunto.

Otros elementos

Un correo electrónico comercial debe estar impregnado de profesionalismo, representando a alguien que es serio en lo que está tratando de comunicar. Esto generalmente se logra con el uso de palabras apropiadas y respetuosas, y la evitación absoluta de palabras de jerga y abreviaturas. Debe haber una gramática adecuada y una excelente construcción de oraciones, evitando oraciones demasiado largas.

El correo electrónico comercial suele ser corto, conciso, directo y directo. Debe tener una gran comprensión de lo que está tratando de comunicar al destinatario.

Una cosa a tener siempre en cuenta es que las primeras impresiones son muy importantes. Por lo general, no hay una segunda oportunidad cuando el destinatario del correo electrónico comercial lo descarta porque no es profesional, es tedioso o está mal escrito.

Es muy importante revisar un correo electrónico antes de enviarlo. Esto implica tomarse un momento para revisar el correo electrónico y corregir cualquier error ortográfico, gramatical o de puntuación que, de lo contrario, mostraría una falta de seriedad y justificaría una rápida desestimación por parte del lector.

Etiqueta de correo electrónico comercial

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Además de comprender las características básicas de un correo electrónico, un profesional debe observar la etiqueta adecuada para crear una relación con el receptor.

Primero, el escritor debe asegurarse de mantener el estilo formal del correo electrónico. Los correos electrónicos son bastante diferentes de los mensajes de texto. Por lo tanto, el escritor debe abstenerse de usar emoticones y lenguaje informal, especialmente cuando se comunica con alguien con quien no ha creado una relación.

Además, se alienta a los escritores a ser educados y abrir el correo electrónico con una declaración breve y considerada. Los escritores que comienzan sus correos electrónicos con tales declaraciones crean fácilmente una relación con el receptor. Un buen correo electrónico de negocios también debe terminar con una declaración cortés, como «gracias». Los correos electrónicos no proporcionan el mismo efecto que las comunicaciones cara a cara. Por lo tanto, el escritor debe asegurarse de mantener un tono que muestre cortesía y respeto para evitar ser malinterpretado por el receptor.

Evite errores frecuentes al escribir correos electrónicos comerciales

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Hay varios errores que las personas cometen regularmente al escribir correos electrónicos comerciales.

Uno de los errores más comunes es la repetición. La repetición regular de algunos términos demasiado seguidos puede hacer que el lector pierda la concentración. Para evitar esta situación, los escritores deben usar sinónimos en lugar de repetir términos con frecuencia.

Otro error común es el uso excesivo de signos de exclamación, especialmente al comunicarse con nuevos colegas. El escritor debe limitar su uso a dos por correo electrónico.

Otro error común es la omisión de las comas Oxford esenciales. La coma de Oxford suele ser la última en una lista de elementos. Aunque las personas tienen diferentes opiniones sobre el uso de esta coma, su omisión puede dar lugar a malas interpretaciones. Aunque se aconseja a los redactores de correos electrónicos que observen el lenguaje formal, ser demasiado formal o casual puede distorsionar el mensaje.

Similar al uso excesivo del lenguaje formal, no se recomienda ser demasiado informal. Los escritores deben concentrarse en lograr un equilibrio entre informal y formal al considerar el tipo de relación que tienen con el destinatario.

 

pablo bates

Esta publicación fue aportada por Paul Bates, editor de Data Researchers Network y las empresas educativas emergentes de  Research Aid . También ayudó a desarrollar e implementar una estrategia de contenido para SolidEssay y ConfidentWriters . Durante su tiempo libre, colabora con Medium, HuffPost y otros medios.