Contrate un asistente virtual de servicio al cliente para manejar a sus clientes

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Si usted es propietario de un negocio que tiene un negocio de comercio electrónico exitoso y aún no ha contratado a un asistente virtual de servicio al cliente, es probable que pase gran parte de su tiempo lidiando con problemas de servicio al cliente.

Cuando su empresa recibe 50 o más pedidos por día, es probable que también reciba el doble de consultas, ¿correcto? Estas consultas pueden incluir preguntas sobre productos, inquietudes sobre pedidos o comentarios sobre una variedad de temas.

Cuando pasa la mayor parte de su tiempo lidiando con el servicio al cliente, no puede hacer su mejor esfuerzo para hacer crecer su negocio o disfrutar del estilo de vida que esperaba. Si esto suena como usted, contratar a un asistente virtual de servicio al cliente puede ser su boleto hacia la libertad, la felicidad y la expansión de su negocio.

¿Deberías contratar un asistente virtual de atención al cliente?

Todos los dueños de negocios inteligentes saben que el servicio al cliente es la clave del éxito empresarial. Debe mantener contentos a sus clientes porque los clientes felices tienden a volver por más.

Los clientes satisfechos también recomiendan gustosamente a nuevos clientes que pagan, quienes luego continuarán comprándolo y refiriéndolo. Su alcance continúa creciendo y expandiéndose mientras sus clientes estén satisfechos. Los clientes insatisfechos, por otro lado, pueden destruir el potencial de su negocio y causar estragos en sus resultados. Los clientes insatisfechos pueden convertir potencialmente un negocio rentable en un fracaso.

Pero mantener contentos a sus clientes lleva tiempo, y los dueños de negocios a menudo se quedan sin ese preciado recurso. Hay tantos aspectos diferentes de administrar un negocio, y una vez que su negocio alcanza un cierto nivel, no puede hacerlo solo. En lugar de dejar que el servicio al cliente se quede en el camino, lo mejor que puede hacer es contratar a un asistente virtual de servicio al cliente para que asuma la responsabilidad.

Al contratar un asistente virtual de atención al cliente , les está haciendo un gran favor a usted y a sus clientes. No solo liberará su carga, sino que también reforzará las capacidades de servicio al cliente de su negocio subcontratándolo a personas experimentadas y capacitadas.

También necesitará a alguien que lo represente cuando no esté presente, especialmente si realiza una operación las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Es un ganar-ganar definitivo, no importa cómo lo mires.

¿Qué tareas debería subcontratar a un asistente virtual de atención al cliente?

Mantener contentos a los clientes (potenciales, pasados ​​y presentes) puede llevar mucho tiempo debido a las responsabilidades involucradas. Desde responder llamadas telefónicas hasta comentar en las redes sociales, puede volverse loco si tiene otras tareas en su agenda.

Para que estas tareas se realicen al más alto nivel, necesitará a alguien con las habilidades y la experiencia para manejar las inquietudes de los clientes. Necesitará a alguien dedicado para el puesto, alguien cuyo enfoque sea únicamente brindar a sus clientes la ayuda que están buscando.

La mejor manera de determinar qué tareas subcontratar es comenzar con aquellas que se consideren necesarias para brindar asistencia a los clientes. Responder llamadas telefónicas y responder chats y correos electrónicos son algunos de los mejores ejemplos.

También pueden ayudar en el cumplimiento y seguimiento de pedidos, procesamiento de reembolsos y manejo de escalamiento, por nombrar algunos. Si un cliente necesita asistencia para aprender y comprender uno de los procesos de su negocio, el asistente virtual de servicio al cliente es la mejor persona para el proyecto.

Estos son solo algunos de los conceptos básicos, por supuesto. Al final, todavía depende completamente de usted qué tareas quiere que cubran. Lo importante es tener siempre en cuenta que un representante de servicio al cliente es la extensión de la voz del propietario de un negocio. Es una de las razones por las que los contrataste en primer lugar.

Responder preguntas y guiar el proceso

Los clientes potenciales a menudo tienen preguntas de preventa antes de comprometerse con la compra. Estas preguntas pueden ser sobre el producto en sí o el proceso involucrado en la realización de la compra.

Independientemente de su naturaleza, la mayoría de los clientes no esperarán mucho por una respuesta antes de pasar a la siguiente empresa que venda algo similar. Un asistente virtual de servicio al cliente puede garantizar que no pierda ventas potenciales solo porque los clientes no obtienen sus respuestas lo suficientemente rápido.

Más que el cambio, la calidad del soporte y la asistencia también marca una gran diferencia. Cuando tiene un representante de servicio al cliente con experiencia que sabe cómo comunicarse adecuadamente con los clientes de cualquier tipo, definitivamente está en buenas manos.

A los clientes les encanta que los hagan sentir importantes. Las personas siempre preferirían tratar con alguien que sepa de lo que están hablando y las trate con respeto.

Seguimiento

Los clientes quieren saber dónde están sus productos y quieren saberlo ahora. ¡Todos hemos estado allí! Aquí es donde realmente puede establecer un estándar de excelente servicio al cliente en su negocio y destacarse de su competencia.

Al contratar un asistente virtual de servicio al cliente, puede tener a alguien que pueda rastrear los pedidos tan pronto como sus clientes soliciten la información. Si bien esto puede parecer fácil y directo, no puede decir lo mismo cuando tiene un cliente impaciente que lo presiona en la otra línea.

Lo que separa a un buen asistente virtual de servicio al cliente de uno promedio es que el primero no se quiebra fácilmente bajo presión.

Tratar con devoluciones y reembolsos

A nadie le gusta lidiar con devoluciones y reembolsos. Cuando ya ha perdido negocios, es posible que no vea de inmediato la necesidad de un excelente servicio al cliente en esta área. Sin embargo, tratar las devoluciones y los reembolsos de manera rápida y profesional es extremadamente importante.

Su cliente ya está descontento o insatisfecho con su producto. Lo último que quieres hacer es desilusionarlos aún más. La mayoría de las personas que devuelven artículos estarán satisfechas con un proceso y un reembolso rápidos y fáciles, incluso cuando inicialmente no estaban satisfechos con la compra.

Mantenerlos felices evita una situación en la que sienten la necesidad de difundir comentarios negativos o dejar malas críticas en línea. Además, siempre debe tratar de comprender por qué sus clientes solicitaron un reembolso para mejorar su producto y mantener las devoluciones al mínimo.

Esto no solo ayuda a los resultados de su negocio, sino que hacer que se escuchen las voces de sus clientes deja una impresión duradera. Incluso después de devolver su producto, es posible que vuelvan a comprarlo en el futuro.

Comunicación

La comunicación, en general (correo electrónico, chat, teléfono, etc.), lleva mucho tiempo. Cuanto más crece su negocio, más correos electrónicos, chats y llamadas telefónicas llegan cada día. Cuanto más rápido sea el tiempo de respuesta y más genuina sea la respuesta, más felices estarán sus clientes.

Un asistente virtual de servicio al cliente puede ser un papel clave para mantener la comunicación y mantener contentos a sus clientes mientras libera tiempo en su día para enfocarse en hacer crecer su negocio.

Comentarios para la mejora continua

Todo propietario de una empresa siempre debe buscar la mejora continua en sus operaciones comerciales. La mejor manera de saber qué mejorar es simplemente preguntar.

Una parte esencial del servicio al cliente es pedir retroalimentación. Si bien puede llevar mucho tiempo para el propietario de un negocio, puede ser una de las mejores tareas para subcontratar a un asistente virtual de servicio al cliente.

Un asistente virtual podrá encuestar o hablar con los clientes. Pueden averiguar qué salió bien y qué no. Qué procesos eran sencillos y cuáles confusos. También podrían determinar si los clientes los encontraron fáciles de usar.

¿Cuánto estás dispuesto a gastar?

Es importante saber el presupuesto que está dispuesto a asignar para la subcontratación antes de comenzar. Aunque es relativamente más barato que pagarle a alguien a tiempo completo, es mejor tener una idea clara de cómo se paga a los trabajadores independientes y cuántas horas necesita. .

A la mayoría de los autónomos se les paga por hora, mientras que algunos tienen tarifas fijas. Esta es la razón por la cual es esencial tener una estimación aproximada de la cantidad de horas que necesitará. Esto le permitirá administrar su presupuesto de manera más eficiente. Una vez que haya determinado la cantidad de horas que necesita, debe estar listo para contratar a la persona que está buscando.

Contratación de un asistente virtual de atención al cliente

Si está convencido de que contratar a un asistente virtual de atención al cliente es el movimiento correcto, la siguiente pregunta que probablemente tenga es ¿cómo y por dónde empezar?

La buena noticia es que hay varios mercados independientes en línea a los que puede ir. Cada uno de estos mercados tiene grupos de talentos profundos que puede explorar. Esto le permite encontrar el mejor asistente de servicio al cliente que se adapte a sus necesidades a la perfección.

FreeUp es uno de estos mercados que hace que la contratación de un asistente virtual sea más fácil y rápida. Lo que hace que trabajar con FreeUp sea ideal es el hecho de que solo albergan al 1 % de los mejores freelancers de la actualidad y que todos ellos son examinados previamente.

Lo que esto significa es que no tiene que estar muy involucrado en el proceso de contratación. FreeUp ya lo ha hecho por ti. Todo lo que tiene que hacer es enviar sus requisitos y FreeUp le presentará un profesional independiente que coincida con ellos dentro de 1 día hábil.

Luego puede realizar una entrevista de 15 a 20 minutos, solo para ver si encaja perfectamente. Puedes solicitar fácilmente otro freelancer si el primero no es el que estás buscando. Una vez que hayas encontrado al freelancer de tu elección, podrás estar trabajando con él o ella dentro de las próximas 24 horas.

Si usted es dueño de un negocio que tiene un horario exigente, contratar a través de FreeUp es definitivamente una excelente opción.

Incorpore el asistente virtual de atención al cliente que contrató

Es importante recordar que el autobús no se detiene al presionar el botón «contratar». De hecho, todavía hay mucho que hacer una vez que haya contratado al profesional independiente de su elección.

No podemos enfatizar lo suficiente lo importante que es un proceso de incorporación adecuado. Incluso si ha contratado al profesional independiente más hábil y experimentado, no puede dejar las cosas en sus manos y esperar que las resuelvan por su cuenta.

Los buenos líderes preparan a su gente para el éxito y una incorporación adecuada es una forma de hacerlo. La incorporación es esencial porque esta es su forma de introducir al trabajador independiente, por así decirlo. Es un momento en el que estableces todas las expectativas antes de trabajar juntos formalmente.

Es el mejor momento para hablar sobre sus horas de trabajo preferidas, los medios de comunicación y las cosas que necesita. Esto puede incluir cosas como informes o cualquier otro documento similar.

¿Te gustaría que trabajaran las mismas horas que los tuyos? ¿Quieres que se comuniquen contigo a través de Skype o Slack ? ¿Prefieres una llamada telefónica o un correo electrónico? ¿Necesitarán enviar un informe semanal o mensual?

Eliminar todo esto permite una relación de trabajo fluida y sin problemas. También minimizará, si no eliminará totalmente, los casos de falta de comunicación. Debería haber menos de esto cuando ya saben lo que hay que hacer incluso antes de empezar.

Acceso a herramientas y aplicaciones

Por último, también es un buen momento para proporcionarles los inicios de sesión que necesitan para las herramientas que utiliza. También es un buen momento para presentarles dichas aplicaciones si no están familiarizados con algunas de ellas.

Es mejor arreglar todo y responder a todas sus preguntas en este momento. Esto evitará que vuelvan de vez en cuando porque algo no está claro. Si bien es una buena práctica grabar su proceso de incorporación en video o documentarlo, lo ideal es estar accesible mientras ven estos materiales. Es más fácil para usted aclarar rápidamente cualquier confusión de su parte.

Conclusión

Hay muchas razones por las que debería considerar contratar a un asistente virtual de servicio al cliente para que lo ayude a administrar sus operaciones comerciales. De hecho, el futuro de su negocio puede depender de ello. No solo le permitirá concentrarse en crecer y expandirse mientras mantiene contentos a sus clientes, sino que la subcontratación de tareas importantes realmente le ahorrará dinero y aumentará sus ganancias.

En el transcurso de los próximos días, mantenga un registro de las horas que dedica a las actividades de servicio al cliente. Esto puede implicar tareas como responder correos electrónicos, responder preguntas, abordar inquietudes, manejar comentarios y mantener contentos a sus clientes.

Estaría dispuesto a apostar que es más tiempo de lo que piensas. Si desea ir un paso más allá, comuníquese con una encuesta o sondeo rápido. Pregunte a sus clientes anteriores qué tan satisfechos estaban con su servicio al cliente y si hay áreas para mejorar.

Cuando reciba esa retroalimentación, no la tome a la ligera. Tómese un tiempo para ver cómo la contratación de un asistente virtual de servicio al cliente podría cambiar su negocio.

¿Ya estás pensando en externalizar el servicio de atención al cliente? Si está listo, súbase y póngase en contacto con profesionales independientes calificados de servicio al cliente a través de FreeUp ahora.

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