Danny Carlson: del ejército de un solo hombre a la subcontratación eficiente

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Danny Carlson subcontratado eficientemente

 

En el momento en que comencé mi negocio vendiendo en Amazon FBA hace 2 años, acababa de aprender de la manera más difícil lo que estoy seguro de que ya sabes…

No puedes crecer trabajando “en” el negocio, creces trabajando “sobre” el negocio.

Me esclavicé en mi primer negocio, una productora de medios para el skateboarding cuesta abajo, haciéndolo todo yo mismo… ¡todo!

Esclavicé cientos de horas publicando manualmente en cuentas de redes sociales, facturando, actualizando hojas de cálculo…

Sabiendo lo que sé ahora, podría haber pasado esos cientos de horas haciendo longboarding más, filmando nuevos videos o haciendo crecer mi negocio. Podría haber recuperado ese tiempo por alrededor de $ 5 por hora.

Lo llevaré a través de mi viaje desde «The One Man Army of Danny» hasta donde estoy ahora con dos negocios, ocho VA y el lujo de dedicar mi tiempo a actividades generadoras de ingresos reales, no a formatear documentos.

Mi primer asistente virtual general

Contraté a mi primer VA general de Filipinas unos meses después de comenzar mi negocio de Amazon FBA vendiendo productos de marca privada. Trabajé con ella para:

  • Responda a los correos electrónicos de los clientes de Amazon usando respuestas con plantillas
  • Procesar reembolsos para clientes
  • Responder a las críticas negativas en nuestros listados
  • Ejecute investigaciones de palabras clave e informes de indexación de palabras clave

Al principio fue difícil confiarle a otra persona tareas importantes. ¡Después de todo, mi negocio era mi bebé! Pensé que todo tenía que hacerse exactamente a mi manera, así que gasté mucha energía en lo que ahora veo claramente que era la microgestión. ¡No solo fue una pérdida de tiempo, sino que estoy seguro de que a ella tampoco le gustó!

Lentamente comencé a confiar más en ella, liberándome para trabajar en el desarrollo comercial. Fue entonces cuando comencé a ver el VERDADERO poder de la subcontratación…

Lecciones aprendidas de mi primera contratación

Si bien estas lecciones me cuestan cantidades dolorosas de tiempo y dinero, la belleza de la subcontratación en el extranjero es el bajo precio de esas lecciones. Si los hubiera aprendido con un empleado local aquí en Vancouver, Canadá, ¡me habría costado el triple! Ese es literalmente el precio de una contratación canadiense equivalente.

Lecciones clave aprendidas:
1. Deje ir la perfección

A nadie le gusta que lo administren en detalle.
No solo es probable que genere resentimiento, sino que no es un buen uso de su tiempo.

Parte de aprender a dejar de lado los roles en su negocio es darse cuenta de que ciertas tareas tienen casi EXACTAMENTE el mismo efecto en su negocio cuando se realizan solo al 70% de su «estándar de excelencia».

  1. Establezca expectativas claras Cometí

    el error de asumir que algunas cosas son obvias.
    Recuerde, el hecho de que su cerebro piense de cierta manera NO significa que sea «así es». Antes de asignar cualquier tarea,
    defina las expectativas de manera específica y de una manera que solo pueda interpretarse de una manera.
  2. Documente todo

    Cometí el error de pasar una gran cantidad de tiempo personalmente incorporando y dando retroalimentación a los VA sin documentar nada de eso.
    Sin procedimientos operativos estándar (SOP) bien documentados, tuve que hacerlo todo de nuevo con el próximo VA.

También significaba que tenía que recordarle muchas veces que corrigiera los errores que había mencionado antes. Si tuviera SOP para verificar cuando no estaba segura, esto podría haberse reducido drásticamente.

Tomar medidas sobre esas lecciones

Después de aprender por las malas con mi primera contratación, fui mucho más diligente con las siguientes. Aquí hay una descripción general de los sistemas y procesos implementados para evitar cometer los mismos errores que contraté más VA. ¡Los necesitaba para tener más tiempo para trabajar en tareas importantes, no para crear una pesadilla de gestión para mí!

Para este ejemplo, voy a utilizar mi ROI Kenji de la agencia de marketing centrada en Amazon.

Sistema 1: Base de conocimiento interna (SOP)

Para cualquier proceso nuevo en el negocio, lo hago yo mismo hasta que descubro un sistema y un proceso que funciona bien, luego lo documento inmediatamente.

La mejor manera que he encontrado para esto es con un software llamado Confluence by Atlassian ($10/m para hasta 10 usuarios). Es fácil crear una base de conocimientos bien organizada y con capacidad de búsqueda donde puede:

  • Asigne permisos de usuario para ocultar información confidencial de ciertos VA
  • Comente dentro de cada artículo y vea el historial de revisiones.
  • Cree plantillas para documentos que se crean con frecuencia

Cuantos más detalles, mejor, pero he descubierto que es más efectivo filmar un video de captura de pantalla mientras realiza el proceso, incrustarlo en el artículo de la base de conocimientos y luego escribir una descripción general rápida del proceso mientras está fresco en su mente.

ADVERTENCIA:  tenga cuidado de no confiar demasiado en el video. Si parte del proceso cambia, el video se vuelve inútil, por lo que es una buena práctica hacer solo videos cortos de partes individuales de un proceso en lugar de mini documentales de media hora. No hay premio en los premios Oscar al «Mejor video de la base de conocimientos de la empresa».

Una vez que asigne un proceso a un VA, asígnele también la responsabilidad de actualizar el artículo de la base de conocimiento cuando el proceso evolucione.

Sistema 2: Canales de comunicación compartidos

Si solo te comunicas con los asistentes virtuales de forma individual, te conviertes en el intermediario de TODAS las comunicaciones… No sé tú, ¡pero incluso pensar en esto me da ganas de gritar!

El uso de métodos de comunicación que incluyan a todos los miembros relevantes y que permitan a los externos ver fácilmente el contexto es muy importante.

Los 4 principales que utilizamos en Kenji ROI son:

  1. Slack: comunicación colaborativa

    Establecimos canales separados para cada departamento.
    Esto permite que todo el equipo relevante se mantenga actualizado con actualizaciones importantes sin molestar al resto de los VA.
  2. Podio: gestión de proyectos y tareas

    Configurado de manera similar a Slack, pero la comunicación vive dentro de la sección de comentarios de cada proyecto o tarea.
    De esta manera, el contexto de la conversación siempre es claro y cualquiera puede abrir el proyecto y ver de inmediato lo que está sucediendo sin tener que acercarse y preguntarle a nadie… ¿particularmente a mí?
  3. Agile CRM: servicio al cliente y ventas

    Lo usamos para responder a los mensajes y consultas de los clientes y realizar un seguimiento de la información importante antes de que se realicen los pedidos.
    Los miembros de otros departamentos a menudo necesitan participar en conversaciones que ya se han llevado a cabo, por lo que este software les permite participar y participar en lo que se debe decir.
  4. Google Drive: documentos y plantillas

    compartidos Es esencial asegurarse de que todos operen desde un Drive compartido.
    Si ciertos miembros están descargando plantillas a sus discos duros, no utilizarán la versión más reciente después de que se actualice.

También elimina una TONELADA de ir y venir pidiendo archivos a las personas. Asegúrese de que todos sepan qué archivos deben cargarse en qué carpetas, luego todo lo que tendrá que hacer es una búsqueda rápida en lugar de “oye, ¿está listo ese documento? Si es así, por favor envíenmelo.”… luego recibo una respuesta al día siguiente.

Sistema 3: Gestión basada en expectativas

Este es un tonto. Si bien toma más tiempo escribir la tarea o la descripción del proyecto de esta manera, a la larga vale SÚPER la pena.

No puedo comenzar a explicar cuánta frustración me causa cuando la gente entrega un trabajo terminado que está tan lejos de lo que yo quería… especialmente ahora que veo que todo fue mi culpa.

Pasar el tiempo adicional para escribir descripciones súper claras del resultado final deseado para cada tarea es su responsabilidad. No podemos culpar a nadie por no poder leer nuestra mente y llenar los espacios en blanco exactamente como nos gustaría, ¡pero por alguna razón la mayoría de nosotros lo hacemos!

Esta es mi estructura favorita para descripciones de tareas básicas

  1. Título de tarea inequívoco

    El título «Obtener archivos PDF del sitio» deja demasiada información fuera.
    No solo no está claro para los asistentes virtuales, ¡no está claro para usted cuando regresa más tarde y no puede recordar lo que quiso decir!

Un mejor título es algo así como «Descargar todos los archivos PDF de la página /fotografía en kenjiroi.com».

  1. Breve resumen de lo que implica

    La vista de 1000 pies de lo que necesita hacer.
    Proporcione el contexto de la tarea y proporcione suficientes detalles para enmarcarla adecuadamente.
  2. Lista de hitos importantes, personas y software involucrado

    Una lista con viñetas de hitos específicos que los asistentes virtuales asignados deberán alcanzar para completar la tarea y qué más está involucrado.
    Omitir este paso a menudo significa que recibirá preguntas aclaratorias a mitad de la tarea.
  3. Resultado final deseado claramente definido

    Este es quizás el paso más importante y el que se omite con mayor frecuencia.
    Si está de acuerdo con recibir una amplia gama de posibles resultados finales, entonces no se necesita mucha definición… pero esto vuelve a suponer que las personas pueden leer su mente.

Es razonable esperar un resultado final que sea tan específico como lo son sus instrucciones. Si necesita que los archivos se llamen de cierta manera, ¡dígalo! Si necesita recibir una notificación en un hito específico para asegurarse de que están en el camino correcto, ¡dígalo! Si no lo dices, lo estás poniendo en sus manos y es probable que su cerebro no sea exactamente igual al tuyo.

Puntos clave y elementos de acción

Lo sorprendente de lo que hablamos aquí es que no tienes que aprenderlos de la manera difícil como lo hice yo. No tenía ninguna experiencia en la contratación y gestión de autónomos remotos antes de mi segundo y tercer negocio , por lo que estaba improvisando la mayor parte. Tú, por otro lado, puedes aprender de tontos como yo y muchos otros que han caído en las mismas trampas.

  1. Asegúrese de que las expectativas se comuniquen con mucha claridad… y luego hágalas más claras.
  2. Documente todo para que pueda transferir los procesos a nuevas personas.
  3. Configure canales de comunicación compartidos para evitar convertirse en el intermediario.
  4. Si los empleados cometen errores, pregúntese cómo puede ser SU culpa antes de culparlos.

¡Salud!

 

danny carlsonDanny Carlson es un emprendedor de 26 años y experto en fotografía de productos de Amazon . Comenzó su primer negocio produciendo videos de descenso extremo en longboard en 2014 como una forma de financiar viajes para carreras de longboard. Después de una experiencia cercana a la muerte haciendo longboarding en Filipinas, Danny se lanzó de lleno a construir un negocio de Amazon FBA. Después de vender $200,000 en productos para el hogar y el jardín durante sus primeros 6 meses, fundó Kenji ROI, una agencia para ayudar a los vendedores de Amazon a crear una ventaja a través de listados de productos. A través de redacción de textos publicitarios/optimización de palabras clave impulsada psicológicamente, fotografía de productos, videos, EBC y gestión de PPC, Kenji ROI ha atendido a más de 400 vendedores de Amazon y ha creado más de 600 listados desde cero. Danny también es coanfitrión del Actualize Freedom Podcast y habla regularmente en seminarios web en vivo, otros podcasts y eventos comerciales en Vancouver, Canadá. Comuníquese con Danny para obtener más información sobre los servicios de creación de listas de Amazon de Kenji ROI: redacción de textos publicitarios/palabras clave, fotografía de productos, video, EBC o gestión de PPC.