Guía definitiva | Cómo convertirse en un asistente virtual

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Imágenes de la torre de 7 manos que representan la Guía definitiva I Cómo convertirse en un asistente virtual

 

En la década de 1800, los servicios de secretaría eran solo para hombres. Las mujeres se convirtieron en secretarias, o asistentes, cuando se creó la máquina de escribir. Hace treinta o cuarenta años, una secretaria que trabajaba desde casa era un concepto extraño y un poco mal visto. Estos asistentes fueron, sin embargo, los pioneros que abrieron el camino para la próspera profesión de asistente virtual en la actualidad. Sí, ser un VA (asistente virtual) es una ocupación que vale la pena.

En 1942 se fundó la Asociación Nacional de Secretarios. Unos 54 años después, en 1996, la tecnología provocó el nacimiento de los asistentes virtuales. El entrenador de vida Thomas Leonard acuñó la frase «asistente virtual» durante una conversación telefónica con su asistente, Anastacia Brice. Un año después, en febrero de 1997, fundó AssistU, la primera empresa de asistentes virtuales.

Si quieres saber cómo convertirte en un asistente virtual hoy, sigue leyendo.

¿Qué hacen los asistentes virtuales?

Aunque los asistentes virtuales (VA) nacieron de los servicios de secretaría, sus funciones ya no son estrictamente secretariales. UNEl asistente virtual de hoy es un contratista independiente que ofrece servicios administrativos, creativos y técnicos a clientes remotos.

¿Qué servicios puede ofrecer un asistente virtual a una empresa?

Estas 11 tareas le darán una idea del tipo de tareas y asignaciones que los directores ejecutivos, dueños de negocios y empresas necesitan para los asistentes virtuales:

  1. Gestión de calendario
  2. Gestión de correo electrónico
  3. Diseño gráfico: para sitios web, redes sociales, anuncios, etc.
  4. Edición de imágenes, audio y videos.
  5. Escritura: contenido del sitio web, contenido de la lista de comercio electrónico, escritura fantasma de libros electrónicos, etc.
  6. Manejo de redes sociales
  7. Teneduría de libros
  8. Transcripción de contenido de audio y video.
  9. Márketing y promoción
  10. Entrada de datos
  11. Tutoría: ayudarlo a aprender una nueva habilidad, cómo administrar su nuevo sitio web, etc.

Hay al menos 100 tareas que puede hacer un asistente virtual. Aquí hay una lista más completa para darle una idea del tipo de servicios que puede ofrecer.

¿Se pregunta cómo convertirse en un asistente virtual con su experiencia específica?

Encontrar su experiencia como asistente virtual

Como cualquier otro negocio de solopreneur, comenzar como asistente virtual requiere varias habilidades comerciales para administrar el negocio. Aunque estas tareas se pueden subcontratar, es más fácil subcontratar si está familiarizado con lo que implica cada tarea. Algunas de las habilidades comerciales necesarias son la planificación estratégica, la contabilidad, los servicios al cliente (orales y escritos), las ventas y el marketing, y hacer el trabajo real.

A pesar de todas estas habilidades comerciales necesarias, la experiencia que se ofrece a los clientes puede estar empaquetada en una sola habilidad especializada. Al principio, debe elegir: «¿Quieres ofrecer servicios generales o quieres especializarte?»

¿Cómo determina su experiencia como asistente virtual? Comience por crear una lista de lo que puede ofrecer al cliente. Estas preguntas deberían ayudarlo a encontrar su experiencia como asistente virtual.

  • En qué eres bueno?
  • ¿Cuales son tus habilidades?
  • ¿Cuales son tus intereses?
  • ¿Qué tipo de experiencia laboral tienes?
  • ¿Qué tipo de tareas y asignaciones disfrutas y cuáles te avergüenzan?
  • ¿Qué servicios ofrece que podrían ayudarlo a alcanzar su meta de ingresos?

¿Necesitas un nicho?

Un nicho se especializa en una industria o mercado específico. Por ejemplo, ofrecer servicios de contabilidad es un servicio general. Sin embargo, ofrecer servicios de contabilidad para redactores de respuesta directa lo reduce. Si fuera un redactor publicitario en busca de servicios de contabilidad, ¿a quién elegiría? ¿Un VA experimentado que ofrece servicios de contabilidad o el VA novato que se especializa en servicios de contabilidad para redactores?

Si no sabe cuál es su nicho como asistente virtual , y las preguntas anteriores tampoco le ayudaron, no deje que eso le impida convertirse en asistente virtual. Después de completar las primeras tareas, comenzará a ver un patrón en:

  • El tipo de clientes que atrae su negocio de asistente virtual.
  • Las tareas y asignaciones que más disfruta.
  • Las tareas con las que te sientes cómodo aceptando.
  • Las asignaciones o proyectos que más te interesen.

Tener un nicho lo ayuda a dirigirse a un cliente específico, construir su marca y definir su presencia en línea.

Creando su presencia en línea

Los 3 elementos más importantes para una presencia en línea son un sitio web, las redes sociales y la conciencia.

Cree su sitio web comercial VA

Si realmente quiere tener éxito como asistente virtual, necesita un sitio web. WordPress.org es una plataforma autohospedada que es fácil de usar. Hay muchas plantillas gratuitas y premium para elegir.

Es más fácil usar su nombre para el sitio web, la empresa y el dominio, especialmente si no está seguro de su nicho. El uso correcto de palabras clave dentro de las páginas y el contenido ayudará a atraer clientes potenciales en su nicho a su sitio web.

Inicialmente, el sitio web necesita algunas páginas básicas:

  • Página de inicio donde le dices a los clientes quién eres y qué haces.
  • Acerca de la página donde los clientes pueden aprender más sobre usted. Utilice esta página para contar su historia.
  • Página de contacto con todas las formas en que los clientes pueden contactarlo. También es una buena práctica tener sus datos de contacto en el encabezado de su página de inicio, donde los clientes potenciales puedan verlos de inmediato.
  • Página de servicios para describir sus servicios en detalle.
  • Página de portafolio donde muestra muestras de su trabajo.
  • Los testimonios pueden estar dispersos por todo el sitio web o publicarse en una página separada.

Plataformas de redes sociales

Las 2 plataformas principales para una presencia en línea como asistente virtual son Facebook y LinkedIn.

LinkedIn es la red de medios sociales de negocios donde se encuentran la mayoría de las empresas. Únase a grupos donde estarán sus clientes potenciales y comience a establecer contactos. Para ayudar a los clientes potenciales a encontrarte en LinkedIn, crea un perfil profesional completo.

La segunda plataforma principal de redes sociales es donde están tus clientes. Si no está seguro, comience con una página de Facebook. No use su página personal de Facebook donde la familia y los amigos interactúan. No querrás mezclar ‘chismes’ de negocios y familiares.

No es necesario ser visible en todas las plataformas de redes sociales. Más bien, sea activo en uno o dos. Esto es mejor que tener cuentas inactivas en muchas plataformas de redes sociales porque está demasiado ocupado para mantener una presencia en todas ellas.

Use su perfil comercial de redes sociales para establecer contactos y establecer relaciones.

Crear conciencia

Su presencia en línea es la forma en que crea conciencia al promocionar su negocio. Si no vas a contarle a la gente sobre tu negocio, entonces, ¿cómo se supone que lo sabrán?

En otras palabras, cuéntaselo a todo el mundo. Es el mismo principio que cuando compras un auto nuevo o disfrutas de una excelente comida o visitas un lugar increíble. Lo publicarás en las redes sociales, lo mencionarás en las conversaciones e incluso llamarás a tus amigos para contárselo. Estás creando conciencia.

Impulsa tu negocio con la misma pasión y entusiasmo.

El marketing de contenidos es otra forma de crear conciencia. Cree contenido de calidad con publicaciones de blog, artículos, videos, imágenes y publicaciones en redes sociales. Escribe sobre temas que interesen a tus clientes. Cuando escriba en un blog, por ejemplo, comparta la publicación en las diversas plataformas de redes sociales.

Involucrarse en los mercados

Una de las mejores herramientas para asistentes virtuales y otros autónomos son las plataformas disponibles.

Dedique tiempo a investigar plataformas como FreeeUp y Upwork. No son todos iguales. FreeeUp, por ejemplo, brinda un toque personal donde presentan a los trabajadores independientes a los clientes y brindan apoyo en todo momento. Upwork tiene un espectro más amplio de solicitudes de proyectos, pero estás compitiendo con otros 10-15 freelancers por las mismas tareas solo para conseguir una entrevista. Los clientes de FreeUp no están inundados de propuestas; solo 1-2 freelancers a la vez son presentados a un cliente.

Luego están los tableros en línea donde los clientes publican sus necesidades.

No subestime las referencias de amigos, familiares y redes sociales. Si ha creado conciencia, la gente lo recomendará.

Únete a foros y asociaciones donde están tus clientes. Contribuya con comentarios valiosos que reflejen su experiencia.

Conviértase en miembro de una asociación profesional de asistentes virtuales y establezca relaciones. Sus compañeros también pueden referir clientes que requieran su experiencia.

Conseguir tus primeros clientes

Al usar plataformas de mercado como FreeeUp, conseguir sus primeros clientes no es nada difícil. Sí, CLIENTES en plural.

La parte más difícil de encontrar clientes es la estrategia de marketing. Es lo que hacen las plataformas de mercado por un asistente virtual. Si le gusta el marketing, entonces probablemente tenga su estrategia establecida y ya la esté implementando.

Si ‘odias’ el marketing, las plataformas de marketing son la solución.

¿Cómo consigues los clientes que te presenta FreeUp Marketplace? Utilice esta fórmula FreeUp también para conseguir clientes de otros sitios.

Carta de presentación o propuesta

Antes de su primera presentación, cree una carta de presentación. La carta de presentación tiene dos partes. El primero es crear un párrafo general con la información esencial que le dice al cliente potencial

  • quien eres,
  • lo que haces, y
  • como contactarte

La segunda parte utiliza la introducción general para crear la propuesta que ayudará a aterrizar al cliente. Este párrafo se centra en el cliente. Aborda cuáles son las necesidades del cliente y cómo tus servicios de asistente virtual resolverán esa necesidad.

Para escribir esta carta necesitas saber más sobre el cliente. Haz la investigación. Lee atentamente la descripción de la tarea. ¿Qué tipo de productos o servicios vende el cliente? Ir a la página web o tienda online del cliente.

Incluir en el portafolio de cartas muestras donde corresponda. Sea específico y concéntrese en adjuntar muestras que sean relevantes para las necesidades del cliente. Cuéntale al cliente tu experiencia en esa tarea específica o similares a lo que requiere el cliente.

Configure una entrevista de 15 minutos

A veces el cliente requiere una breve entrevista antes de contratarte. Es posible que necesite información adicional sobre la tarea antes de continuar. Programa una entrevista de 15 minutos con el cliente. Mantenga la entrevista dentro del límite de tiempo. Los detalles y las instrucciones adicionales deben discutirse después de que lo contraten.

Facilite al cliente encontrar sus datos de contacto y programe una cita de entrevista de 15 minutos con usted. Calendly es una gran herramienta para programar citas . Agregue el enlace de Calendly dentro de la propuesta.

NO LLEGUES TARDE. Si sucede lo inevitable, comuníquese con el cliente y dígale que hay un retraso. NUNCA NUNCA haga que los clientes esperen sin previo aviso. No solo pierde este cliente, sino también su reputación. El cliente potencial no está aislado. Pronto el mercado sabrá que no eres confiable porque ni siquiera te presentas a las reuniones.

Preguntas y respuestas

Responder a todas las preguntas del cliente de forma veraz y completa. Las respuestas simples de sí y no no le llevarán al cliente. Contar historias largas tampoco lo hará. Sea conciso, preciso y completo. Si el cliente requiere muestras, proporcione las pertinentes.

Crea tu lista de preguntas para hacerle al cliente. Haga preguntas que aclaren:

  • Lo que el cliente espera de ti.
  • Cuál es su fecha límite y asegúrese de que puede completar el proyecto dentro del marco de tiempo requerido.
  • Cuáles son las horas de trabajo esperadas y su disponibilidad: es importante mencionar las diferentes zonas horarias como trabajador independiente remoto internacional.

Ven preparado. Anticipe lo que le gustaría saber al cliente y prepare las respuestas con anticipación. Te ayudará a disimular el nerviosismo y evitará que te pillen desprevenido.

Actitud positiva y amistosa

La actitud que retratas puede llevarte al cliente o alejarlo. Sea profesional pero amable.

Recuerde, la carta de presentación fue la primera impresión del cliente. El cliente ya está en un estado de ánimo positivo en este punto con respecto a contratarte. La entrevista se trata de determinar los puntos finales. Tener una actitud positiva. Si llega con una mentalidad derrotista, no conseguirá al cliente.

Muestra confianza para que el cliente sepa que eres capaz de realizar la tarea o completar el proyecto.

Los clientes quieren asistentes virtuales amigables. Como parte de su negocio, no quieren conflictos ni personalidades difíciles de manejar. No están interesados ​​en tus problemas personales. Quieren saber si están dejando las tareas en manos capaces.

Una gran comunicación hace felices a los clientes

Comunicar. Comunicar. Comunicar.

La comunicación comienza con el contacto inicial y continúa hasta que se completa la tarea, asignación o proyecto. De hecho, la comunicación se extiende incluso al seguimiento de nuevas tareas y referencias.

Durante la entrevista, pregunte a los clientes cómo quieren comunicarse y con qué frecuencia. La retroalimentación regular evita malentendidos y ayuda a identificar posibles problemas en el proceso.

Con los diversos métodos de comunicación disponibles—correo electrónico, Skype, teléfono, Viber, WhatsApp, por mencionar algunos—es importante saber cuál es la preferencia del cliente.

Algunos clientes prefieren la retroalimentación diaria, y otros están satisfechos con las actualizaciones semanales o un informe cuando se completa la tarea o asignación. Establece un cronograma de comunicación que funcione tanto para ti como para el cliente.

Nunca retenga información vital del cliente que influirá en el resultado del proyecto, asignación o tarea. Informe al cliente con anticipación sobre cualquier problema o problema potencial. Entonces el cliente puede resolver el problema a tiempo. Por ejemplo, el proyecto está a mitad de camino cuando te das cuenta de que el trabajo es demasiado para completarlo dentro del plazo. Al informar al cliente, se pueden hacer ajustes para abordar el problema. Si espera para avisarles unas horas antes de la fecha límite, deja al cliente impotente para rectificar la situación. Puede costarle tiempo y dinero al cliente, y le costará más a usted: la confianza del cliente.

Conseguir más clientes y mantenerlos

Si proporciona un trabajo de calidad de acuerdo con las instrucciones de los clientes dentro del plazo, mantendrá a los clientes y ganará más. Los clientes quieren saber que pueden confiar en un asistente virtual con tareas y asignaciones. Si demuestras esto, no buscarán más.

Un cliente satisfecho querrá darle más trabajo, e incluso le preguntará si puede hacer cosas fuera de su conjunto de habilidades anunciadas, y también lo recomendará a otros clientes. Los clientes y proyectos, sin embargo, no duran para siempre. Por lo tanto, siga promocionándose para obtener más clientes nuevos.

8 actividades que ayudarán a conseguir más clientes:

  • Sea activo en las redes sociales donde se encuentran los clientes potenciales.
  • Comience un blog que interese a los clientes. Publicar entradas de blog con regularidad.
  • Solicite testimonios de clientes y publíquelos en el sitio web para que los clientes potenciales los vean.
  • Aborde rápidamente los problemas y responda las preguntas que los clientes puedan tener en LinkedIn y otras plataformas de redes sociales.
  • Siempre da lo mejor de ti en un servicio de calidad y mantén una gran actitud. Si a los clientes les gusta el trabajo y es fácil llevarse bien con usted, lo recomendarán como asistente virtual.
  • Esté atento a las solicitudes de trabajo disponibles a través de plataformas y tableros de mercado.
  • Mantenga su sitio web actualizado. Agregue contenido valioso regularmente.
  • Haga un seguimiento con clientes anteriores si necesitan sus servicios nuevamente.

Lista de verificación de tareas

Para ayudarlo a iniciar una carrera como asistente virtual, aquí hay una lista de verificación con los puntos principales discutidos en la guía. Complete la lista de verificación y agregue los puntos que considere necesarios.

  • ¿Vas a especializarte en un nicho específico u ofrecer servicios generales?
  • Encuentre su nicho respondiendo las 6 preguntas «Qué» en la guía anterior.
  • ¿Cuál es la fecha de vencimiento para que su sitio web VA esté en funcionamiento?
  • Elija un tema de WordPress y escriba las páginas necesarias del sitio web (o externalice esto a un redactor y diseñador de sitios web)
  • ¿Vas a bloguear y con qué frecuencia?
  • ¿Qué plataformas de redes sociales utilizará para su marca?
  • Cree una cuenta y un perfil con la plataforma de redes sociales que elija.
  • ¿Tienes una estrategia de marketing que incluye producir contenido de calidad?
  • ¿Cómo te vas a promocionar?
  • ¿Qué plataformas de mercado vas a utilizar para conseguir clientes?
  • Cree una lista de preguntas estándar para hacerle al cliente durante una entrevista.
  • Crea una lista de respuestas a las preguntas que anticipas que hará el cliente .
  • ¿Cómo se comunicará con el cliente y con qué frecuencia?
  • ¿Cuál es su estrategia de marketing para conseguir nuevos clientes?

¿Estás listo para comenzar un negocio de asistente virtual? Si quieres saber más sobre cómo convertirte en asistente virtual , estas preguntas frecuentes te deberían ayudar.

 

Retha Groenewald

 

Retha Groenewald es redactora web y autora publicada. Su experiencia versátil le da la libertad de escribir para el mercado B2B y B2C. Su escritura se presenta en Christian Web Copywriter y en Writing That Breathes Life.