La guía definitiva de contratos, facturas e impuestos de autónomos

Negociar contratos, escribir facturas y administrar impuestos son pensamientos aterradores para la mayoría de los trabajadores independientes.

¿Las buenas noticias?

Cuidar los requisitos legales del trabajo por cuenta propia no tiene  por qué ser una pesadilla.

En esta guía de marcadores, repasaremos:

  • Los entresijos del contrato freelance
  • Todo lo que necesita saber sobre las facturas de autónomos
  • Freelance Taxes 101: el qué, cuándo, dónde y por qué

Incluso le daremos una plantilla de contrato independiente que puede usar.

El objetivo es proporcionar una hoja de ruta sobre cómo mantenerse al tanto de sus deberes legales como escritor independiente , desarrollador, diseñador, comercializador, fotógrafo o cualquier otro profesional independiente.

Sumerjámonos.

La guía definitiva de contratos, facturas e impuestos de autónomos

Descargo de responsabilidad rápido: esta publicación representa información legal, no asesoramiento legal. Aunque hemos hecho todo lo posible para recopilar los siguientes consejos, ninguno de los que estamos aquí somos abogados. Si quiere estar seguro, siempre trabaje con un profesional legal.

Los entresijos del contrato freelance (¡además, una plantilla de contrato freelance!)

Al participar en cualquier trabajo de cliente, es esencial tener un contrato sólido. Es el documento central que rige la relación contratista independiente/cliente.

Demasiados freelancers quieren saltarse esta parte y ponerse directamente a trabajar. Si bien esa es una actitud admirable, también es una buena manera de invitar al desastre.

Sin un acuerdo de contrato vigente, las posibilidades de malentendidos, aumento del alcance, falta de pago y otros inconvenientes en el futuro aumentan exponencialmente. Por lo tanto, los contratos representan una red de seguridad absolutamente esencial que ningún trabajador independiente debería prescindir.

Los objetivos de un contrato freelance

Si bien puede pensar que no quiere «molestar a sus clientes» o que «parecen tan amables, seguramente esta formalidad legal no es necesaria», hay muchas buenas razones por las que tener un contrato claro es algo bueno: para ambas partes.

1. Ponte en la misma página

Técnicamente, no tienes que tener un contrato freelance. En teoría, puede confiar en su cadena de correo electrónico con el cliente, que también es un acuerdo por escrito. Sin embargo, uno obligado a dar lugar a malentendidos.

La comunicación por correo electrónico a menudo es demasiado vaga para descifrar todos los detalles minuciosos que son necesarios para una relación laboral exitosa. Usted y su cliente fácilmente terminan trabajando bajo suposiciones leves o muy diferentes. Esto conduce rápidamente a decepciones y a que una relación comercial se estropee.

Por otro lado, con un acuerdo claro, tanto tú como la empresa o persona con la que decidas trabajar saben exactamente en qué te estás metiendo. Cada uno de ustedes tiene una idea clara de lo que implica su relación, sin dejar lugar a ambigüedades o malentendidos. Además, lo protege de arreglos unilaterales, como los que lo encerrarían con un solo cliente y no tendrían la posibilidad de trabajar para otros al mismo tiempo.

2. Establezca las expectativas correctas

Como se mencionó, un contrato independiente no es solo para su beneficio, sino que protege a todas las partes involucradas:

  • Los clientes saben qué trabajo se entregará y en qué plazo
  • Sabes cuánto te pagarán, de qué manera y cuándo

El acuerdo freelance también puede incluir reglas para la comunicación, por ejemplo, que el cliente debe comunicarse contigo dentro de dos días hábiles. ¡No más esperas por activos!

En resumen, un contrato establece un estándar de trabajo conjunto. De esa manera, ambos saben lo que se espera de ustedes y lo que pueden esperar de la otra parte. Además, cuando alguno de los dos quiere cambiar algo en la relación o si tienen una disputa, ambos tienen un documento que pueden señalar.

3. Asustar a los clientes turbios

Además de lo anterior, un contrato de freelance es una excelente manera de calificar a los clientes potenciales. Pedirles que agreguen su firma a un documento legal es una buena manera de asegurarse de que estén listos para poner su dinero donde está su boca.

Si no están dispuestos a hacerlo, la mejor idea es no trabajar con ellos hasta que lo estén o, en algunos casos, no trabajar con ellos en absoluto. De lo contrario, se expone al riesgo de que no le paguen por sus servicios o de enfrentar demandas por revisiones no pagadas y otras solicitudes. El acuerdo escrito rige todo esto y más.

Además, tener tu propia plantilla de contrato freelance te hace lucir más profesional. Cuando envía un acuerdo detallado y bien formulado, sabe claramente lo que está haciendo y es una señal de confiabilidad.

En resumen, un contrato es una buena manera de mantener felices a ambas partes. Sin uno en su lugar, se expone a problemas de falta de comunicación, clientes que no pagan y problemas legales. Además, un documento firmado es una base mucho mejor para emprender acciones legales, si es necesario.

Cómo crear una plantilla de contrato freelance reutilizable

Entonces, ahora que sabe por qué siempre debe usar un contrato cuando realiza un trabajo independiente. Una excelente manera de reducir el tiempo que se tarda en llegar a un acuerdo es crear su propia plantilla de contrato independiente.

Elimina la necesidad de empezar de cero con cada nuevo cliente. En su lugar, simplemente puede hacer una copia de su plantilla existente, cambiar los detalles y listo.

Si bien hemos preparado una plantilla de contrato independiente descargable más abajo, es importante que analicemos lo que debe contener su propia plantilla y las trampas importantes que debe evitar cuando la ajusta a sus necesidades.

Hagamos eso ahora.

1. Mantenlo simple

Si bien es necesario que tu contrato te proteja de todo tipo de desgracias, debes mantenerlo lo más simple posible.

¿Por qué?

Porque enviar a su nuevo cliente un documento de 20 páginas que necesitan para trabajar con usted es una buena manera de no volver a saber de ellos.

Una mejor idea es concentrarse en lo esencial y evitar tratar de prepararse para cada eventualidad que pueda ocurrir.

Este tipo de simplicidad también se aplica al lenguaje del contrato. Si bien la jerga legal puede parecer más «profesional», también puede ser confusa y dar lugar a malentendidos. He aquí cómo evitar eso:

  • Explique las frases  : si hay alguna jerga o términos contractuales especiales con los que todos no estén familiarizados, asegúrese de incluir una definición antes de usarlos en todo el contrato independiente.
  • Use un lenguaje claro y simple  : es posible que sepa que, al escribir, la claridad es clave . Bueno, también se escribe un contrato, por lo que se aplican las mismas reglas. No utilice una redacción más complicada  donde menos será suficiente.
  • Use un buen formato  : al igual que en los blogs, el formato hace que el lenguaje contractual sea más fácil de consumir y retener. En consecuencia, utilice párrafos, viñetas, números y otras opciones de formato para brindar claridad.
  • Indique números claros  : sea conciso acerca de las cantidades, los plazos, etc. y no deje que se interpreten. Por ejemplo, en lugar de “a principios de mes”, “volver pronto” o “mensaje de duración media”; decir «el quinto del mes», «responder dentro de las 48 horas» y «extensión del artículo entre 2000 y 3000 palabras».

Como puedes ver, un contrato freelance no tiene por qué ser demasiado complicado. Solo sé claro y minucioso.

2. Incluye una introducción clara

El comienzo del contrato tiene tres propósitos: introducir la naturaleza del acuerdo, las partes que lo celebrarán y su contenido principal.

introducción de plantilla de contrato independiente

(No se preocupe por copiar manualmente lo que está en la captura de pantalla, puede descargar una plantilla de contrato independiente de muestra a continuación de donde se toman).

El comienzo del contrato tiene tres propósitos: introducir la naturaleza del acuerdo, las partes que lo celebrarán y su contenido principal.

En consecuencia, comenzaremos con el título de lo que estarás haciendo. Esto puede ser algo así como «Contrato de diseño web independiente», «Acuerdo de colaborador de blog», «Consultoría de marketing en línea» o simplemente «Carta de acuerdo».

Otro buen formato es un simple “Contrato de [Servicios] Freelance para [Nombre del Cliente]”.

Después de eso, nombre a ambas partes con sus nombres completos (incluidos sus títulos legales como «LLC» o «Inc.»), direcciones comerciales e información de contacto. La introducción también sirve para establecer las designaciones como “Cliente” y “Contratista” que se utilizarán a lo largo del documento. De esa manera, no tiene que copiar y pegar cada nombre una docena de veces y facilita la reutilización de la plantilla de contrato de trabajo independiente.

A continuación, proporcione una descripción general de lo que hará para el cliente.

No se exceda aquí, nos ocuparemos de los detalles más adelante. Sin embargo, lo importante es que no olvide incluir la fecha de inicio (que ambos han acordado) para sus servicios. Esto también puede ser simplemente el día en que el cliente firma el acuerdo.

3. Establecer Términos y Entregables

Esta parte es donde se establecen las señales clave de la relación con el cliente. Una parte central para usted aquí es el pago: cuánto recibirá, de qué manera y en qué momento.

Es importante ser específico para que, si el cliente intenta pagar menos o no pagar por completo, tenga un claro apalancamiento.

terminos y condiciones del modelo de contrato freelance

Después de eso, es hora de hablar sobre qué tipo de trabajo hará por ese dinero: sus entregables. Aquí, también, vale la pena ser específico en las funciones que realizará, el producto del trabajo que se compromete a entregar y los plazos para hacerlo.

entregables de plantilla de contrato freelance

Asegúrese de evitar cualquier ambigüedad. No debe haber motivos de interpretación o confusión que puedan dar lugar a un conflicto. Por ejemplo, si está ofreciendo servicios de redacción independiente , debe incluir detalles como:

  • Número de artículos por semana/mes
  • Recuento aproximado de palabras por publicación
  • Día y modo de entrega (por ejemplo, tipo de archivo)
  • Deberes adicionales que realizará, como ayudar con la promoción.

Aquí hay un ejemplo de cómo se ve:

ejemplo de terminos y condiciones de plantilla de contrato freelance

Esto también se puede dividir en hitos, si es necesario. Hacerlo tiene sentido especialmente para proyectos independientes más grandes en los que entregará diferentes partes en diferentes momentos.

4. Definir el alcance del trabajo del proyecto

Ya hablamos sobre los peligros de la fluencia del alcance anteriormente. En caso de que no esté familiarizado con este término, la extensión del alcance significa que un cliente o alguna otra parte interesada en un proyecto solicita tareas adicionales, entregables, revisiones o similares antes del final del proyecto.

Básicamente, es cualquier cosa que vaya más allá del alcance del proyecto acordado inicialmente (de ahí el nombre).

Por supuesto, si tiene una buena relación de trabajo, es completamente razonable hacer un poco de trabajo extra para un cliente. De hecho, “promete poco y entrega en exceso” es una muy buena estrategia para tener éxito como freelancer .

Sin embargo, es importante no dejar que se salga de control para que termine haciendo mucho trabajo adicional sin remuneración. Para evitar eso, el contrato independiente debe establecer claramente qué es y qué no es parte del alcance del acuerdo.

alcance del proyecto de plantilla de contrato independiente

Sea muy específico aquí y no deje espacio para la interpretación. Si alguien te contrata como editor, no querrás terminar escribiendo sus publicaciones para ellos. Si eres un diseñador web, no se puede esperar que crees una estrategia de redes sociales para un sitio web. Y así.

Definir el alcance del proyecto también marca el punto final de la relación con el cliente. Una vez que haya hecho su parte, el contrato se cumple y es el momento del pago. Si el cliente quiere que se realicen tareas adicionales, eso debe ser parte de otro contrato independiente, no una adición silenciosa al primero.

Nota final: si tiene un trabajo altamente técnico que necesitaría una descripción muy larga y haría que el contrato fuera molesto, o si sus servicios cambian mucho de un cliente a otro, también puede tener sentido escribir el alcance en un proyecto separado. plan.

De esa manera, no tiene que cambiar la plantilla del contrato todo el tiempo; simplemente puede incluir una referencia de que realizará los servicios descritos en el plan adjunto.

5. Regular cambios y revisiones

Hablando de cambios en el alcance, su contrato también debe tener en cuenta esa eventualidad. Esto requiere una sección que establezca cómo se tratarán las tareas adicionales, las solicitudes y los cambios en el acuerdo original.

En primer lugar, es una buena idea incluir la cantidad de revisiones o ediciones que ofrece como parte del alcance normal del proyecto. Es bastante común hacer al menos una ronda de revisiones como parte del contrato de trabajo (que debe hacerse dentro de un cierto período de tiempo después de la entrega, por supuesto).

Sin embargo, para cualquier cosa más allá de eso, es una buena práctica establecer estimaciones adicionales a cualquier cambio por parte de los clientes. Es absolutamente razonable cambiar su precio o cotizar una estimación más alta si se le pide que realice tareas adicionales.

cambios y revisiones de la plantilla de contrato independiente

Además, asegúrese de incluir una declaración de que se debe pagar todo y cualquier trabajo ya realizado en el momento en que el cliente decida cambiar el acuerdo.

Cargo por cambios y revisiones de plantilla de contrato freelance

También puedes ser un poco flexible aquí. Como ya se mencionó, si el cliente te pide que hagas algo que no requiera mucho tiempo y energía y tu relación es buena, podrías hacerlo gratis.

Sin embargo, para los casos en los que alguien solicite cambios importantes en el acuerdo inicial después de que ya haya comenzado a trabajar en él, debe tener reglas claras.

6. Tratar con los derechos de autor

Los derechos de autor son un tema complicado y diferirán según el país en el que se encuentre. Por ejemplo, en los Estados Unidos, a menos que se defina específicamente en el contrato independiente, los derechos de autor permanecen con el creador del trabajo, no con quien lo encargó.

Dado que, en la mayoría de los casos, el trabajo está destinado a que lo use la persona que le pagó para crearlo, es una buena idea incluir algo al respecto en su plantilla de contrato independiente. Por ejemplo:

derechos de autor de la plantilla de contrato independiente

Si no lo hace, cuando un cliente conoce esta regla, en el mejor de los casos, parece que no sabe lo que está haciendo. En el peor de los casos, parece que estás tratando de engañarlos.

Por supuesto, los derechos de autor solo deben cambiar de propietario después de que se haya realizado el pago. Además, es buena idea incluir una excepción: reservarte el derecho de usar la obra como parte de tu portafolio  (con el permiso del cliente, por supuesto).

Como freelancer, mostrar lo que ya has hecho es vital para encontrar más clientes. Por lo tanto, definitivamente es una buena idea agregar una declaración que le permita usar el trabajo para su cartera o incluso como parte de su estrategia de marketing de contenido.

Aquí hay un ejemplo:

excepción de cartera de derechos de autor de plantilla de contrato independiente

7. Establecer la confidencialidad

En el curso de su trabajo con clientes, es posible que tenga acceso a información confidencial. Esta podría ser una lista de sus clientes, estadísticas del sitio web, estrategia interna y otras cosas que les gustaría mantener en privado.

Si ese es el caso, los clientes probablemente apreciarían tener algún tipo de acuerdo de confidencialidad dentro del contrato freelance:

acuerdo de confidencialidad modelo contrato freelance

Si bien es posible que esto no se aplique en todos los casos, sigue siendo bueno tenerlo en su plantilla de contrato independiente para aquellos momentos en que lo necesite.

8. Organizar Pago

El pago es uno de los temas más centrales de cualquier contrato freelance. Desea a) asegurarse de que le paguen yb) hacerlo rápidamente y de la manera más sencilla.

Al igual que los empleados regulares, tiene obligaciones financieras como el alquiler, los servicios públicos, una suscripción a PlayStation Plus (¿o solo soy yo?) y otras facturas. Para asegurarse de que puede cumplir con estos a tiempo, debe incluir términos de pago claros en su contrato, que incluyen:

  • Monto y moneda en la que recibirás tus fondos
  • Tiempo de facturación
  • Hora de pago (por ejemplo, hora del mes, días después de recibir la factura)
  • Reembolso de gastos
  • Depósitos y retenedores
  • Condiciones de pago atrasado

Lo primero aquí es elegir entre el pago por hora o la tarifa del proyecto. Si no puede decir la cantidad exacta, establecer limitaciones puede ser un alivio para el cliente, como una cláusula de horas mínimas y máximas.

En cuanto al momento de la facturación y el pago, asegúrese de elegir un marco de tiempo que se ajuste al proyecto y a sus obligaciones financieras. De esa manera, tiene la capacidad de planificar con ingresos regulares y mantener el control de su presupuesto.

pago de plantilla de contrato freelance

Muchos trabajadores independientes también piden que se les pague por adelantado, al menos en parte, lo cual es una excelente manera de garantizar el flujo de efectivo para proyectos más largos. Además, nuevamente, esto ayuda a calificar a los clientes como si les pidieran que pusieran piel en el juego.

Los pagos iniciales suelen ser de al menos el 50 por ciento de la tarifa esperada, especialmente con clientes primerizos. Otros calendarios de pago comunes son 40/40/20, 30/30/40 y 25/75. También puedes trabajar hasta que se agote el depósito y luego pedir el resto como hito.

calendario y pago inicial de la plantilla de contrato independiente

Además, todos y cada uno de los cargos por pago atrasado deben mencionarse en los pagos. Está absolutamente en su derecho cobrar un porcentaje de sus tarifas si el pago se retrasa por un cierto período de tiempo.

Además, si hay algún gasto relacionado con el trabajo (como un complemento de WordPress  que debe comprar para revisarlo), asegúrese de incluir una cláusula en la que deberá recibir un reembolso.

reembolso modelo contrato freelance

Finalmente, tiene la posibilidad de enumerar los métodos de pago aceptables en esta sección (débito directo, PayPal, tarjeta de crédito, Transferwise, etc.).

9. No se olvide de la rescisión del contrato y las tarifas de eliminación

Incluir una cláusula de rescisión da a ambas partes la posibilidad de terminar la relación laboral. Si no tiene reglas claras para eso, depende del capricho del cliente y puede despedirlo cuando quiera.

Esa no es realmente la mejor de las situaciones en las que estar, ¿no le parece?

Por lo tanto, una cláusula de rescisión sólida puede darle más tiempo al exigir un aviso por adelantado.

rescisión de plantilla de contrato freelance

Sin embargo, esto no es solo para las relaciones que se estropearon, sino también para los proyectos a largo plazo que, naturalmente, están llegando a su fin.

Para aquellos casos en los que, por la razón que sea, tú y el cliente deban separarse antes, es importante incluir algún tipo de fallo que también te pague por el tiempo invertido.

tarifa de eliminación de plantilla de contrato independiente

Esto también se denomina tarifa de cancelación o tarifa de cancelación. Una forma de hacer esto es hacer que el depósito no sea reembolsable para que sirva como base para la tarifa de cancelación más cualquier tarifa de trabajo adicional.

El incumplimiento del contrato por cualquiera de las partes (por falta de pago, incumplimiento de plazos, violación de la confidencialidad) también puede ser causa de resolución si así se acuerda.

10. Protéjase legalmente

Una gran parte del uso de una plantilla de contrato independiente para el trabajo del cliente es protegerse de consecuencias legales no deseadas.

Por ejemplo, algo que debería ser parte de prácticamente cualquier contrato (pero que, como no abogado, es posible que no conozca) es una cláusula de separación. Básicamente establece que, si alguna parte del contrato se vuelve inválida (por un tecnicismo legal, por ejemplo) eso no afecta al resto del mismo.

Cláusula de separabilidad del modelo de contrato freelance

Al incluir esto, no corre el riesgo de que todo su contrato independiente se desmorone debido a un pequeño error.

Asimismo, tiene sentido incluir una  cláusula de Fuerza Mayor . A veces suceden cosas que están fuera del alcance de cualquiera de las partes, como un desastre natural, una pandemia, una emergencia familiar, etc. En ese caso, no querrás tener que lidiar con problemas legales porque técnicamente incumpliste el contrato. Para eso es esa cláusula.

Cláusula de fuerza mayor modelo contrato freelance

Además, por motivos fiscales, algunos clientes quieren que el contrato aclare que usted no está entrando en una relación empleador/empleado, sino que es un contratista independiente.

relación laboral plantilla contrato freelance

Además, es posible que desee establecer la ley de qué ubicación regirá el contrato. Aquí es donde tomará acciones legales en caso de que sea necesario. Este suele ser el país de residencia del contratista.

modelo de contrato de autónomo ley que rige

Otra opción a incluir es una cláusula de indemnización. Esto ayuda a protegerlo de asumir la culpa por las cosas malas que suceden del lado del cliente cuando usan su trabajo.

Cláusula de indemnización del modelo de contrato de autónomo

Finalmente, debe incluir una disposición que establezca que no hay acuerdos paralelos entre usted y su cliente fuera de este contrato independiente y que cualquier cambio debe acordarse por escrito.

plantilla de contrato freelance contrato completo

Es posible que no necesite todos estos (excepto la cláusula de separabilidad, que es obligatoria), pero debe tener en cuenta estas opciones.

11. Agregar firmas

Ningún contrato está completo sin la firma de ambas partes. Agregarlos significa que cada uno de ustedes ha leído y aceptado los términos propuestos.

Para lograr que su cliente firme, es mejor enviar primero el contrato para que lo revisen. Luego, si tienen enmiendas o cambios, puede hablar sobre ellos.

Una vez que esté listo para colocar la firma en la línea de puntos, usted y su cliente tienen varias opciones para hacerlo:

  • Servicios de firma digital (por ejemplo , Bonsai , Docusign , Eversign )
  • Hazlo directamente dentro de un documento de Google
  • Imprima, firme, escanee y envíe por correo electrónico
  • Imprímelo, fírmalo y envíalo por correo ordinario

¡Asegúrese de incluir la fecha de la firma! Además, espere a que el cliente firme primero antes de firmar conjuntamente. Finalmente, asegúrese de enviarles una copia con ambas firmas y guarde una en sus archivos.

Eso es todo. ¡Bien hecho!

Descargue nuestra plantilla de contrato de autónomo gratis

Uf, eso fue mucho, ¿no? El tema de los contratos puede ser confuso y aterrador, especialmente para los trabajadores autónomos primerizos. Por eso estamos escribiendo esta publicación en primer lugar.

Sin embargo, si todavía te preocupa crear tu propio contrato freelance incluso después de leer todo lo anterior, hemos creado una plantilla gratuita descargable con todo lo anterior ya completado que puedes adaptar a tus propias necesidades.

Haga clic aquí para acceder a la plantilla gratuita (no se requiere suscripción ni dirección de correo electrónico).

plantilla de contrato independiente

Solo un recordatorio rápido de descargo de responsabilidad: si bien hemos hecho todo lo posible para armar la mejor plantilla de contrato independiente que pudimos, nadie aquí es abogado. Por lo tanto, no debe tratar esto como un consejo legal de ningún tipo. Al mismo tiempo, la plantilla es el resultado de años de experiencia trabajando con clientes independientes y después de hacer la mejor investigación posible. Por lo tanto, estamos bastante seguros de ello.

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Todo lo que necesita saber sobre las facturas de autónomos

Muy bien, sé que lo del contrato fue demasiado. Sin embargo, era necesario repasarlo en detalle porque es un tema muy complejo. Las otras dos partes sobre facturas e impuestos serán más cortas, lo prometo.

Tratemos primero con lo primero.

Facturas de autónomos: por qué son importantes

Otra diferencia entre los freelancers y los empleados de tiempo completo es que, como los primeros, no recibes un cheque de pago. No hay dinero que aparezca automática y regularmente en su cuenta al final del mes. En su lugar, debe facturar a sus clientes para recibir el pago.

En esta parte, repasaremos cómo escribir facturas adecuadas para sus clientes independientes para que todos, incluidas las autoridades fiscales, estén contentos.

Pequeña advertencia: las prácticas de facturación no son las mismas en todas partes y, a veces, también difieren según la industria y el tipo de negocio.

Si bien repasaremos los conceptos básicos, que son relativamente universales, para los detalles, es posible que desee investigar un poco. Una búsqueda en Google de «requisitos de facturación [su país/estado]» o «cómo escribir una factura [su industria/negocio]» generalmente funciona.

Cómo hacer una factura que resista el escrutinio

En primer lugar, hay varias formas de crear una factura de autónomo. Puedes hacerlo con un procesador de textos como Google Docs, OpenOffice o Word. Google Sheets o Excel también pueden funcionar si prefiere las hojas de cálculo a los documentos. También puede encontrar plantillas de facturas independientes en línea si prefiere seguir ese camino.

Otra opción es el software de contabilidad y facturación en línea como FreshBooks , Stripe o Quickbooks  que pueden crear (y, a veces, enviar) facturas por usted. Además, los procesadores de pago como PayPal  suelen tener integrada la facturación por correo electrónico.

En cuanto a cuándo es el momento adecuado para facturar a sus clientes, puede hacerlo después de que se cumpla el contrato, al alcanzar un hito acordado o como parte de su programación habitual.

Por ejemplo, envío todas mis facturas a la vez el primer lunes del nuevo mes. Esto me permite agruparlos en lotes y ahorrar tiempo, también es más fácil mantener una visión general. Puedes crear tu propio sistema de facturación.

Generalmente, como quedará claro, su factura debe reflejar su acuerdo con el cliente. Entonces, hablemos de cómo se ve eso.

1. Incluir un encabezado

cabecera factura freelance

Al igual que un contrato, una factura independiente necesita una sección introductoria con información básica de las partes involucradas en la transacción. En tu caso, eso significa:

  • Un logo, si tienes uno
  • El nombre de tu empresa independiente (si no lo tienes, pon tu propio nombre)
  • Información de contacto (dirección, número de teléfono, correo electrónico, identificación fiscal o cualquier otra información relevante)

En definitiva, información muy similar a la que pondrías en una carta comercial. De la misma manera, asegúrese de usar una fuente agradable y fácil de leer y un tamaño ligeramente más grande o en negrita para que su información se destaque.

Continuando con la noción de la carta comercial, la siguiente sección de la factura enumerará la parte que se factura. Aquí, también, incluirá información similar:

  • Razón social o nombre del cliente
  • Información del contacto

Si no sabes qué poner aquí, contacta con el cliente y pregúntale. Esto es importante porque, especialmente las empresas más grandes, a menudo tienen prácticas específicas para la facturación o un determinado departamento o dirección a la que debe ir la factura.

Finalmente, si los usa, también puede agregar un número de cuenta de cliente. Esta es una identificación única que puede incluir en cada factura para este cliente. Facilita la agrupación de facturas así como el seguimiento de su historial de pagos. Sin embargo, esta parte es opcional.

2. Incluya un número de factura

Sin embargo, lo que no es opcional es el número de factura. A efectos fiscales, esto debe ser único para cada factura que envíe (para que las autoridades sepan qué pago pertenece a qué factura). También es para que usted haga un seguimiento.

Cómo llegas a ese número depende de ti. Hay diferentes sistemas que puede utilizar:

  • Simplemente comience con «0000001» y comience a contar
  • Use una combinación del número de cliente y la fecha de facturación, por ejemplo, «17-040419» para una factura enviada el 4 de abril de 2019 al número de cliente 17
  • Ponga el año, el mes y el número corrido al final (eso es lo que hago), lo que significa «200532» para la factura número 32 del año emitida en mayo de 2020
  • Incluso puede usar letras, como un acrónimo para el nombre del cliente. Como ejemplo, para mi factura a Smart Blogger por esta publicación, podría usar «SB0001».

En resumen, el sistema es realmente su elección. Solo necesita asegurarse de mantener la coherencia y de utilizar un número continuo. Si no es secuencial, las autoridades tributarias a veces suponen que olvidaste entregar una de tus facturas porque la numeración tiene lagunas. Refutar eso no es una posición en la que quieras estar.

3. Indique la fecha de la factura y el período de facturación

La factura debe estar fechada y también es útil incluir el período de facturación (de hecho, ambos son obligatorios en algunos lugares). Una vez más, facilita el seguimiento. Además, cuando tenga una fecha de facturación, se referirá a ella cuando haga cumplir los términos de pago (más sobre eso pronto).

Simplemente incluya la fecha de la factura en la parte superior en alguna parte. Si escribe facturas regulares como parte de su trabajo independiente, como una vez a la semana o al mes, el período de facturación es entre esas fechas. Así es como se ve todo junto hasta ahora:

factura independiente número de factura fecha período de facturación

El formato depende un poco de usted. Si eres del tipo creativo (¿y por qué no lo serías, estando en este sitio?), puedes jugar con diferentes diseños. Lo más importante es que toda la información está ahí.

4. Enumere los servicios prestados

Una parte central de cualquier factura independiente es una lista de los servicios que brindó por los cuales desea que le paguen.

servicios de factura freelance prestados

Esto le dice a su cliente cuánto le debe y por qué. Estas son las líneas de pedido relevantes que querrá incluir, según su servicio:

  • Fecha  : la hora en que realizó su servicio, por ejemplo, una sesión de fotos. Esto es especialmente importante si tiene una tarifa por hora y le pagan por hora. Si recibe una suma global por mes, puede omitir esto.
  • Tipo de servicio  : enumere lo que hizo por el cliente. Esto puede ser «diseño web», «consultoría de redes sociales», «fotografía de bodas» o similar. Asegúrese de que se ajuste a su título de trabajo. Las autoridades fiscales arquearán una ceja si está registrado como traductor, pero escriba una factura por paisajismo.
  • Número de horas/artículos  : si se le paga por hora, detalle cuánto tiempo dedicó en una fecha en particular a realizar su servicio. Alternativamente, si acordó un cargo por artículo (por ejemplo, por plantilla de WordPress o por palabra), enumérelos aquí.
  • Cargo por hora/artículo  : cuánto cobra por hora/tarea/artículo para ese servicio en particular.
  • Otros cargos  : si se aplican otros cargos, como tarifas de envío (por ejemplo, para copias impresas de fotografías), materiales o gastos (como costos de impresión), inclúyalos también. Sin embargo, es posible que deba consultar con un contador acerca de los impuestos para su profesión en particular.
  • Monto total adeudado  : en la columna más a la derecha, sume el cargo multiplicando la cantidad de horas/artículos con su cargo por hora/por artículo (realmente no tuve que explicar eso, ¿verdad?) y agregue su otro gastos.
  • Conversión  : si trabaja con un cliente internacional, puede incluir el tipo de cambio que utilizó y el total en la moneda acordada.

5. Calcular subtotal, impuestos y total

Ahora es el momento de resumir todo.

autónomo factura subtotal impuestos total

Debajo de la lista de sus servicios prestados, cree el subtotal sumando lo que tiene hasta ahora.

Además de eso, ahora debe agregar impuestos, lo que generalmente significa impuestos sobre las ventas. Aquí es donde se complica un poco porque la tasa impositiva y cómo y si aplicarla depende de muchas variables, como su ubicación y el tipo de negocio independiente.

Por lo tanto, en este punto, debe investigar un poco sobre las leyes locales, ya sea en línea, llamando a su asociación comercial local o hablando con un contador.

Debería terminar con un porcentaje que también puede incluir en la factura. Multiplica el subtotal por su representación decimal, redondea según sea necesario y suma al subtotal para obtener el total.

Enumere todo eso en la factura como se muestra en la captura de pantalla anterior.

6. No olvide su información y términos de pago

Para obtener lo que se le debe, la información importante que debe brindar a sus clientes es cómo pueden pagarle. Ya hemos tratado esto en la sección de contrato, por lo que probablemente ya tenga un acuerdo.

Sin embargo, ya sea que acepte transferencia bancaria, tarjeta de crédito, PayPal o algún otro método de pago, debe brindarles a los clientes un lugar para enviar el dinero. Esto puede tomar la forma de la información de su cuenta, ID de PayPal, etc.

Otra cosa que ya es parte del contrato, pero vale la pena repetir, es cuando el cliente debe pagar. Esto a menudo se representa con una fecha de vencimiento o condiciones de pago.

términos y métodos de pago de facturas independientes

Esto debe estar de acuerdo con el contrato que ambos firmaron antes de comenzar a trabajar juntos. También puede volver a estipular cualquier cargo por pago atrasado que se aplicará por falta de pago (el 20 por ciento es un número típico aquí).

Nota del sitio: para evitar confusiones al facturar internacionalmente, es una buena idea usar este formato de fecha: 21 de abril de 2020.

7. Incluya otra información opcional

Aquí hay algunas otras cosas que puede querer o tener que incluir en su factura independiente:

  • Número/identificación fiscal  : en algunos lugares, como la Unión Europea, debe incluir una identificación fiscal tanto suya como del cliente para las transacciones B2B.
  • Declaraciones legales  : también puede ser necesario incluir alguna información legal, como la aplicación del IVA cuando se trata de clientes en el extranjero (ver «cobro revertido»).
  • Solicitudes de los clientes  : diferentes clientes pueden tener sus propias solicitudes sobre el tipo de información que necesitan en la factura. Por ejemplo, es posible que necesiten que especifique sus servicios como «servicios de edición» o algo que puedan reclamar a sus autoridades fiscales. Consulte con el cliente si tiene algún requisito especial.
  • Mensaje de agradecimiento  : no hay ninguna ley que diga que no puede enviar una nota de agradecimiento personal o algún otro mensaje amistoso como parte de su factura. Es una gran oportunidad para mostrar un esfuerzo extra. Algunas personas también usan esto para comercializar trabajos de seguimiento mediante la inclusión de un cupón o la venta cruzada de otros servicios, así que sea creativo.

8. Envía la Factura y Seguimiento

factura independiente

Una vez terminado, es el momento de enviar la factura al cliente. Dependiendo de la forma en que haya elegido crearlo, esto puede verse ligeramente diferente:

  • Créelo y descárguelo como PDF (para que el cliente no pueda modificarlo)
  • Presione «enviar» en una interfaz de procesador de pago
  • Imprima y envíe una copia en papel por correo postal, etc.

(En el último caso, es mejor usar un servicio en el que el cliente tenga que firmarlo para que haya un registro en papel y no pueda alegar que no lo recibió).

Cuando envíe por correo electrónico, coloque el número de factura en la línea de asunto para que les resulte fácil volver a encontrarlo.

Lo importante es que llegue al destinatario correcto. Si no está seguro, pregúntele al cliente qué dirección de correo electrónico (o dirección física) prefiere que use. Es posible que tengan un departamento financiero responsable de pagar y que deseen que se los envíe directamente.

Después de eso, asegúrese de revisar su cuenta regularmente para ver si ha llegado el dinero. Cuando haya pasado los términos que especificó, envíe un recordatorio por pago atrasado.

Si está estipulado en el contrato, también puede agregar cargos por pagos atrasados. Sin embargo, en aras de una buena relación con el cliente, tiene sentido enviar primero un recordatorio sin cargos adicionales. Puede que simplemente se les haya olvidado.

Sin embargo, si continúa, debe decidir por sí mismo cuántos avisos de pago atrasado envía antes de entregarlo a una agencia de cobro o a un abogado.

9. ¡Guarde copias!

Una vez que haya enviado su factura, asegúrese de guardar una copia. Algunas personas imprimen sus facturas y las archivan físicamente. Si desea permanecer digital, asegúrese de guardar copias en más de un lugar. Por ejemplo, crear una copia de seguridad en la nube que los guarde automáticamente desde su computadora es una buena idea.

Eso es todo.

Ahora está familiarizado con el flujo de trabajo de crear una factura profesional para recibir el pago de sus servicios. Además, una vez que haya creado una factura de autónomo una vez, puede usarla como plantilla para todas las posteriores.

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Freelance Taxes 101: el qué, cuándo, dónde y por qué

Dicen que solo dos cosas en la vida son seguras: la muerte y los impuestos. Si bien no podemos hacer nada con respecto a lo primero, al menos podemos ayudarlo a estar preparado para lo último.

Con los impuestos se aplica lo mismo que con la facturación: repasaremos todas las cosas importantes; sin embargo, los detalles pueden diferir dependiendo de dónde se encuentre.

Por lo tanto, puede usar esto como andamiaje, pero aún así es importante que haga su propia investigación para confirmarlo. En caso de duda, acude a un experto.

Freelancers vs Autónomos – ¿Qué eres?

Lo primero que debe notar es que, como trabajador independiente, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) lo considera propietario de una (pequeña) empresa. El término “freelance” no existe en la jerga fiscal. En cambio, por lo general caes bajo dos términos diferentes:

  • Trabajador por cuenta propia  : trabaja para usted mismo y no se le considera un empleado.
  • Contratista independiente  : es alguien que proporciona bienes y servicios en virtud de un contrato u otro acuerdo a otra parte.

Por supuesto, hay mucha superposición aquí. Casi todos los contratistas independientes trabajan por cuenta propia, pero no todos los trabajadores por cuenta propia son contratistas independientes. Muchos autónomos son ambos.

De cualquier manera, ser su propio jefe tiene consecuencias para la declaración de impuestos federales. Por un lado, puede obtener deducciones adicionales, principalmente en forma de gastos comerciales. Por otro lado, también debe pagar impuestos adicionales, principalmente el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, así como los impuestos locales y estatales. Entraremos en eso en detalle a continuación.

Buenas Prácticas Tributarias Freelance

Para hacer sus impuestos, hay algunas buenas prácticas a seguir para facilitarle las cosas a largo plazo:

  • Mantenga las cosas separadas  : tan pronto como sea posible, separe su negocio de sus finanzas personales. Eso significa cuentas bancarias separadas. No pagues gastos personales con tu tarjeta bancaria empresarial y viceversa. Simplemente hace las cosas más complicadas.
  • Lleve un registro de sus finanzas y recibos  : realice un seguimiento de sus ingresos y gastos (puede usar un software de contabilidad  para hacerlo más fácil). Asegúrese de obtener y guardar (digitalmente) los recibos impresos de todos los gastos comerciales, incluidos y especialmente cuando pague o reciba pagos en efectivo. Además, tome nota en los recibos que no estén claramente relacionados con el negocio (por ejemplo, facturas de restaurantes) para que pueda reclamarlos más tarde.
  • Obtenga una identificación fiscal  : si bien a menudo es posible obtener ingresos por cuenta propia como persona física (por ejemplo, con su número de seguro social), generalmente es mejor registrarse como una entidad de pequeña empresa. En los EE. UU., puede hacerlo solicitando un EIN (Número de identidad del empleador). Consíguelo gratis a través de la página de inicio del IRS . En otros lugares, como la UE, obtendrá una identificación fiscal, que tiene la misma función.
  • Ahorre dinero  : a diferencia de los empleados, que pagan las retenciones de impuestos automáticamente durante el año, debe pagarlas todas de una vez al final. Por esa razón, es una buena idea guardar entre el 25 y el 35 % de cada factura en una cuenta de ahorros para estar preparado.
  • Trabaje con un profesional de impuestos  : este parece un consejo extraño en una publicación sobre cómo hacer sus propios impuestos independientes, pero la verdad es que, si tiene la posibilidad, busque a alguien cuyo trabajo sea hacer sus impuestos, como un CPA. Esto es literalmente lo primero que hice cuando comencé a ganar un buen dinero. Si bien tiene que pagarlos, le ahorra horas de tiempo, dolores de cabeza y, por lo general, genera una obligación tributaria más baja (o incluso una devolución) que hacerlo usted mismo. Además, libera tiempo para ganar dinero adicional.

Formularios importantes

Al hacer impuestos por cuenta propia en los EE. UU., es importante que conozca los formularios más importantes:

  • Formulario 1040  : el formulario utilizado para presentar una declaración anual de impuestos sobre la renta.
  • Anexo C  : este es el documento central para todos los ingresos y gastos independientes. Aquí es donde declara todas las ganancias y las deducciones que desea reclamar y las adjunta al Formulario 1040.
  • 1099-MISC  : debe recibirlos de cada cliente que le haya pagado más de $600 en un año determinado. Informa cuánto le pagaron y, por lo general, debería obtenerlos alrededor de enero o febrero. Para aquellos que están por debajo de esa cantidad, aún debe informar los ingresos que generó de ellos (más sobre eso a continuación). Además, si subcontrata trabajo y le paga a alguien más de $600, debe enviar sus propios formularios (incluidas copias al IRS) antes del 28 de febrero.
  • 1099-K  : si un cliente solo le paga a través de PayPal u otros sistemas de pago en línea, es posible que obtenga este formulario en su lugar. Sin embargo, solo están obligados a enviarlo cuando le pagan más de $20,000 y más de 200 veces durante el año. Por lo tanto, si no lo recibe, debe declarar las ganancias usted mismo.
  • Anexo SE  : el formulario en el que informa (y calcula) el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Se adjunta al Anexo C.

Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

Hablando del diablo, como autónomo tienes que pagar un impuesto extra, el impuesto de autónomos del 15,3%. Antes de que clames injusticia, estos son los gastos de seguro social y los impuestos de Medicare que los empleados han deducido de su cheque de pago automáticamente. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es solo una forma diferente de aprovecharlo de los trabajadores independientes.

Sin embargo, desafortunadamente, como trabajador por cuenta propia, debe pagar una parte tanto al empleador como al empleado (porque se los considera ambos). Por lo tanto, es un poco de una desventaja para usted. El lado positivo: ¡la porción del empleador es deducible de impuestos!

Deducciones Fiscales

Por supuesto, al hacer los impuestos, el objetivo es reducir al mínimo su obligación tributaria. Si bien es justo pagar su parte, no desea pagar más de lo necesario. La buena noticia es que, como trabajador independiente, puede reclamar muchas más deducciones que un empleado regular.

Costos Inmediatos

Cualquier costo operativo que sea «ordinario y necesario» (esta es la frase oficial) para administrar su negocio puede reclamarse como gasto y calcularse contra sus ingresos, incluidos:

  • Alimentos y viajes  : cuando vaya a lugares de trabajo o tenga comidas de negocios, puede deducir esos gastos, al menos parcialmente. También puede reclamar los costos del automóvil (gasolina, cambios de aceite, registro, reparaciones, seguro) si conduce para trabajar. Sin embargo, para eso, debe realizar un seguimiento del kilometraje comercial  o el porcentaje que usa su automóvil para fines comerciales (lo que le brinde un mejor resultado).
  • Gastos de oficina  : si alquila una oficina en algún lugar, puede reclamar el alquiler como un gasto comercial. Sin embargo, incluso cuando trabaja desde casa , puede reclamar el alquiler, los servicios públicos y los costos de Internet por la parte de su casa que usa para trabajar como gastos comerciales (deducciones de oficina en casa).
  • Educación y certificaciones  : si está aprendiendo cosas relacionadas con su profesión y gasta dinero en libros o cursos en línea , estas también son cosas que puede cancelar. Lo mismo para cualquier licencia o certificación que necesite y/o adquiera.
  • Publicidad y marketing  : todo lo que gaste en publicitar sus servicios , productos o lo que venda es deducible de impuestos, incluido el alojamiento de su sitio web .
  • Equipo y material  : las cosas que necesita comprar para hacer su trabajo también son un gasto comercial, incluida una computadora (preste atención a la información más adelante), suministros de oficina, software o cualquier otra herramienta  que necesite para brindar sus servicios (por ejemplo, gramática damas ).
  • Seguro de salud  — En ciertos casos, es posible deducir parte de su cobertura de salud y la de su cónyuge y dependientes de sus impuestos.

durante varios años

Para cosas más caras como computadoras y otros aparatos electrónicos, el IRS por lo general te pide que los deduzcas durante su vida útil. Eso significa que para una computadora que se espera que sea útil durante tres años, reclamaría un tercio de su precio por año durante ese período de tiempo.

Sin embargo, existe una exención fiscal comercial llamada Deducción de la Sección 179 . Te permite deducir el monto total de los gastos depreciables en un mismo año fiscal hasta cierto límite.

El truco con todas estas deducciones: necesitas probarlas. Por lo tanto, como se mencionó, es importante documentar todos sus gastos guardando recibos y facturas.

Cómo pagar impuestos como autónomo

Muy bien, con todo eso fuera del camino, hablemos sobre cómo hacer impuestos. En primer lugar, la mejor manera de prepararse para sus impuestos es seguir las buenas prácticas anteriores. Esto lo pondrá en la posición de que tendrá la mayoría de sus patos ya alineados cuando llegue el momento de la temporada de impuestos.

Impuestos Estimados

Cuando se habla de impuestos, la mayoría de la gente probablemente piensa en la declaración de impuestos al final del año. Especialmente aquellos que han sido empleados toda su vida, porque eso es todo lo que saben.

Sin embargo, los autónomos a menudo también deben pagar impuestos durante el año. Esas son las cosas que generalmente se sacan del cheque de pago de quienes trabajan para el hombre.

Como trabajador independiente, si tiene más de $1,000 en impuestos adeudados en un año, el IRS requiere que pague pagos parciales cada trimestre. Estos son los llamados impuestos estimados que vencen en estas fechas:

  • 15 de abril
  • 15 de Junio
  • 15 de Septiembre
  • 15 de enero

Por eso es tan importante que lleve un registro de sus ingresos y ganancias para saber cuánto enviar al Servicio de Impuestos Internos cada trimestre.

Para diciembre, el IRS quiere ver el 90 % de los impuestos adeudados en su cuenta o el 100 % de la obligación tributaria del año pasado. Si no hace esto y resulta que debería haberlo hecho, el IRS impondrá multas por pago atrasado además de lo que debe.

Paga de menos y tendrás que compensar la diferencia cuando entregues tu declaración anual de impuestos. Si paga de más, le devolvemos el dinero extra.

El formulario 1040-ES  puede ayudarlo a estimar los impuestos estimados en función de sus proyecciones de ingresos imponibles. Alternativamente, tome la obligación tributaria del año pasado (la cantidad que pagó en impuestos el año anterior) y pague al IRS el mismo número. Esta suele ser la solución más simple (a menos que sea su primer año de pago).

Por cierto, también puede pagar impuestos estimados antes de tiempo. Si te encuentras enrojecido uno de estos meses, adelante y hazlo. Al IRS no le importa si paga antes de tiempo, solo si no cumple con la fecha límite.

En cuanto a cómo realizar tus pagos de impuestos de manera práctica, puedes encontrar todas las opciones aquí .

Pago de impuestos de fin de año

Aparte de los impuestos estimados, como todo el mundo, los autónomos deben presentar una declaración de impuestos anual. La fecha límite es el 15 de abril en años sin pandemia mundial. En 2020, se trasladó al 15 de julio.

Esto es lo que debe hacer:

  1. Recopile todas sus declaraciones de ingresos  : el primer paso para eso son los formularios 1099-MISC que sus clientes deben enviarle. Sin embargo, como se mencionó, esto solo se aplica si les facturó más de $ 600 en el último año. Cualquier cosa menos que eso depende de usted para rastrear y declarar. Esa es también la razón por la que debe tener un número corriente para sus facturas, ¿recuerda?
  2. Recauda los gastos  : ahora es el momento de la otra parte de la ecuación. Reúna todas las declaraciones de gastos. Si siguió nuestros consejos, ya deberían estar todos en un solo lugar.
  3. Complete el Anexo C/C-EZ  : siga las instrucciones del IRS  para completar este formulario. Registra los ingresos de tu negocio y las deducciones que quieras aplicar. Transfiera la cifra de las ganancias netas a la línea correspondiente en el Formulario 1040.
  4. Determine el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia  : complete el Anexo SE para averiguar su carga fiscal como trabajador independiente. Transfiera este número al Formulario 1040 también.
  5. Complete el Formulario 1040  : complete la información restante, adjunte los Anexos C y SE al formulario.
  6. Entrega tu declaración de impuestos  : cuando hayas hecho todo esto, presenta tus impuestos ya sea electrónicamente o en papel. Encontrará instrucciones para ambas opciones aquí .

Después de eso, lo único que queda por hacer es esperar las noticias del IRS sobre cuál será su carga fiscal y pagarla. Luego, hazlo todo de nuevo el próximo año.

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¿Estás listo para convertirte en un freelancer de siguiente nivel?

Poner sus patos en fila legalmente es una de las partes más intimidantes de trabajar por cuenta propia. Los contratos, las facturas y los impuestos de los autónomos son como los monstruos del sótano que muchos quieren evitar.

Sin embargo, si tienes estas áreas bajo control, tendrás una carrera independiente mejor, más estable y más satisfactoria. Garantizado.

Además, con la plantilla de contrato independiente y las instrucciones detalladas sobre cómo escribir facturas y hacer tus impuestos independientes, realmente te estás quedando sin excusas para no dominar esta parte de tu negocio.

Cuando lo haga, estará mucho mejor preparado para patear traseros y hacer su mejor trabajo. Tomar medidas ahora. No te arrepentirás.

¿Qué es lo que más te ayudó a dominar el aspecto legal del trabajo independiente? ¡Comparte tus mejores consejos en la sección de comentarios a continuación!

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