Nuevos pasos para la gestión eficaz de autónomos remotos

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Administrar trabajadores remotos de manera efectiva

 

Como sabe, las personas son el activo más valioso del proceso de trabajo: son profesionales que forman un grupo colaborativo y lideran el proyecto para que sea exitoso y logre altos resultados. El artículo 10 razones por las que deberías empezar a contratar freelancers remotos  habla sobre todas las delicias de trabajar con freelancers remotos. Pero, ¿qué sigue?

El trabajo remoto es una gran idea si la interacción entre un gerente y los autónomos remotos se organiza de manera adecuada.

El resultado de las actividades de la empresa depende en gran medida de cómo se coordinen y motiven para trabajar los autónomos remotos. Cada componente es importante, desde la búsqueda exitosa de autónomos remotos y la personalización del flujo de trabajo hasta la organización de la incorporación dentro de la empresa y un enfoque adecuado para medir el rendimiento de los autónomos remotos.

Establecer la estrategia de desarrollo de la empresa.

Al pasar a la colaboración remota, debe:

  • determinar el número de autónomos remotos
  • determinar los niveles de competencia
  • desarrollar o implementar sistemas para evaluar el desempeño
  • crear un entorno virtual de trabajo
  • desarrollar estándares para la seguridad corporativa, teniendo en cuenta las advertencias de contratar trabajadores autónomos remotos
  • calcule los costos económicos de los puntos anteriores para evaluar los beneficios económicos de la cooperación remota para su negocio

Existe la opinión de que muchas personas que trabajan desde casa tienden a desanimarse y su productividad comienza a caer.

Este postulado es fundamentalmente falso, ya que la gestión de autónomos remotos puede ser incluso más sencilla que la gestión de personas en una oficina. Sin embargo, trabajar con autónomos remotos puede ser una verdadera prueba para tus habilidades de gestión si no lo haces bien.

Basta con seguir estos principios básicos:

Defina claramente cada tarea.

Con un conveniente sistema de gestión de proyectos, siempre estará al tanto de los problemas que se plantean a cada trabajador independiente, y podrá averiguar cómo están las cosas con esta o aquella tarea en cualquier momento.

“Aquí está la tarea con una descripción clara, aquí está la fecha límite”: en este caso, los autónomos remotos no pueden referirse al hecho de que no entendieron los requisitos o no sabían nada sobre los términos. A los freelancers remotos responsables no les gustan esas cosas, pero incluso su memoria puede jugarles una mala pasada. Ayúdelos aún más ayudándolos con la gestión del tiempo. Puede instalar el sistema de programación Kanban para que puedan realizar un seguimiento de los proyectos en el servicio Trello , por ejemplo.

Evalúa el trabajo por el resultado, y no por el tiempo empleado.

A veces, se trata de un cambio de visión del mundo real, tanto para los trabajadores independientes remotos como para usted, el propietario de la empresa. Si crea correctamente un sistema de flujo de trabajo y motivación, los autónomos remotos trabajarán incluso más rápido y de manera más eficiente que los trabajadores de oficina. No necesitan sudar en vano, y también existe un incentivo real para trabajar de manera rápida y eficiente. Lo principal es que los indicadores de desempeño deben ser específicos, medibles y tener en cuenta la especificidad de la profesión. Por ejemplo, el volumen de trabajo del vendedor puede medirse por el número de llamadas y reuniones, y el despachador por el número de solicitudes procesadas, y así sucesivamente.

Por lo tanto, establezca KPI claros para controlar el trabajo en los proyectos : ¿qué objetivos deben cumplirse y en qué momento deben los autónomos remotos completar cada uno para obtener recompensas (y no puntos de penalización)? Así te librarás del microcontrol y empezarás a confiar en los autónomos remotos, que no tendrán que enfrentarse al reto de coordinar sus tiempos de trabajo tan estrechamente con los tuyos.

Organice un espacio de trabajo cómodo en la nube.

El acceso a las herramientas e instrucciones de trabajo debe estar disponible para todos los autónomos remotos que puedan necesitarlas. La única solución posible en una configuración cuando contrata trabajadores independientes remotos es hacer la transición a servicios que le permitan trabajar sin depender de la ubicación de los trabajadores independientes remotos. Los servicios en la nube lo ayudarán incluso si ha mudado su oficina principal a Tailandia y necesita comunicarse con personas que se encuentran en los EE. UU.

Divide tu empresa en departamentos. Cada grupo de autónomos remotos que trabajan en estas diferentes áreas puede decidir de forma independiente qué herramientas y aplicaciones usar para trabajar. Ellos son los expertos en estas áreas, y la autonomía fomentará un mejor desempeño. Para comunicaciones generales, puede usar Slack o Skype. Los autónomos remotos pueden crear diferentes salas de chat o grupos de chat y compartir archivos según sea necesario. Puede usar menciones para enviar notificaciones sobre un mensaje a un determinado grupo de personas o configurar sus propias notificaciones para palabras específicas. También pueden llamarse cuando necesiten tener una buena conversación sobre un proyecto.

Los programadores también recomiendan GitHub . Dicen que es conveniente ya que tanto el código como las tareas se almacenan en un solo lugar. Los diseñadores y gerentes prefieren Trello. Para almacenar archivos, estos autónomos remotos pueden utilizar Google Drive o Dropbox . También está BambooHR , que almacena toda la información sobre autónomos remotos, incluidos informes, sus días festivos locales y más.

Implementar un sistema de control razonable.

El grado de control depende de la naturaleza de las tareas en las que trabajan los autónomos remotos. En algunos casos, basta con comprobar cómo van las cosas cada cierto tiempo, por ejemplo, para solicitar estadísticas de ventas o controlar el flujo de trabajo. Todavía es más fácil si una persona está trabajando en proyectos específicos. Hay una tarea, hay una fecha límite, hay criterios para evaluar la calidad del resultado.

Digamos que un diseñador necesita hacer un diseño en dos días. Es asunto suyo cómo usar el tiempo asignado: algunos comienzan a trabajar de inmediato, otros necesitan reunir fuerzas y sintonizarse con la tarea. Sí, es muy posible que una persona necesite pasar un par de horas en sitios de entretenimiento para inspirarse. Si esto no interfiere con la tarea en términos de tiempo, entonces no hay problema.

La idea de que los freelancers remotos hagan el tonto en lugar de trabajar es el principal prejuicio que impide que los empresarios introduzcan freelancers remotos en sus negocios.

Una buena idea es un informe diario sobre lo que hicieron los autónomos remotos ese día y qué tareas planean hacer a continuación. Esta práctica ayudará a agregar una imagen completa de lo que está sucediendo y garantizará que siempre esté al tanto de lo que están haciendo los trabajadores autónomos remotos.

Elija la forma más conveniente de comunicarse.

Cuando usted y los autónomos remotos están separados por zonas horarias, puede suceder que tenga un día laboral en pleno apogeo, pero para ellos, es tarde en la noche, las primeras horas de la mañana y en algún punto intermedio. En consecuencia, si necesita su ayuda con urgencia, habrá algunos problemas.

El resultado es simple y obvio: cree un mapa de cuándo todos los trabajadores independientes, tanto en su oficina como de forma remota, pueden ponerse en contacto. Haga que cada conjunto de trabajadores independientes se coordine entre sí para que puedan comunicarse entre ellos fácilmente. Luego, coordínese con trabajadores autónomos remotos para marcar los horarios en los que puede comunicarse con ellos. Intente crear un entorno de trabajo virtual único en el que la interacción entre todos los miembros y las unidades (contabilidad, marketing, etc.) esté firmemente establecida.

Para discutir momentos de trabajo, puede usar uno de los mensajeros ofrecidos. Cuál depende de ti. A algunos les gusta Messenger y Slack , otros prefieren Team Viewer o los servicios de red de Google. La lista es interminable. Hay muchas herramientas que puede utilizar para reunir a los autónomos remotos y darles la oportunidad de discutir los elementos de trabajo de forma tan rápida y sencilla como en una oficina física. Para no perderse en el flujo de mensajes, inicie algunos chats dedicados a diferentes áreas de actividad.

Resumamos.

No es fácil construir un grupo cohesivo de trabajadores autónomos remotos que crearán un resultado de calidad al mismo tiempo que interactúan bien, pero cada día se vuelve más y más posible. Hay nuevos servicios y herramientas, crece el interés de las personas por convertirse en autónomos remotos, y los propietarios de empresas encuentran irresistibles las ventajas de una solución de este tipo para los negocios. Para tener éxito, los autónomos remotos deben integrarse en el entorno de trabajo existente y aportar una utilidad claramente marcada al negocio. Además, no olvides motivar a los autónomos remotos y presentarles tus valores y objetivos.

La experiencia de muchas empresas exitosas rompió el estereotipo de que las personas solo pueden trabajar de manera eficiente en una oficina. Con la organización competente de las interacciones entre los autónomos remotos, el rendimiento no solo ha llegado a la par con la productividad de la oficina, sino que incluso la supera significativamente.

¿Qué relaciones tienes con los freelancers remotos? ¿Qué soluciones emplean para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo?

 

laura verde

 

Laura Greene es una de las administradoras de contenido de TrustedEmployees: personas creativas que brindan a empresas, organizaciones sin fines de lucro y voluntarias un enfoque personalizado y compatible para la verificación de antecedentes a través de la personalización, la innovación y la dedicación.