Por qué es importante contratar al asistente virtual adecuado con Jaime Jay

OEA Jaime |  Contratación de asistentes virtuales

 

Todos estarían de acuerdo en que contratar asistentes virtuales y delegarles tareas les ha ahorrado mucho dinero y tiempo a los líderes de equipo. El desafío con esto es trabajar con personas a las que no puedes ver físicamente y con las que no puedes hablar, pero confiarles tu negocio. Hoy, Nathan Hirsch habla con Jamie Jay , el fundador y director general de Bottleneck Virtual Assistants . Junto con su increíble equipo, Jaime ofrece oportunidades de crecimiento profesional para líderes ambiciosos. Analiza los pros y los contras de contratar VA y comparte algunos consejos para adquirir los correctos.

Escucha el podcast aquí:

Nathan Hirsch

Why Hiring The Right Virtual Assistant Matters With Jaime Jay


nathan hirsch
       


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    Por qué es importante contratar al asistente virtual adecuado con Jaime Jay

    Mi invitado es Jaime Jay. Jaime, ¿cómo estás?

    Lo estoy haciendo fantástico, Nathan. ¡Muchas gracias por invitarme.

    Estoy emocionado de hablar contigo. Sé que me tenías en tu programa. Ambos tenemos mentalidades muy similares cuando se trata de contratar, subcontratar y formar un equipo. Para aquellos de ustedes que no saben, Jaime es el Fundador y Director General de Bottleneck Virtual Assistants . Junto con un equipo increíble, ofrecen oportunidades de crecimiento profesional para líderes ambiciosos mediante la creación de un enfoque eficiente y sistemático para identificar, contratar y cultivar miembros del equipo que se centren en funciones y responsabilidades específicas. Jaime, vamos a hablar de todo eso, pero primero, demos un paso atrás gigantesco. ¿Cómo eras cuando eras niño? ¿Eras un estudiante sobresaliente? ¿Eras un rebelde? ¿Siempre supiste que querías ser emprendedor?

    Una vez en noveno grado me puse recto. Estaba emocionado por eso. Aparte de eso, hay bastantes Bs, Cs y un par de A flotando por ahí. Una vez lo hice y estaba orgulloso. Este soy yo cuando era niño conduciendo por la autopista 57 en Irvine, California. Si está familiarizado con esta parte del mundo en California, hay muchos negocios, rascacielos y cosas por el estilo. Recuerdo estar sentado en la parte trasera de nuestro auto volviendo de un viaje de Riverside a donde vivíamos en Huntington Beach. Estábamos llegando a la Autopista 57 y miré hacia arriba. Era de noche y pude ver la luz encendida en la oficina de la esquina en lo más alto del edificio. Probablemente tenía 14, 15, 16 años, en algún lugar pensando: «Ese seré yo algún día sentado en esa oficina de la esquina así». ¿Cuántos niños piensan en eso? Están pensando que tal vez los bomberos,

    Estaba pensando en ser ejecutivo de una empresa. Ni siquiera sabía lo que eso significaba en ese momento. Mi hermano y yo hicimos los puestos de limonada. Vivíamos en un campo de golf. Saltaríamos al lago y tomaríamos las pelotas de golf y las venderíamos. Nos ubicamos estratégicamente en el lado opuesto de la tienda profesional. Cuando la gente venía porque había perdido un par de pelotas, quería comprar otra. Los que tienen pequeños hashes, cobramos $ 0.25 y luego los perfectos, cobramos $ 1. También tendríamos limonada helada para que pudieran conseguir limonada por $1. Si compraran una pelota y una limonada, les daríamos $0.50 de descuento. Hicimos bien con eso. En cuanto a la mentalidad empresarial, lo he tenido desde que era un niño.

    Dejemos atrás las cosas de los niños. Como adulto, ¿cuál dirías que fue tu primera aventura comercial para adultos y cómo fue?

    Yo trabajaba en la radio y les dije: “Me iba porque quería empezar mi propio negocio, lo mío”. Dijeron: “¿Estás seguro de que quieres hacer esto? Es dificil.» Dije: “Estoy seguro”. Lo que quería hacer era hacer SEO en ese momento. Eso fue alrededor de 2004, 2005 tal vez, en algún lugar por ahí. Salí por mi cuenta. Mi primer cliente fue una estación de radio. Hice SEO para la estación de radio y luego comencé una agencia de publicidad para gente de bienes raíces en 2006. Esa fue mi primera empresa real donde teníamos personal y todo eso. Esa fue mi primera entidad comercial que fracasó. Estábamos en el negocio inmobiliario y en 2008 llegó la crisis financiera. Perdimos 72 clientes en el lapso de unos tres meses.

    ¿Cuál es la lección más grande que aprendiste? Para mí, los fracasos son esa gran oportunidad de aprender algo que de otro modo no sabrías.

    Es por eso que estoy haciendo Bottleneck ahora. Aprendí dos cosas. Lo primero fue en una crisis financiera, lo primero que dejan de hacer las empresas es la publicidad. Yo, me gustaría duplicar la publicidad. Eso es lo que sucede. Los presupuestos de las personas se congelan y lo siguiente que se pierde es su personal porque eso es un costo alto. Es muy costoso dotar de personal a su empresa. Dije: «Cuando llegue la próxima crisis, quiero asegurarme de que puedo ser lo más resistente posible a la recesión». ¿Cómo puedo hacer eso? Es por eso que me metí en Bottleneck porque mucha gente puede obtener un talento increíble por el 75% de lo que le costaría a alguien. No tienes electricidad, estaciones de trabajo, computadoras y seguro de desempleo. Cuando despide a alguien, paga hasta el 75% de su salario durante los próximos seis meses. No tienes nada de eso con un asistente virtual y el coste por hora es una tarifa plana. No estás haciendo la FICA y los impuestos y todas esas cosas adicionales que tienes que asumir como propietario de un negocio. Es mucho más flexible. Hay pros y contras en cada decisión que tomas. Esa es la razón por la que quería entrar en este negocio. Esa fue la lección que aprendí.

    OEA Jaime |  Contratación de asistentes virtuales
    Contratar Asistentes Virtuales: Poder delegar y saber delegar es uno de los mayores retos de un líder empresarial.

     

    Háblame de tu primera experiencia de outsourcing. ¿Recuerdas a la primera, segunda o tercera persona que contrataste y cómo te fue? Yo recuerdo la mía y fue un choque cultural. No tenía ni idea. Nunca antes había hablado con alguien en Filipinas y todo era nuevo para mí. ¿Puedes hablar de tu experiencia?

    Fue en abril de 2006 y lo recuerdo porque fue antes de mi cumpleaños en 2006 cuando lanzamos la nueva empresa. Teníamos trece miembros del personal y tres de los cuales vinieron a la oficina. Eran locales de donde estábamos nosotros, pero diez de ellos eran todos de Filipinas. No tenía ni idea de que esto era incluso una opción. El socio comercial con el que entré en el negocio vivía en California y era dueño de una agencia de bienes raíces. Era corredor y quería iniciar este negocio conmigo. Dije: “Por supuesto”. Él me presentó a la gente en las Filipinas. Estaba en la ciudad de Cebú en ese momento y fue increíble. Teníamos una revista que produjimos. Hicimos una distribución mensual de 12.000. Tendríamos diseñadores gráficos y ellos harían el diseño. Lo único que teníamos en los EE. UU. en ese momento era la impresión real.

    Tuvimos diseñadores gráficos, desarrolladores web, gerente de producción y gerente de operaciones. Teníamos vendedores que se acercarían y obtendrían la publicidad para nosotros. Lo hicimos bastante. También teníamos vendedores en los Estados Unidos, pero teníamos toda una pequeña operación. Recuerdo específicamente ir y hablar con ellos y trabajar con eso. Fue divertido porque había un poco de desconexión entre las culturas. Trabajaría con ellos semanalmente sobre cómo hablar, mantener conversaciones, las preguntas correctas para hacer, cómo responder, no tener miedo de pedir una cita o continuar con la relación. Esa fue mi primera experiencia real con la cultura filipina. Me impresionó lo amables que eran, lo dedicados que eran, lo comprensivos que eran, lo leales que eran. Fue increíble. Eso es lo que me inició en todo el asunto.

    Si alguien está leyendo y no ha contratado a alguien fuera de los EE. UU., ¿cuáles son las pocas cosas principales que debe tener en cuenta?

    Esto podría ser un episodio en sí mismo, pero intentaré resumirlo lo mejor que pueda. Las tres cosas principales que entran en esto es establecer sus expectativas. El mayor desafío que veo con personas como tú y yo, líderes empresariales, es poder delegar y saber delegar. Saber y tener el poder de renunciar un poco a lo que estás haciendo es un gran paso. Es establecer tus expectativas correctamente desde el principio para que entiendas lo que está pasando. Si puedo delegar una tarea a alguien que puede hacerla un 80% tan bien como yo o mejor, debería estar feliz. Porque si es mi bebé, lo he puesto todo en orden, es lo que sé, lo que vivo y estoy hablando yo como en ustedes como líderes empresariales. Es lo que hacemos y lo sabemos mejor. Sin embargo, hay ciertas tareas repetitivas que puedes delegar.

    La gente lo pasa mal. Tal vez no quieran darte acceso al correo electrónico. Tal vez no quiera darle a nadie la información de mi tarjeta de crédito. Te daré un gran ejemplo. Cambié de banco. En lugar de tomarme 4, 5, 6, 10 horas para ir e investigar los bancos, llamarlos, programar una cita, viajar al banco, eso lleva mucho tiempo, hice que mi asistente hiciera la investigación. Le dije: «Esto es lo que estoy buscando». Ella hizo la investigación. Ella hizo todas las citas para mí. Ella habló con los banqueros personales antes de que yo llegara allí para asegurarse de que estuvieran en línea con lo que yo quería. En aproximadamente dos horas, me reuní con dos bancos diferentes y conocí a la persona con la que finalmente fui. En lugar de tomarme diez horas para hacer ese proyecto, me tomó alrededor de dos horas.

    ¿Qué pasa con la construcción de una cultura remota? ¿Qué errores ves que cometen las personas y qué haces para que esa cultura sea buena? Mucha gente piensa: «Es remoto, no vamos a tener la misma cultura en la que tenía a todos a mi lado y podíamos tomar una cerveza después del trabajo», y todo eso. ¿Qué le dices a la gente que piensa así?

    Esto depende totalmente de quien sea esa persona. En mi opinión, y puede preguntarle a cualquiera de nuestro personal, hemos creado una cultura increíble. Todos tienen el poder de tomar sus decisiones. Todos los miembros de nuestro personal que trabajan de forma remota crean sus funciones y responsabilidades laborales. Ellos crean sus flujos de trabajo. Eso les da poder para ser parte de ella. La otra gran cosa es tener reuniones consistentes. Tenemos una reunión a la semana con todo el personal. Tenemos una reunión a la semana con el equipo de marketing. Siempre nos reunimos con ellos. De vez en cuando, vamos a rotar. Uno de nuestro personal dirigirá la reunión. En las reuniones de los jueves por la mañana, nuestro administrador de redes sociales dirige las reuniones. Hay muchas cosas que puede hacer para empoderar a su personal de forma remota.

    Una de las grandes cosas también es tener un personal remoto, me ha obligado a sistematizar y procesar mi negocio mucho más que si tuviera un ladrillo y cemento. Digamos que mi esposa entra porque trabaja conmigo, le enseño cómo hacer algo en la computadora, pero no lo escribo. Ella dice: «Está bien», luego se aleja. El problema es ¿y si se olvida? Entonces tengo que repetirme. Lo que descubrí al trabajar con personas remotas es que me obliga a tener todo documentado. Si tenemos un proceso para incorporar a un cliente, está documentado. Lo primero que debe hacer es hacer clic en una pequeña imagen aquí, luego hace clic en la pequeña imagen aquí y una captura de pantalla de eso.

    Ayuda con la cultura porque el mayor desafío que encuentro con una cultura negativa o tóxica es que la gente no entiende. La comunicación no está ahí. Si no tiene un sistema, flujos de trabajo y procesos implementados, ¿cómo sabe alguien lo que se espera de alguien? También ayuda cuando estás contratando y creciendo. Si ya tienes ese sistema puesto, esa curva de entrenamiento se reduce mucho porque lo tienes todo. Todas las expectativas están puestas allí. Elimina toda la ambigüedad y todas las áreas grises. Es blanco y negro. Así es como lo haces.

    ¿Cuál es tu peor error de contratación? ¿Puedes compartirlo con nosotros? ¿Hay alguna historia que se destaque?

    Hay un par de ellos. Tengo que quitarme el sombrero ante ti porque lo estás matando. Ojalá hubiera tenido la dedicación cuando tenía tu edad. Me tomó mucho más tiempo llegar allí. Contraté un par de veces por emoción. Uno de los peores casos fue que alguien estaba en una mala situación y necesitaba un trabajo. Tenían muchos desafíos personales o equipaje. Tuve que terminar dejándolos ir por el camino. Eso es difícil para mí. soy muy leal Si no hubiera contratado por emoción y profesionalmente, habría estado mucho mejor. En primer lugar, nunca los habría contratado. Tenían todas estas otras cosas sucediendo. Estaban tan preocupados por su vida personal que les resultaba difícil concentrarse en el puesto de trabajo real que se les presentaba. Aprendí una gran lección valiosa allí. Asegúrese de que cuando esté entrevistando a alguien, esté listo. Están ahí y son intencionales. Estarán disponibles.

    ¿Cuándo no se debe subcontratar? Me hacen esta pregunta todo el tiempo. Soy muy parcial y estoy seguro de que tú también lo eres. Quiero saber si tenemos la misma respuesta.

    Alguien con quien estaba hablando estaba preocupado porque no sabían si podían subcontratar este puesto. Estaban buscando un asistente administrativo, alguien que los ayudara con sus viajes, reservas, correos electrónicos y todo eso. Eso se puede subcontratar. Uno de los criterios era que tuviera una oficina. Necesitaba estar allí para recibir paquetes, enviar paquetes, recibir cheques y ese tipo de cosas. Por esa razón, es difícil subcontratar si usted es alguien que necesita estar allí para recibir paquetes, abrir empaques físicos, envíos y cosas por el estilo. Podría haber un servicio que podría subcontratar para hacer todo eso por usted, pero en ese caso particular, habría sido difícil subcontratar para ese tipo de puesto. Pensamos, ¿cuál es la mejor manera? Tal vez puedas establecer un horario de oficina, pero el desafío era que él viajaba mucho. Necesitaba a alguien que estuviera allí cinco días a la semana de 8:00 a 5:00. Optamos por no subcontratar esa posición.

    Había muchos factores de apoyo si hubiera crecido. Le mostré: «Estas son todas las cosas que puede subcontratar». Por eso es importante hablar con alguien sobre la creación de una hoja de ruta de delegación. Enumere todas las tareas en un día que son repetitivas y asígneles dos valores. ¿Es algo que debes hacer o puedes delegar esto? La segunda cosa es, ¿es algo que te da energía o te quita energía? Toma todas las cosas que te quitan energía y que puedes delegar y anótalas. Hay un puesto de trabajo. ¿Tiene suficiente tiempo para apoyar ese puesto de trabajo? ¿Puedes pagarlo? Eso puede dictar si elige o no subcontratar en lugar de contratar a alguien de forma física.

    OEA Jaime |  Contratación de asistentes virtuales
    Contratación de asistentes virtuales: cuando entreviste a alguien, asegúrese de que esté listo y sea intencional.

     

    ¿Qué software o herramientas utilizas y cómo? Esas podrían ser herramientas de comunicación. Yo uso Skype y cosas así. Puede ser Asana o herramientas de gestión de proyectos. Tengo esa misma respuesta. Puede subcontratar cualquier cosa a menos que necesite que la persona sea en persona para empaquetar cajas o ser su cajero o lo que sea. Estamos en una época en la que puede tener un consultorio dental tradicional y subcontratar sus redes sociales y su marketing por correo electrónico y todo lo que conlleva. Estamos en la misma página.

    Para nuestras comunicaciones internas y algunos clientes, usamos Basecamp . Nos encanta. Usamos Asana, Trello y Redbooth , pero finalmente aterrizamos en Basecamp. También disponemos de un servicio de CRM. Estamos en el proceso de actualizar eso. Estábamos usando 17Hats. Lo superamos, así que nos mudamos a otro servicio de software llamado Freshworks . Eso nos gustó porque tiene dos aspectos. Tiene el HR en el back-end y luego el CRM en el front-end. En Basecamp, hay una función de ping. Es como un chat para que podamos chatear entre nosotros. Hacemos proyectos allí. Fijamos las cuotas. Eso es lo que usamos. Ese CRM y luego Basecamp es el software principal que usamos. También usamos otro software llamado goLance, lo cual es bueno porque podemos usar el seguimiento del tiempo para nuestros VA. Además, manejan toda nuestra facturación y cobro. Les envío un cheque y ellos pagan todos los VA.

    Jaime, esto ha sido genial. ¿Dónde puede la gente saber más sobre ti y qué es lo que más te entusiasma para el resto del año?

    Puedes ir a Bottleneck.online. Es sencillo. Lo recomiendo y es importante que las personas que estén interesadas en hacer esto investiguen al respecto. No solo haga clic en algo e intente continuar. Investigue un poco y entreviste a diferentes personas y servicios. Todos estamos allí para apoyar a nuestros clientes, pero es posible que no seamos los más adecuados. Seré el primero en decirle a alguien que no es una buena opción para nosotros porque podríamos operar de manera un poco diferente, mientras que ellos necesitan acudir a otra persona. Eso es algo importante. Para el resto del año, lo que tenemos planeado es lanzar nuestro nuevo CRM. Estamos revisando nuestras estrategias de marketing. Estamos implementando medidas de seguimiento estrictas y todos nuestros análisis de Google. Estamos sacando a los administradores de etiquetas. Estamos colocando un montón de formularios de consulta diferentes para que podamos rastrear qué es lo que estamos haciendo y brindar la mejor experiencia de incorporación para nuestros clientes. Estamos dando un paso atrás donde vamos a lanzar ese nuevo programa junto con el nuevo CRM.

    Estoy emocionado por ti. Sigamos aplastándolo juntos y siempre es bueno ponerse al día.

    Muchas gracias, Natán.

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    Sobre Jaime Jay

    OEA Jaime |  Contratación de asistentes virtualesJaime Jay es el fundador y director general de Bottleneck Virtual Assistants.

    Juntos, con un equipo increíble, ofrecen oportunidades de crecimiento profesional para líderes ambiciosos mediante la creación de un enfoque eficiente y sistemático para identificar, contratar y cultivar miembros del equipo que se centren en funciones y responsabilidades específicas.