Procedimiento operativo estándar: cómo redactar un SOP

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¿Quiere saber cómo asegurarse de que su negocio funcione sin problemas sin usted?

Hay una manera, y tener un “Procedimiento Operativo Estándar” para los procesos en su negocio es el primer paso.

Una vez que comprenda cuáles son y los implemente en su negocio, ¡podrá crear una máquina bien engrasada que simplemente funcione!

En este artículo, desglosaremos todo lo que necesita saber para que pueda comenzar. ¡Entremos en ello!

¿Qué es un procedimiento operativo estándar?

persona escribiendo en cuaderno

Un procedimiento operativo estándar o SOP es una documentación de cómo funciona un proceso. Es una lista paso a paso de los procedimientos que deben seguirse para completar un proceso.

Un SOP es como una receta para su plato favorito. Proporciona todas las instrucciones paso a paso que necesita para crear ese plato específico.

Se crean procedimientos operativos estándar para lograr eficiencia y uniformidad en términos de desempeño. Al reducir la falta de comunicación, también se reduce el incumplimiento.

Dado que un SOP es para uso de todos, debe ser fácil de leer y estar claramente escrito. Debe ser breve, conciso y fácil de seguir. Si es responsable de crear SOP, debe escribirlo desde la perspectiva de un principiante.

¿Entenderás el documento si fueras un novato total?

¿Podrá seguir los pasos si no tiene experiencia en el uso de ninguna aplicación o programa mencionado en él?

La regla general es que cuanto más básico y simple sea un procedimiento operativo estándar, mejor.

¿Por qué es importante un procedimiento operativo estándar?

empleados revisando el procedimiento operativo estándar

Entonces, la pregunta ahora es, ¿por qué es importante un procedimiento operativo estándar?

Honestamente, hay varias formas de responder a esta pregunta porque hay muchas razones por las que los SOP son esenciales. A continuación hay algunos de ellos.

Reducir el tiempo de incorporación

El tiempo es un bien muy valioso cuando se trata de negocios. Querrás usar el tiempo de manera eficiente porque cada segundo que desperdicias es dinero desperdiciado.

Dicho esto, le gustaría reducir el tiempo que pasa fuera de las operaciones, particularmente con la incorporación.

Seamos honestos. Incorporar a un nuevo freelancer , por ejemplo, no es exactamente un paseo por el parque, especialmente sin un SOP. ¿Te imaginas repetir el mismo proceso de onboarding para cinco freelancers más?

No solo será una pérdida de tiempo, sino también una pérdida de dinero. Debería centrar su energía en hacer crecer su negocio en lugar de incorporar nuevas personas.

Con un procedimiento operativo estándar implementado, no tiene que gastar tanto tiempo ni dinero. Todo lo que tienes que hacer es dirigir a los nuevos freelancers a la carpeta donde se guarda el SOP.

Deles tiempo para repasarlo y si su SOP está lo suficientemente bien escrito, deberían poder continuar con el trabajo sin mucha molestia. Ni siquiera importará si tienes cinco nuevos freelancers o veinte.

Este es probablemente uno de los mayores beneficios de tener un SOP porque no lo aleja de su tarea más valiosa . Los autónomos pueden empezar a trabajar en sus tareas sin necesidad de que los incorpore personalmente.

Eso es definitivamente un ganar-ganar sin importar cómo lo miremos.

Proteja los procesos con roles en evolución

Proteja los procesos con roles en evolución

Una de las duras realidades que debe enfrentar el propietario de un negocio es que encontrar un gran talento nunca es fácil. Quizás una más dura es que los grandes talentos van y vienen.

¿Cuántas veces hemos trabajado con personas que son a la vez competentes y eficientes solo para verlos irse en algún momento?

Este tipo de cosas suceden nos guste o no, pero la parte difícil radica en la transición . ¿Puede el reemplazo de ese trabajador independiente asumir fácilmente el puesto que acaba de dejar?

¿Serás capaz de confiar inmediatamente en ellos y minimizar el impacto de la partida de la otra persona?

Estas son cosas de las que no debería preocuparse mucho si tiene un SOP sólido. Esto se debe a que un procedimiento operativo estándar garantiza la continuidad. Aunque ciertamente no hay forma de reemplazar a los mejores talentos, los SOP ayudan a garantizar que las tareas cruciales no queden desatendidas.

Un SOP bien creado garantiza la continuidad del negocio incluso si cambian los miembros del equipo. Se pueden entregar fácilmente sin que el proceso explote. Esto es extremadamente importante, especialmente para el propietario de un negocio que tiene una agenda totalmente apretada.

¿Te imaginas el dolor de cabeza que te causará si alguien importante se va y no tienes un SOP establecido?

Ya es bastante difícil que tenga que preocuparse por el reemplazo, ¿qué más si todavía tiene que preocuparse si pueden hacerse cargo o no?

Prevenir errores deshonestos

prevenir errores deshonestos

Un procedimiento operativo estándar también le brinda una capa de protección debido a las legalidades involucradas en el funcionamiento de un negocio.

Pequeños errores podrían causar mayores daños financieros, como si un miembro del equipo toma una imagen protegida por derechos de autor de Google y la usa sin permiso.

El hecho es que siempre existe la posibilidad de ser demandado. Es una de esas cosas para las que deberías estar preparado cuando llegue.

No hay mejor manera de protegerse de las demandas que documentar sus procesos críticos. Serán útiles especialmente si uno de sus procesos está siendo examinado.

La verdad es que no tienes un proceso si tu proceso no está documentado. Solo es eso. Tiene procedimientos que realiza de una manera bastante desorganizada, lo que es malo para el negocio.

Haga crecer su negocio de manera más eficiente

hacer crecer su negocio de manera más eficiente

Quizás la razón más importante para tener un procedimiento operativo estándar es el crecimiento.

Esto es especialmente cierto si comenzó su negocio desde cero. Si bien es posible que haya comenzado solo o con algunos socios, un SOP es útil a medida que crece su negocio.

No puede esperar que su negocio escale nuevas alturas sin procesos documentados. No solo será difícil, sino que también será caótico, por decir lo menos. Es como conducir un automóvil sin un destino en mente.

Claro, podrás manejar todo al principio. Tramitación de facturas, contratación e incorporación de personas, prácticamente todo.

A medida que el negocio continúa atrayendo nuevas audiencias y clientes, la cantidad de trabajo también aumentará. Llegará el momento en que les será casi imposible realizar todo esto. Sin un proceso documentado , estás prácticamente condenado.

Más importante aún, las cosas no serán demasiado fáciles si decide subcontratar algunas de estas tareas. O asigna tiempo para crear SOP antes de contratar personas o los integra en el negocio sin uno.

Con un procedimiento operativo estándar implementado, casi todo se vuelve automático. Los nuevos freelancers pueden simplemente tomar el control cuando decide subcontratar porque técnicamente tienen un material de incorporación para consultar.

Esto será solo un proceso continuo sin que dedique tanto tiempo a organizar las cosas porque ya tiene un sistema.

Considere los beneficios a largo plazo de un SOP, especialmente cuando recién está comenzando. Haga el trabajo desde el principio para que no tenga que hacer mucho a medida que el negocio continúa progresando.

Cómo empezar

iniciar el procedimiento operativo estándar

Ahora que sabemos qué es un procedimiento operativo estándar y por qué es importante, ahora está listo para crear uno. Si bien un SOP puede tomar muchas formas, elegiremos el formato más popular, que es el de un documento de texto.

Establece el “Por qué”

Hay una razón por la que el autor Simon Sinek quiere que encontremos nuestro “por qué” y es porque nos da un sentido de propósito.

¿Estarás motivado para hacer algo que no sabes para qué sirve?

Si desea crear con éxito un SOP eficiente, debe comenzar con «por qué». Entonces, ¿cómo exactamente hacemos esto? Mira el ejemplo a continuación:

Proceso: publicación de blog

Protagonista: Noel Rosas

Propósito: Publicar una nueva publicación de blog semanalmente garantiza que los seguidores de la marca estén actualizados y comprometidos. También posiciona a la marca como un experto en nuestro nicho/industria elegido.

El ejemplo anterior es simple y conciso. Al indicar el propósito de la publicación de publicaciones de blog, cualquier persona que lea este SOP entenderá por qué es importante publicar una nueva cada semana.

Asegúrese de incluir información sobre quién es responsable de mantener el SOP para que las personas sepan a quién acudir si tienen preguntas.

Enmarcar el proceso

enmarcar el proceso

Además de comprender el por qué, también es esencial que las personas entiendan dónde encaja el proceso en el panorama general del negocio.

¿Cuándo se suele realizar la tarea y con qué frecuencia? ¿Se requieren pasos adicionales antes de que se pueda completar el proceso?

Estas son preguntas críticas que el SOP debe responder para que se considere efectivo y cumpla su propósito.

Proceso: publicación de blog

Protagonista: Noel Rosas

Propósito: Publicar una nueva publicación de blog semanalmente garantiza que los seguidores de la marca estén actualizados y comprometidos. También posiciona a la marca como un experto en nuestro nicho/industria elegido.

Frecuencia: se debe publicar una nueva publicación de blog todos los lunes, lo que significa que debe escribirse, editarse y revisarse al menos con una semana de anticipación para dar tiempo a posibles revisiones. Luego, la publicación del blog se programa una vez que se han realizado todas las revisiones necesarias.

Al indicar esta información adicional, los usuarios se dan cuenta de las fechas importantes, así como de las tareas que deben realizarse antes de que se programe la publicación.

Detalla los pasos

detalle los pasos

La parte más importante del proceso de creación de SOP es el detalle de los pasos o procedimientos. Esta es la parte donde documenta los pasos necesarios para realizar el proceso.

Como se mencionó, la documentación de los pasos debe hacerse de una manera simple y directa. Haga que sea fácil para el lector comprender lo que debe hacerse tanto como sea posible.

Pasos requeridos:

  1. Inicie sesión en WordPress y haga clic en Publicaciones<Agregar nuevo
  2. Introduce el título de la publicación.
  3. En la parte inferior de la página, debajo de «Yoast SEO», ingrese la palabra clave que se usará en el blog
  4. Escriba la publicación del blog, asegurándose de mantenerse dentro del requisito de 1500 palabras
  5. Agregue una imagen al comienzo de la publicación haciendo clic en el botón «Agregar medios» en la parte superior. Haga clic en Cargar y busque la imagen que le gustaría usar.
  6. Una vez que haya terminado, haga clic en «Estado» en la esquina superior derecha y seleccione «Revisión pendiente» en el menú desplegable

Trate de ser lo más detallado posible cuando documente los pasos. Trabaje bajo el supuesto de que la persona que utilizará el SOP no tiene experiencia previa en el uso de la aplicación o el programa que utiliza.

Agregue capturas de pantalla o ilustraciones si es necesario

añadir ilustraciones o capturas de pantalla

A veces, usar texto solo puede no ser suficiente para transmitir su punto de vista o si hay condicionales involucrados. Dicho esto, no temas agregar capturas de pantalla o ilustraciones cuando sea necesario.

A muchas personas les resulta más fácil comprender un proceso cuando se les muestran los pasos reales, tal como lo vemos en las sesiones de uso compartido de pantalla. Imágenes como las mencionadas facilitan la ubicación de botones y otras opciones en la pantalla.

Esto es especialmente cierto en el caso de usuarios nuevos que no tienen idea de cómo es el programa.

Probar el POE

La mejor manera de saber si el procedimiento operativo estándar que creó funciona es ponerlo a prueba.

No es inusual que una persona que crea SOP pase por alto la perspectiva del principiante, razón por la cual es necesario realizar pruebas. Entrégaselas a algunas personas que conozcas, preferiblemente aquellas que no tengan ningún conocimiento de lo que haces.

Si tiene sentido para la mayoría de ellos, entonces su procedimiento operativo estándar está listo. De lo contrario, es posible que deba hacer algunos ajustes para que sea más viable.

Algunos recordatorios importantes

hacer que el SOP sea accesible

Una vez que se completa el procedimiento operativo estándar, hay algunos recordatorios que debe recordar para que su implementación sea mucho más efectiva. No es suficiente simplemente entregarlos. La distribución y mantenimiento de un SOP también debe tener su propio sistema.

Asegúrese de guardar el SOP en un lugar accesible para todos. Si trabaja con autónomos, simplemente puede guardar su SOP en una carpeta de Google Drive. Otorgue a las personas acceso de «solo lectura» para que no puedan realizar cambios. Esto es importante porque su SOP puede volverse inútil fácilmente una vez que todos comiencen a mantener sus propias copias. Con una sola copia maestra, todos permanecen sincronizados.

Revise su SOP periódicamente. Los programas y las aplicaciones se actualizan todo el tiempo y desea asegurarse de que su SOP refleje estos cambios para evitar confusiones.

Pensamientos finales

Un procedimiento operativo estándar es crucial para el crecimiento y el éxito de una empresa, por lo que es imprescindible documentar sus procesos. Tener un SOP en su lugar es una buena manera de garantizar que todos estén sincronizados en el desempeño de sus funciones respectivas.

Si bien puede tomar un poco de tiempo crear uno, el sacrificio vale la pena considerando los beneficios que recibirá a cambio que le proporcionamos anteriormente.

Si todavía hay procesos en su negocio que aún no están documentados, los pasos proporcionados anteriormente deberían darle una ventaja. Toma papel y lápiz y comienza a escribir cuál de estos procesos necesitas priorizar. Comience a crear un procedimiento operativo estándar para cada uno de ellos en función de los pasos mencionados.

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