¿Qué es un asistente virtual?

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¿Qué es un asistente virtual?

 

¿Sabía que un asistente virtual puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero? A medida que escala su negocio, es importante atraer a las personas adecuadas. Por esa razón, los asistentes virtuales se están volviendo más populares en muchas empresas, y estamos a punto de decirle por qué. Estas son algunas de las preguntas comunes que la mayoría de los dueños de negocios hacen sobre los asistentes virtuales.

¿Qué es un asistente virtual?

Ah, la pregunta del momento: ¿Exactamente qué ES un asistente virtual de todos modos?

En primer lugar, la respuesta más común a esta pregunta es que los asistentes virtuales generalmente brindan asistencia administrativa, técnica o creativa profesional a sus clientes mientras trabajan de forma remota desde casa.

Un asistente virtual es alguien que usa muchos sombreros dentro de su negocio. Pueden adaptarse y relacionarse. En cierto sentido, son transformadores y salvavidas para su negocio, ahorrándole tiempo y dinero porque no lo desperdicia leyendo correos electrónicos o respondiendo llamadas.

¿Por qué las empresas contratan VA?

Hay muchas razones para abrirle las puertas a un asistente virtual dentro de su negocio. Tal vez desee liberar su tiempo durante su jornada laboral, o simplemente necesita que alguien con experiencia y conocimientos específicos esté a su lado.

Sin embargo, la mayoría de las empresas contratan asistentes virtuales porque el VA puede impulsar el crecimiento empresarial de manera exponencial. Dado que el objetivo de una empresa siempre es escalar, desea asegurarse de que está poniendo a su empresa en condiciones de hacer precisamente eso. Un asistente virtual puede aportar experiencia de nivel experto a una amplia variedad de tareas, lo que significa que otros miembros del equipo pueden centrar su tiempo y atención en otras áreas de crecimiento dentro de la empresa.

Otra razón por la que las empresas contratan asistentes virtuales es porque reduce los costos operativos de su parte del presupuesto. Dado que los asistentes virtuales son contratistas independientes, son menos costosos de contratar e incorporar que los empleados. Además, es posible que puedan brindar cobertura fuera de su horario comercial normal.

Al contratar un VA, las empresas pueden ahorrar en gastos de espacio de oficina, costos de mantenimiento y gastos de tecnología como computadoras, teléfonos y faxes, etc.

¿Qué tareas puede completar un VA?

Lo mejor de los asistentes virtuales es que pueden manejar una amplia variedad de tareas. Hay algunos asistentes virtuales que son excelentes para tareas administrativas generales, mientras que otros se especializan en un área específica. A medida que su negocio crezca y cambie, también lo harán sus necesidades. Un asistente virtual es la persona perfecta para seguir el ritmo.

Dicho esto, depende totalmente de usted determinar para qué tareas necesitará un asistente virtual, sin embargo, aquí hay algunas ideas que puede usar para comenzar.

  • Gestión/filtrado de correo electrónico
  • Configuración de respuestas automáticas (Aweber, Mailchimp)
  • Reserva de citas con clientes.
  • Seguimiento con clientes/clientes (envío de agradecimiento y otros correos electrónicos de recordatorio)
  • Tareas de recepcionista (responder llamadas ocasionales)
  • Arreglos de viaje
  • Entrada de datos
  • Servicio al Cliente

Un asistente virtual más especializado puede ayudar con tareas más detalladas como:

  • Manejo de redes sociales
  • Correo de propaganda
  • Creación de contenido
  • Mantenimiento del sitio web
  • Teneduría de libros
  • Investigar

Dado que hay tantas cosas que un asistente virtual puede hacer, es importante asegurarse de encontrar a alguien cuyo conjunto de habilidades satisfaga sus necesidades. Por ejemplo, si sabe que necesitará a alguien para monitorear sus cuentas de redes sociales, querrá contratar a alguien que ya tenga experiencia en esa área.

¿Cómo se contrata a un VA?

Primero, querrá contratar a un VA experimentado y de buena reputación. Por ejemplo, aquí en FreeUp Marketplace, podemos ponerlo en contacto con asistentes virtuales experimentados que tienen experiencia específica para lograr lo que necesita.

Estamos orgullosos de hacer esta parte por usted. La contratación puede ser difícil, especialmente si no está seguro de qué buscar en un asistente virtual. Examinamos todos y cada uno de los VA en función de los requisitos específicos de su tarea. A partir de ahí, puede realizar entrevistas con los candidatos que considere que mejor se adapten a sus necesidades comerciales.

Usar una plataforma como FreeUp es una excelente opción porque le permite expandir su búsqueda fuera de su mercado laboral local. Tener más opciones le brinda una mejor oportunidad de encontrar a alguien que sea perfecto para el trabajo.

Si no está listo para realizar su búsqueda de VA en línea, hay otras formas en que puede contratar. Considere hablar con amigos y colegas sobre las experiencias que han tenido con los asistentes virtuales. Conozca cuáles de estos negocios han usado asistentes virtuales y podrá obtener recomendaciones de estos negocios a través del boca a boca.

¿Cuándo es el momento adecuado para contratar un VA?

Saber cuándo contratar a un asistente virtual es tan importante como saber cómo contratar uno. A muchos dueños de negocios les gusta esperar hasta que las cosas se pongan agitadas antes de expandir el equipo. Sin embargo, cuando se trata de contratar a un asistente virtual, desea ser proactivo; no reactivo. Si está anticipando un aumento en el trabajo o nota que las cosas se han vuelto un poco ocupadas, debe comenzar a buscar un asistente virtual.

Desea asegurarse de que la persona esté contratada, incorporada y lista para comenzar a trabajar antes de que la carga de trabajo se vuelva inmanejable. La verdad es que agregar un asistente virtual a su equipo puede aumentar la productividad y promover el crecimiento. El mejor momento para contratar un asistente virtual fue ayer, el segundo mejor momento para contratar un asistente virtual es ahora.

¿Qué debe pagar por un VA?

Por supuesto, desea obtener una tarifa justa por el asistente virtual que contrata. En ese sentido, tampoco querrás tomar atajos para encontrar a la persona más barata posible. Como dice el viejo refrán, obtienes lo que pagas y quieres saber que estás invirtiendo en alguien que beneficiará a tu empresa.

Los asistentes virtuales generalmente comienzan en $15, pero hay algunas cosas que pueden afectar el precio del servicio de VA, como su ubicación, su nivel de experiencia y las tareas que se les pide que realicen. Hay muchas calculadoras para averiguarlo y aquí hay una que puede usar que lo ayudará a determinar el salario del asistente virtual.

Recuerde, si le paga a alguien lo que cree que vale, estará feliz y motivado para trabajar muchas horas y lealmente para su empresa. Sin embargo, si intenta obtener lo que puede de ellos sin preocuparse por ellos personalmente, se está preparando para el fracaso.

Cómo integrar un asistente virtual en su equipo

Una vez que haya encontrado un asistente virtual para su negocio, querrá que su transición al equipo sea lo más fluida posible. Asegurarse de que su proceso de incorporación sea fluido facilitará las cosas para todos los involucrados. Aunque probablemente nunca conocerá a su asistente virtual en persona, es importante mantener esa conexión humana manteniendo una línea de comunicación abierta.

Enséñeles acerca de su empresa

Su asistente virtual probablemente haya investigado un poco sobre lo que es su empresa y lo que ofrece, pero una vez que los incorpore al equipo, podrá entrar en más detalles. Bríndeles una comprensión clara de la cultura de la empresa y cómo funcionan las cosas dentro de su organización. El hecho de que su asistente virtual trabaje de forma remota no significa que no pueda seguir involucrado en la cultura de la empresa.

Sepa qué tareas planea delegar

A medida que su nuevo asistente virtual comienza, es imprescindible que sepa exactamente de qué tareas es responsable. Asegúrese de que no haya un área gris en términos de qué tareas son suyas. Si algunas de las tareas que le está dando a su asistente virtual pertenecían anteriormente a otro miembro del equipo, todos deben estar en la misma página acerca de a quién pertenecen las tareas ahora para evitar que varias personas hagan lo mismo accidentalmente.

Establezca un método preferido de comunicación

Cuando su asistente virtual está comenzando, es probable que tenga algunas preguntas para usted u otro miembro del equipo. Si su empresa tiene un método de comunicación preferido (correo electrónico, mensajería instantánea, etc.), asegúrese de que su asistente virtual lo sepa.

Proporcione las herramientas necesarias

¿Hay programas específicos que su asistente virtual necesitará para hacer su trabajo? De ser así, proporcióneles acceso a los materiales apropiados. Esto podría significar cosas como cuentas de correo electrónico y software de gestión de proyectos. Tener todo lo que necesitan para hacer el trabajo ayudará a que su asistente virtual se sienta más seguro a medida que se acostumbra a su nuevo trabajo.

Cómo administrar un asistente virtual

Cada vez que incorpora a una nueva persona a su equipo, debe tener una estrategia de gestión clara. Esto es especialmente importante cuando se contrata a un asistente virtual porque trabajará de forma remota. A continuación se presentan algunos consejos útiles para ayudarlo a administrar su asistente virtual con éxito:

Empezar despacio

Cuando su nuevo asistente virtual se incorpore, probablemente ambos estarán muy emocionados de comenzar. Sin embargo, es posible que desee considerar facilitarles su nuevo rol. En lugar de acumular mucho trabajo a la vez, asígneles una tarea a la vez. Esto no solo les permitirá aclimatarse al trabajo, sino que también te ayudará a asegurarte de que su trabajo cumpla con tus expectativas.

Establecer expectativas claras

Para que usted y su asistente virtual construyan una relación de trabajo sólida, ambos deberán estar en la misma página sobre cuáles son las expectativas. Al incorporar su VA, tómese el tiempo para explicar exactamente lo que se espera de ellos. Esto también les dará tiempo para hacer preguntas. Cuando establece expectativas claras, es menos probable que haya malentendidos.

Documentar todos los procedimientos y crear SOP

Si alguna vez ha comenzado un trabajo sin la capacitación adecuada, sabe lo frustrante que puede ser. Evite poner a su nuevo asistente virtual en esa situación asegurándose de que todos sus procesos estén debidamente documentados y que haya un procedimiento operativo estándar para cada tarea que planee delegar. Hacer esto le permite al freelancer saber exactamente cómo hacer sus tareas. Esto también le ahorrará el tiempo de tener que repetir constantemente las instrucciones.

Programar registros regulares

Una de las cosas más importantes de trabajar con trabajadores independientes de cualquier tipo es asegurarse de que se mantenga informado. Dado que su asistente virtual no estará en la oficina, no podrá darse el lujo de simplemente pasar por su escritorio para preguntar cómo van las cosas. Por esa razón, será necesario programar reuniones periódicas para que pueda verificar el progreso de los proyectos. Las llamadas telefónicas o los chats de video suelen ser las mejores formas de manejar estos registros.

Utilice un sistema de seguimiento del tiempo

Al igual que con los empleados internos, es importante contar con un sistema que realice un seguimiento de cuándo y cuánto tiempo trabaja su asistente virtual. Puede pedirle a su asistente virtual que complete una hoja de tiempo de trabajo independiente , o puede preferir usar un software de seguimiento que mantenga un registro de su actividad mientras trabaja.

Decidir sobre un punto de contacto claro

Su asistente virtual probablemente tendrá preguntas de vez en cuando y debe saber exactamente a quién contactar cuando surjan esas cosas. Ya sea usted u otra persona en su empresa, sea claro con su asistente virtual sobre la cadena de mando adecuada y con quién deben comunicarse cuando informan resultados, hacen preguntas, etc.

En conclusión

Ahora que sabe qué es un asistente virtual, es hora de comenzar a pensar qué tareas está listo para comenzar a delegar. Recuerde, un asistente virtual puede ayudarlo con casi cualquier cosa, por lo que el primer paso es tener una buena idea de qué es lo que le gustaría que hiciera. Con el VA correcto de su lado, se sorprenderá de cuánto puede beneficiarse su negocio. Si está listo para contratar a un asistente virtual, regístrese hoy para obtener una cuenta FreeUp para comenzar.

 

Wade Harman escritor

 

Wade Harman es un mago de la redacción de contenidos con una maestría en Psicología Cognitiva. Comparte la psicología de las redes sociales y otros consejos de marketing en línea relacionados con la respuesta de activación cognitiva. Le encanta pescar y leer cómics por diversión, para que fluya la creatividad.

 

 

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