Su guía para organizar una reunión virtual exitosa

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¿Sabía que cada semana se realizan aproximadamente 55 millones de reuniones ? Debido a la pandemia, muchas de estas reuniones se han vuelto virtuales. Si bien las reuniones virtuales y presenciales tienen muchas similitudes, hay algunas diferencias importantes a tener en cuenta. 

Si está buscando información sobre cómo organizar una reunión virtual exitosa, ha venido al lugar correcto. Hoy, hablaremos sobre los beneficios de una reunión virtual, algunas cosas que se deben y no se deben hacer, así como algunos consejos útiles que harán que su próxima reunión en línea sea una maravilla. ¡Empecemos!

Los beneficios de las reuniones virtuales

Una reunión virtual es una reunión de personas que utilizan herramientas y software de videoconferencia . Esto hace que la comunicación entre los participantes sea más eficiente sin importar en qué parte del mundo se encuentren. Utiliza video, audio y chat de texto para facilitar el proceso.

Es una herramienta esencial, especialmente si eres un trabajador independiente o remoto. Esto se debe a que las reuniones virtuales permiten a las personas:

Conéctese con personas en casi cualquier lugar

Siempre que tenga las herramientas adecuadas y una conexión a Internet decente, puede comunicarse con sus clientes sin importar en qué parte del mundo se encuentre. Ya sea que esté en casa, en un espacio de trabajo conjunto, en un café o junto a la playa, puede conectarse y discutir asuntos importantes.

Mejorar la colaboración

Muchas herramientas de videoconferencia hoy en día tienen útiles herramientas de colaboración que son útiles especialmente para las sesiones de lluvia de ideas. Esto incluye pizarras, funcionalidad de anotación, uso compartido de pantalla, uso compartido de archivos e incluso salas de reuniones virtuales. Los anfitriones de reuniones virtuales también pueden configurar un micrófono para que esté activo en un momento dado para que todos en la reunión puedan tener su turno para hablar.

Eliminar la pequeña charla

Las reuniones virtuales facilitan el seguimiento de la agenda de la reunión. Elimina las conversaciones triviales que pueden consumir un tiempo valioso para que sus discusiones puedan mantenerse enfocadas.

Etiqueta de reunión virtual

Al igual que con las reuniones cara a cara, hay ciertas cosas que se deben y no se deben hacer en una reunión virtual. Estas reglas de etiqueta juegan un papel importante en el éxito de la próxima reunión que organice. Así que es mejor recordarles a todos que:

Vestir apropiadamente

mujer en traje de negocios para reunión virtual

El hecho de que se reúna de forma remota no significa que se presente con el cabello rebelde y en pijama. Como mínimo, póngase una camisa limpia y asegúrese de que su cabello esté cepillado. Esto no solo lo ayuda a verse más profesional, sino que también lo ayuda a ubicarse en el espacio mental adecuado para las discusiones.

Sea consciente de su entorno

mujer saludando en reunión virtual

Ya sea que esté organizando una reunión con colaboradores del proyecto o con un nuevo cliente, es importante que su espacio de trabajo se vea limpio y ordenado. 

Asegúrese de que su fondo no esté lleno de elementos que distraigan, como ropa sucia, camas sin hacer, obras de arte que no son seguras para el trabajo y habitaciones desordenadas en general. Si hay mucho desorden detrás de usted, intente usar un fondo preestablecido o descargable para su herramienta de videoconferencia.  

Asegúrese también de que su video esté correctamente iluminado y de que no haya ruido ambiental innecesario. 

Silencia tu micrófono cuando no estés hablando

Si está organizando una reunión virtual para un grupo grande, es importante que todos tengan la oportunidad de hablar sin que los interrumpan los comentarios del micrófono u otros participantes hablando por un altavoz. Si no es su turno de hablar, mantenga el micrófono silenciado como señal de respeto por los demás en la llamada.

Habla claro

La comunicación verbal efectiva es igual de importante cuando estás en una reunión virtual. Si tiene un grupo pequeño de personas o si se trata de una reunión individual, no olvide saludar y presentarse.

Además, cuando sea tu turno de hablar, no olvides hablar claro. De esta manera, las personas al otro lado de la línea no tendrán que forzar los oídos y escuchar lo que dices perfectamente.

No comas mientras estás en una reunión virtual

Asegúrese de comer antes de una reunión virtual. No se ve profesional cuando tratas de discutir asuntos importantes con un cliente mientras almuerzas o cenas. Distrae y es descortés con las personas con las que se va a reunir. Sin embargo, puede tomar una bebida cerca.

Estar presente en todo momento

Esté siempre atento durante toda la reunión. No caiga en la trampa de dejar que su mente divague y revise otras cosas como sus correos electrónicos o redes sociales mientras está en una reunión. Preste mucha atención a las personas que están hablando. También ayuda a evitar hacer movimientos innecesarios o dejar que los ojos se desvíen de la conversación.

Pruebe sus herramientas y equipos de antemano

Si está organizando un grupo bastante grande en su reunión virtual, es mejor probar la plataforma de videoconferencia que va a utilizar de antemano. Vuelva a verificar su configuración de audio y video y asegúrese de que su conexión a Internet sea lo suficientemente fuerte. Si lo hace, puede evitar perder tiempo en la resolución de problemas el día de la reunión. 

Cumplir con el horario

Sea siempre respetuoso con el tiempo de los demás y respete el horario establecido para la reunión virtual. Si usted es el anfitrión, comience con prontitud para evitar que los participantes pierdan el tiempo. Lo mejor es seguir una agenda para cumplir con el cronograma y evitar interjecciones irrelevantes durante la reunión.

8 consejos para una reunión virtual exitosa

hombre dando pulgares hacia arriba durante la reunión virtual

Organizar una reunión virtual exitosa se reduce a un trabajo de preparación adecuado y a establecer un conjunto sólido de reglas básicas que todos puedan seguir. Aquí hay 8 consejos para una reunión virtual atractiva, fácil de seguir y productiva:

Asegúrese de que la reunión sea absolutamente necesaria

Nadie quiere sentarse frente a la computadora durante media hora para discutir algo que podría tardar 5 minutos en resolverse en un correo electrónico o incluso en un mensaje instantáneo. Al igual que con las reuniones presenciales, solo debe realizar reuniones virtuales si es necesario. No celebres reuniones por el mero hecho de tenerlas.

Sea lo suficientemente flexible para las personas que no pueden unirse a la reunión con video

Idealmente, todos en una llamada de videoconferencia deberían tener sus cámaras encendidas. Esto permite que todos se vean las caras y el lenguaje corporal de los demás, lo que facilita una mejor comunicación.

Pero a veces, esto puede ser difícil para algunos participantes en una reunión virtual. Es posible que no tengan una conexión a Internet lo suficientemente fuerte o que no tengan un espacio privado en el que se encuentren actualmente.

Recuerde, alentar el video es importante, pero también debe darles a las personas la opción de no usarlo. A veces, ayuda a que las personas se sientan más cómodas y hace que el entorno sea más propicio para las reuniones virtuales.

Haz una agenda a la que puedas apegarte

Ya sea que se reúna con un solo cliente o con un grupo, es importante mantener a todos informados sobre lo que se discutirá durante su reunión virtual.

Enumere los temas que se discutirán y cuánto tiempo se asignará a cada uno y envíelo a los participantes de la reunión con anticipación. De esta manera, pueden prepararse para las discusiones y usted puede evitar que las personas se salgan del tema. 

Asegúrese también de tener la agenda cerca una vez que la reunión esté en curso, especialmente si usted es el anfitrión. Esto lo ayudará a controlar el flujo de la conversación, ayudará a las personas a mantenerse al día y administrar el tiempo de la reunión de manera adecuada.

Limite la duración de la reunión

Las personas solo pueden concentrarse durante tanto tiempo antes de que sus mentes comiencen a divagar. Para evitar reuniones virtuales largas y sinuosas, limite la duración a un mínimo de 15 minutos y un máximo de 45 minutos. Si sus discusiones necesitan ser más largas, agregue un descanso de 10 minutos entre ellas para que las personas tengan tiempo de refrescarse, estirar las piernas e incluso ir a tomar una taza de café.

Limite el número de participantes

Asegúrese de que todos en una reunión virtual realmente necesiten estar allí. De lo contrario, tendrá una larga lista de personas que tendrán algo que decir y prolongará la reunión por más tiempo del necesario.

No invites a las personas simplemente por invitarlas. Piense en la naturaleza de la reunión, las personas para quienes los temas de discusión son relevantes y lo que desea lograr.

Presentar a todos en la llamada

Sea siempre un anfitrión cortés y presente a todos en la reunión antes de comenzar las discusiones. Esto es especialmente útil si los participantes no se conocen muy bien. También puede pedirles que digan algunas palabras sobre ellos mismos.

Discusiones moderadas

Como anfitrión de una reunión virtual, es su responsabilidad no solo mantener las conversaciones en línea con la agenda, sino también promover el respeto durante la reunión, especialmente si tiene un grupo grande. Recuerde a todos que la reunión virtual es un lugar de respeto mutuo y colaboración. Si las conversaciones se vuelven acaloradas, intervenga y sugiera a las personas involucradas que se tomen unos minutos para calmarse.

Envolver las cosas

Después de la reunión, no olvide proporcionar un resumen rápido de lo que se discutió, qué decisiones se tomaron y qué acciones se acordaron. Informe a todos cuándo se enviarán las actas de la reunión y, si es necesario, cuándo se anunciarán los arreglos para la reunión de seguimiento. No olvides agradecer a todos por su tiempo y participación.

Conclusión

Las reuniones virtuales han cimentado su lugar en la forma en que los autónomos hacen sus negocios. Es una excelente manera de comunicarse con los clientes y colaborar con otras personas en todo el mundo. Con los consejos anteriores, puede comenzar a organizar una reunión virtual exitosa en muy poco tiempo.

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