The Ultimate Content Machine: Cómo usamos Google Docs para desarrollar 307,000 palabras de contenido espectacular

¿Sabes qué es más difícil que crear un gran contenido?

Creándolo a escala.

Pero eso es exactamente lo que se necesita si te tomas en serio la creación de un blog popular.

Y casi todos los bloggers exitosos llegan a un punto en el que se dan cuenta de que no pueden hacerlo solos.

(Después de todo, ¿cuántos blogs grandes puedes nombrar donde el propietario todavía escribe cada publicación?)

Obtener ayuda significa externalizar al menos parte de la creación de contenido a escritores invitados, pero hacer la transición de escritor a editor no es fácil.

Entonces, ¿cómo puede administrar de manera eficiente el proceso de desarrollo de contenido cuando tiene docenas de escritores diferentes, cada uno con publicaciones en varias etapas de desarrollo?

¿Cómo puede mantener sus estándares de alta calidad sin sentirse tan abrumado que comience a sentir nostalgia por los días en que hacía todo usted mismo?

A decir verdad, hasta hace un par de años, no tenía una buena respuesta a esa pregunta.

Mi desalentadora primera inmersión en los blogs de las Grandes Ligas

Hace casi exactamente tres años, edité mi primera publicación para Boost Blog Traffic (como se llamaba entonces a Smart Blogger).

Y honestamente, estaba sintiendo la presión.

Había editado docenas de publicaciones de estudiantes como instructor en la célebre clase de blogs invitados de Jon, pero editar una publicación de un escritor establecido para uno de los blogs más respetados en la web se sentía como un nivel de responsabilidad completamente diferente.

(Aunque todavía estoy en la posición, ¡así que supongo que salió bien!)

Pero el objetivo de Jon al probarme como editor era pasar de un cronograma de publicación ad-hoc, en el que todavía escribía la mayoría de las publicaciones, a un cronograma semanal, en el que los blogueros invitados asumían la mayor parte de las tareas de redacción.

¿Por qué? Porque su empresa estaba creciendo rápidamente y sus responsabilidades como director ejecutivo exigían cada vez más de su tiempo. En otras palabras, había llegado a ese punto en el que no podía hacerlo solo .

Cuando tomé las riendas, no había mucho en el camino de un proceso. He aprendido a lo largo de los años que Jon no es un tipo de proceso.

Los autores invitados generalmente enviaban su trabajo como documentos de Microsoft Word, por lo que pasábamos versiones del archivo de un lado a otro hasta que la publicación estaba lista.

Si bien me encantó trabajar con los escritores, el lado práctico del proceso fue frustrante.

Por qué Microsoft Word apesta para el desarrollo de contenido de blogs

De lo que me di cuenta en mis primeros meses como editor del blog fue que mi frustración se debía principalmente a las herramientas que usábamos.

Microsoft Word es una aplicación poderosa, pero tiene tantas funciones que el usuario promedio solo necesita una pequeña fracción de ellas. Y para crear contenido de blog , que tiende a tener necesidades de formato bastante simples, Word es francamente excesivo.

Además, puede presentar los siguientes problemas:

  • Control de versiones. Después de colaborar con un autor en varios borradores, normalmente encontraba mi disco duro lleno de varias copias diferentes de la publicación, no siempre seguro de cuál era la última.
  • Problemas de compatibilidad. A veces, una versión del software no abre archivos creados en una versión posterior. O los archivos creados en una Mac no se ven igual en una PC. Ninguno de los dos es propicio para una feliz colaboración.
  • Formateo de frustraciones. Históricamente, el contenido no se pega muy limpiamente de Word a WordPress. Aunque las cosas han mejorado, los resultados aún dependen mucho de las plantillas y estilos utilizados en Word.
  • Tamaños de archivo grandes. Los archivos de Microsoft Word pueden volverse pesados ​​rápidamente, especialmente aquellos con imágenes incrustadas. Pasar archivos grandes de un lado a otro por correo electrónico puede llevar mucho tiempo.

Entonces, si Word presenta más problemas de los que resuelve, algunos de ellos relacionados con la transición de Word a WordPress, ¿qué tal desarrollar todo su contenido en WordPress desde el principio?

Por qué WordPress también causa problemas de contenido

No hay duda de que WordPress se ha ganado su lugar como la plataforma preeminente para aquellos que quieren iniciar un blog .

Pero está diseñado principalmente para publicar contenido, no para crearlo .

Desarrollar su contenido en el mismo entorno en el que lo publicará puede parecer atractivo, pero existen algunas buenas razones por las que podría querer hacerlo en otro lugar, especialmente cuando trabaja con colaboradores externos.

He aquí por qué un entorno de desarrollo de contenido separado puede ser una mejor idea:

  • Separación limpia de publicaciones publicadas y publicaciones en desarrollo. Cuando se trabaja con autores invitados, es inevitable que algunas de esas publicaciones se retrasen o se abandonen. ¿Realmente quieres que esas publicaciones sin terminar saturen tu base de datos de WordPress?
  • Complejidad y riesgo reducidos. Dar acceso a muchas personas diferentes a su instalación de WordPress puede no ser una gran idea. Claro, si configura todo correctamente, la seguridad no debería ser un problema, pero si comete un error con los roles de los usuarios, podría exponerse a una gran cantidad de problemas.
  • Contenido almacenado de forma segura fuera de WordPress. Si su sitio de WordPress es pirateado o borrado accidentalmente, siempre puede restaurar desde la copia de seguridad, ¿verdad? Bueno, sí, en teoría, pero todos hemos escuchado historias de personas que perdieron todo su contenido porque no hicieron una copia de seguridad o porque su solución de copia de seguridad no era tan segura como imaginaban.

Por supuesto, si está decidido a mantener todo en WordPress, existen complementos inteligentes que convertirán su instalación en un sistema de gestión editorial completo con flujos de trabajo predefinidos.

Pero eso probablemente sea excesivo a menos que su blog ya sea enorme y aún carezca de algunas de las ventajas anteriores.

Entonces, ¿cuál es la alternativa? Documentos de Google.

Hace dos años cambiamos a un flujo de trabajo editorial simple basado en Google Docs y no hemos mirado atrás.

De hecho, desde entonces, lo hemos usado para desarrollar más de 300 000 palabras de contenido para este blog.

3 razones por las que Google Docs es excelente para la colaboración de contenido

Si aún no ha usado Google Docs, es una de varias aplicaciones livianas de estilo Office que Google proporciona a través de Google Drive, su servicio de almacenamiento basado en la nube.

Algunas personas usan Google Drive únicamente para su almacenamiento remoto, pero si ignoras las aplicaciones que vienen con él, te estás perdiendo un truco.

Además de Documentos, Google también ofrece otras aplicaciones en línea, gratuitas para cualquier persona con una cuenta de Google, que incluyen:

  • Hojas de cálculo de Google: una aplicación de hoja de cálculo que puede reemplazar a Microsoft Excel para la mayoría de las tareas
  • Presentaciones de Google : una aplicación de presentación que duplica gran parte de la funcionalidad de PowerPoint o Keynote
  • Dibujos de Google : una aplicación de dibujo para crear diagramas simples

Pero, ¿por qué Google Docs en particular es tan adecuado para el desarrollo de contenido de blogs?

Echemos un vistazo a algunas razones:

  1. Basado en la nube : mantiene convenientemente una copia de seguridad de su contenido, para que siempre pueda acceder a sus publicaciones en curso actualizadas desde cualquier lugar, sin conexión a Internet.
  2. Seguimiento de cambios : registra automáticamente cada cambio que realiza en un documento, por lo que es fácil volver a cualquier versión anterior de su trabajo.
  3. Funciones de colaboración nativas : admite de forma nativa la edición por parte de varios autores, incluidas las conversaciones en el documento a través de los modos de comentarios, edición y sugerencia.

Además de estas ventajas, ¡también es gratis!

Un curso intensivo en Google Docs para blogueros ocupados

Incluso si ha trabajado con Google Docs anteriormente, es posible que no esté al tanto de todas sus capacidades, así que echemos un vistazo rápido a algunas de las funciones clave.

Creación de un nuevo documento

Crear un nuevo documento es fácil. Desde su Google Drive, simplemente haga clic en el botón grande y rojo «Nuevo» y seleccione «Documentos de Google» en el menú desplegable.

Crear un nuevo documento de Google

Esto creará un nuevo documento de Google Docs en su unidad.

Luego, haga clic en «Documento sin título» para cambiar su nombre:

Cómo poner título a un documento de Google

Una vez dentro de su documento, la mayoría de las opciones de la barra de herramientas y el menú le resultarán familiares: Docs es muy parecido a una versión simplificada de Microsoft Word y ofrece muchas de las funciones que esperaría, como:

  • Estilos de texto en negrita, cursiva y subrayado
  • Viñetas simples y numeradas
  • Estilos de encabezado personalizables
  • Mesas
  • Encabezados y pies de pagina

A medida que agrega contenido al documento, sus cambios se guardan automáticamente en la nube, por lo que no hay posibilidad de perder su valioso trabajo.

Otra característica ingeniosa es la edición sin conexión . Con esto habilitado, puede trabajar en sus documentos incluso sin una conexión de red: sus cambios se sincronizarán una vez que vuelva a estar en línea.

Compartir su documento con un colaborador

Si bien Google Docs también funciona bien como un simple procesador de textos para escribir sus publicaciones, se destaca cuando otras personas están involucradas en el proceso.

Un escenario común es cuando tienes autores invitados que desarrollan contenido para tu blog . Otro es donde estás trabajando con un editor para pulir tu trabajo.

Compartir su documento con otra persona es tan simple como hacer clic en el botón azul «Compartir»:

Cómo compartir documentos de Google

Esto abre un cuadro de diálogo «Compartir con otros»:

Cuadro de diálogo Compartir con otros de Documentos de Google

Tiene tres opciones al otorgar permisos:

  • Puede editar : el destinatario tiene permisos completos para editar el documento, agregar y eliminar contenido
  • Puede comentar : el destinatario no puede editar el contenido, pero puede agregar comentarios en el margen.
  • Puede ver : el destinatario tiene acceso de solo lectura, en otras palabras, puede ver el contenido pero no puede editarlo ni agregar comentarios.

Una vez que haya seleccionado los permisos apropiados, ingrese la dirección de correo electrónico de la persona con la que está compartiendo el documento (deberá tener una cuenta de Google). Opcionalmente, puede agregar un mensaje personal para enviar junto con la notificación de uso compartido.

Adición de comentarios al contenido existente

Google Docs admite agregar comentarios dentro de su documento. Estas son notas de texto que son visibles dentro del documento pero técnicamente no son parte del contenido en sí.

Utilice los comentarios para:

  • Deje notas para usted mismo, por ejemplo, «Recuerde verificar esta estadística antes de publicar».
  • Deje notas para otros colaboradores, por ejemplo, «¿Podemos encontrar un mejor ejemplo para esto?»

Lo poderoso de los comentarios es que se adjuntan a un contexto específico dentro del documento, lo que los hace perfectos para los editores que trabajan con autores invitados. Si no le gusta la selección de palabras en particular o siente que una oración es redundante, puede adjuntar un comentario a un fragmento de texto designado.

Agregar un comentario es simple. Simplemente resalte el texto que desea comentar y presione el botón de comentarios o seleccione Insertar > Comentar en la barra de menú.

Cómo comentar en Google Docs

Sin embargo, los comentarios en Google Docs son mucho más que notas adhesivas virtuales. Pueden ser el punto de partida de una conversación completa, lo que permite a los colaboradores discutir partes del documento en contexto.

Cuando trabajo con autores invitados para Smart Blogger, a menudo utilizo comentarios durante las primeras etapas del proceso editorial para resaltar las secciones de sus publicaciones que no están claras o necesitan más ejemplos.

Estas anotaciones le permiten al autor ver exactamente de qué parte de su publicación estoy hablando y agregar sus propios comentarios o responder a los míos con preguntas y aclaraciones.

Una vez que un comentario ha dejado de ser útil, por ejemplo, después de abordar el problema que destacó originalmente, puede hacer clic en «Resolver» y desaparece de la vista (aunque todavía está disponible en su historial de comentarios).

Sugerir cambios en el contenido

Al colaborar con alguien (un escritor, coautor o editor), es posible que desee realizar cambios en el contenido que han escrito. Es más claro (y muestra una mejor etiqueta colaborativa) que no realice ediciones directamente en su trabajo, sino que haga sugerencias que puedan revisar y aceptar o rechazar.

Esta característica es particularmente útil cuando un editor de textos, que edita la gramática , la precisión y la consistencia, revisa una publicación porque les permite resaltar posibles problemas dentro del texto.

Para hacer esto, debe cambiar del modo de edición (donde los cambios ocurren directamente en el documento) al modo de sugerencia:

Puede hacerlo haciendo clic en el menú «Edición» en la parte superior derecha de la barra de herramientas horizontal y seleccionando «Sugerencias» en el menú desplegable:

Cómo editar Documentos de Google

Una vez que haya cambiado al modo Sugerencias, los cambios se resaltarán y se mostrarán junto con el texto original. También aparece una nota en el margen derecho que describe el cambio y da la opción de aceptarlo (marcar) o rechazarlo (tachar).

Aquí hay un ejemplo:

Cómo colaborar en Google Docs

Además de aceptar y rechazar las sugerencias de los colaboradores, también puede agregar un comentario para iniciar una discusión sobre el cambio sugerido.

Un flujo de trabajo simple para administrar publicaciones de invitados en su blog

En Smart Blogger, hemos estado usando Google Docs para desarrollar publicaciones de invitados (y muchas de nuestras propias publicaciones) durante más de dos años, y en ese tiempo hemos desarrollado un flujo de trabajo simple que simplifica el proceso de trabajar con autores externos.

¡Es una gran mejora con respecto a esos frustrantes primeros días que pasó lidiando con documentos de Microsoft Word!

Antes de analizar el flujo de trabajo preciso, será útil comprender nuestro proceso básico para desarrollar una publicación de invitado de principio a fin.

Aquí hay una descripción general:

  1. El autor invitado escribe su primer borrador basado en un tema o titular acordado.
  2. El editor o propietario del blog proporciona comentarios sobre el borrador al autor para su próximo borrador.
  3. El autor hace revisiones (repitiendo las etapas 2 y 3 para varios borradores hasta que la publicación no requiera más cambios por parte del autor).
  4. El editor de estilo hace las correcciones/sugerencias al borrador.
  5. El borrador final se formatea en WordPress y se publica.

Es bastante sencillo en una descripción general, pero hemos descubierto que el proceso puede salir mal sin un flujo de trabajo acordado para que todo funcione sin problemas.

Así es como funciona…

Paso 1: crea una nueva carpeta en Google Drive

Tan pronto como estemos listos para que un autor invitado comience a trabajar en una publicación, creamos una nueva carpeta para él en Google Drive de nuestra empresa.

Esta es la estructura básica de carpetas que usamos para todas nuestras publicaciones de invitados en Smart Blogger:

Estructura de carpetas de Documentos de Google

Las funciones de las carpetas individuales son las siguientes:

  • Publicaciones : la carpeta principal que contiene todas las publicaciones de nuestro blog
  • Autor : contiene todas las publicaciones de un solo autor
  • Publicaciones : contiene todos los archivos relacionados con una publicación en particular de ese autor
  • Borrador : contiene instantáneas de todos los borradores de la publicación.

Aquí hay un ejemplo específico: la estructura de carpetas para la publicación que está leyendo en este momento.

Blogger inteligente Estructura de Google Docs

Una vez que creamos la estructura de carpetas, llenamos la carpeta de publicaciones (en este caso, «Flujo de trabajo de Google Docs») con nuevas copias de un puñado de plantillas simples que reutilizamos para cada nueva publicación.

Cómo organizar escritores invitados en Google Docs

El primer documento es una plantilla de publicación de blog en blanco donde el autor trabajará en su publicación.

Además, hay un par de otros archivos que creamos, uno para una lista de posibles titulares (¡sabes cómo nos encanta modificar nuestros titulares!) y otro con metadatos de publicaciones, como el slug propuesto y la meta descripción, que se completa antes de la publicación.

Así es como se ve la plantilla de publicación de blog antes de que el autor comience a trabajar:

Plantilla de publicación de invitado

Si desea utilizar nuestra plantilla, puede obtener una copia aquí (haga clic en Archivo > Hacer una copia mientras está conectado a su cuenta de Google).

Paso 2: comparte la plantilla con el autor de la publicación

Una vez que configuramos la estructura de carpetas, es hora de compartir la plantilla de publicación con el autor, exactamente como discutimos anteriormente.

Les otorgamos permisos de «Puede editar» para que puedan agregar su contenido y, por lo general, incluimos una breve nota que se envía con la notificación de uso compartido:

Comparte un documento de Google con un mensaje personal

Paso 3: Cree una copia de cada borrador entrante

Mientras el autor está trabajando en la publicación, tendemos a dejarlo solo; ¡probablemente les resulte desconcertante tenernos mirando por encima de sus hombros mientras escriben!

Pero una vez que un autor nos dice que ha terminado con el borrador actual, generalmente por correo electrónico, lo primero que hacemos es crear una copia, agregar la etiqueta Borrador 01 y arrastrarla a la carpeta Borradores:

Estructura del borrador de la publicación de invitado

Google Docs son efectivamente instantáneas del contenido en ese momento, menos los comentarios y el historial de revisión.

Pero ¿por qué crearlos? ¿Es realmente necesario, sobre todo porque Google Docs mantiene automáticamente un registro completo de la evolución del documento?

Lo encontramos útil porque mientras Google Docs rastrea los cambios, los escritores y editores tienden a pensar en términos de borradores individuales. Por lo tanto, puede ser útil cuando necesitamos revisar rápidamente una instantánea de una publicación en una etapa particular de su desarrollo.

Por ejemplo, una publicación no siempre se desarrolla en línea recta, y es valioso darle al autor notas como «Creo que esta sección funcionó mejor de la forma en que la escribiste en el Borrador n.° 2».

Paso 4: revise el borrador actual y agregue comentarios

Una vez que haya creado una instantánea, revisaré el último borrador y agregaré comentarios detallados para ayudar al autor a comprender lo que necesito para el próximo borrador.

A continuación, les enviaré un correo electrónico para informarles que les dejé comentarios para que los revisen.

Luego, estaré atento a las notificaciones de Google de las respuestas a mis comentarios, esas conversaciones en el documento que mencioné anteriormente, y saltaré al documento para resolver cualquier pregunta.

En ese momento, es hora de esperar el próximo borrador del autor, volviendo al Paso 3, creando una nueva copia y así sucesivamente.

Tenga en cuenta que el archivo en el que trabaja el autor es siempre el mismo, lo que reduce en gran medida la posibilidad de confusión. Antes de nuestro flujo de trabajo de Google Docs, normalmente intercambiábamos archivos de Microsoft Word por correo electrónico y, después de algunos borradores, a menudo era difícil estar seguro de que estabas viendo el último borrador.

Paso 5: envíe el borrador para la edición de copias

Una vez que el borrador ha llegado al punto en que el autor ha abordado todos mis comentarios y sugerencias, y está cerca de estar listo para su publicación, pasa a una nueva fase: realizar las ediciones finales previas a la publicación.

A veces realizo algunas ediciones menores para asegurarme de que la publicación cumpla con el estilo y el tono de nuestra casa. Crearé una nueva copia del borrador con la etiqueta «Edición final» y trabajaré allí.

Una vez satisfecho, cambiaré la etiqueta a «Copiar edición» y se la pasaré a nuestro editor de copias, quien hará los cambios en el modo Sugerencias antes de devolvérmela.

Una vez que revisé y acepté (o rechacé) cualquier cambio de copia, el Documento de Google finalmente está listo para ser copiado y formateado en WordPress.

En esta etapa, cambio la etiqueta a «FINAL» para que quede completamente claro que la publicación ha llegado al final de su desarrollo.

Paso 6: formatea la publicación en WordPress

El paso final es copiar el contenido en WordPress y formatearlo. Es bastante sencillo pero requiere un par de pasos manuales, específicamente:

  • Cualquier imagen incrustada debe cargarse en WordPress por separado y agregarse manualmente al documento.
  • Se requiere una pequeña cantidad de limpieza de HTML, pero es solo un minuto o dos de trabajo con un editor de texto.

Es cierto que sería bueno si estos pasos no fueran necesarios. Son un subproducto de pegar directamente desde Google Docs a WordPress. Un pequeño inconveniente en un proceso bastante elegante.

Sin embargo, dependiendo de sus requisitos de formato exactos y la cantidad de publicaciones que publique en un mes típico, podría tener sentido buscar una herramienta como Postable , que automatiza esta parte del proceso por usted.

Pero supongamos que está haciendo esta parte a mano. Estos son los pasos para mover su publicación.

1) Copie y pegue toda su publicación en el editor visual de WordPress.

Al utilizar el modo Visual (en lugar del modo Texto), se conservará todo el formato importante: estilos de texto, niveles de títulos, viñetas, etc.

Como se mencionó anteriormente, las imágenes no aparecerán al pegar. Deberá manejarlos por separado.

2) Cambie al modo Texto y elimine cualquier marcado HTML no deseado.

Al cambiar al modo de texto dentro del editor de WordPress , verá su publicación formateada en su forma HTML «desnuda».

El código creado por este proceso es bastante limpio, especialmente si usa nuestra plantilla Smart Blogger anterior, pero todavía hay algunos «artefactos» recurrentes que deberá corregir a mano.

Eliminar el marcado no deseado

Afortunadamente, todos siguen un patrón predecible, por lo que realizar una búsqueda global y reemplazar en su editor de texto favorito hará el truco rápidamente.

Esto es lo que tendrás que hacer:

  1. Reemplace todas las ocurrencias de <li style=”font-weight: 400;”> con <li>
  2. Eliminar todas las apariciones de <span style=”font-weight: 400;”> (reemplazar con cadena vacía)
  3. Eliminar todas las apariciones de </span> (reemplazar con una cadena vacía)

El texto exacto que necesita reemplazar puede ser diferente con una plantilla de inicio diferente, pero aun así debería eliminar las etiquetas de intervalo de apertura y cierre y el estilo de cualquier otra etiqueta.

Copie y pegue el código en el editor de texto, realice los cambios, luego cópielo y péguelo nuevamente en el editor de WordPress (modo de texto).

3) Cargue cualquier imagen en la Biblioteca multimedia y agréguela a la publicación.

Depende de usted cómo maneja las imágenes. Nos gusta que nuestros autores los incrusten en Google Doc porque eso hace que la publicación sea más fácil de revisar y mantiene todo el contenido en un solo lugar.

Si lo hace de la misma manera, hay un pequeño truco que puede usar para capturar todas las imágenes dentro del documento.

Si selecciona Archivo > Descargar como > Página web (.html, comprimido) desde su Documento de Google, obtendrá un archivo comprimido.

Descargar imágenes en Google Docs

Descomprima ese archivo y obtendrá (entre otras cosas) una carpeta de «imágenes» con todas las imágenes incrustadas en su formato de archivo original. ¡Hurra!

Puede optar por cambiar el nombre de los archivos de imagen para mayor claridad o para fines de SEO, pero una vez hecho esto, puede seleccionar todo el grupo y arrastrarlo a la página «Cargar nuevos medios» dentro de WordPress.

Entonces es simplemente un caso de agregar las imágenes al cuerpo de su publicación como lo haría normalmente.

Convierta su blog en una máquina de contenido con Google Docs

No hay duda: el contenido es el combustible que impulsa el crecimiento y el potencial de tu blog para ganar dinero .

Pero tan importante como es, los bloggers inteligentes saben cuándo es el momento de subcontratar.

Porque la triste verdad es que si dedicas todo tu tiempo a crear contenido, tu blog nunca alcanzará su máximo potencial.

Es por eso que necesita un proceso que se amplíe a medida que crezca su blog y comience a trabajar con escritores invitados talentosos.

Necesita un sistema simple que le permita publicar más contenido de calidad mientras dedica menos tiempo a hacerlo.

Combine Google Docs con un flujo de trabajo editorial simple y podrá crear una poderosa máquina de contenido que impulsará su blog a la estratosfera.

(E incluso si aún no está listo, aún se beneficiará de hacer de Google Docs su herramienta de desarrollo de contenido de referencia).

¿Entonces, Qué esperas?

Agreguemos algo de combustible a ese fuego.

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