Trabajadores autónomos distribuidos, visión unificada: su guía para la gestión eficaz de trabajadores autónomos

gestión de autónomos

A medida que avanza la tecnología, tiene sentido que la fuerza laboral avance con ella. La tecnología moderna ha llevado a que cada vez más empresas contraten virtualmente. Contratar freelancers remotos de todo el mundo tiene muchos beneficios en comparación con la contratación local.

Una de las principales ventajas es tener expertos de todos los rincones del mundo para elegir, lo que hace que sea mucho más fácil encontrar a alguien que se ajuste perfectamente a la tarea en cuestión. La contratación de una fuerza laboral remota también mantiene una fuerza laboral más autónoma y le brinda a su empresa una perspectiva más diversa al tener la oportunidad de trabajar con personas que provienen de muchas culturas diferentes. ¡Los estudios también han demostrado que los autónomos virtuales también aumentan la eficiencia!

Por otro lado, cambiar de una cultura de oficina a autónomos remotos no siempre es una transición fácil. Una de las preguntas que escucho con frecuencia de las empresas que están pensando en convertirse a un modelo más virtual es «¿Cómo administro de manera efectiva una fuerza laboral virtual?»

planeando tu equipo

Con la estrategia adecuada, administrar freelancers no tiene por qué ser intimidante. Hemos reunido algunos de los mejores consejos para mantener una fuerza de trabajo remota eficiente, profesional y productiva.

1. Tener reuniones periódicas y constantes

Una de las primeras cosas que debe implementar al administrar autónomos remotos es tener un horario regular para reuniones semanales o incluso quincenales. Aunque una de las ventajas de trabajar por cuenta propia es tener la capacidad de crear su propio horario, sigue siendo importante cuando se trabaja con otras personas para que todas sus voces se reúnan regularmente en un solo lugar. Las reuniones periódicas también ofrecen un poco de estructura y rutina que pueden ayudarlos a sentirse escuchados y cómodos. Para mantener las cosas más eficientes, debe diseñar todos los temas de la reunión de antemano. Se sorprenderá de cuánto se puede lograr en un corto período de tiempo si planifica sus reuniones correctamente.

2. Mantenga un horario fijo que funcione para múltiples zonas horarias

establece el tiempo

Trabajar a distancia les da a los trabajadores independientes la posibilidad de tener cierta libertad con sus horarios. Sin embargo, al mantener una fuerza laboral global, siempre es una buena idea asegurarse de que haya un poco de superposición en las horas. Esto puede ser complicado cuando se trabaja con personas de varias zonas horarias. Pero crear esa superposición les permitirá comunicar rápidamente cualquier pregunta que puedan tener y mantener el flujo de trabajo funcionando sin problemas. Aplicaciones y programas para la programación eficaz , relojes de tiempo y por horalos sistemas de gestión y seguimiento pueden ayudar a que este proceso sea más fluido.

3. Mantenga un equilibrio de flexibilidad y consistencia

Uno de los principales motivadores para trabajar por cuenta propia es la capacidad de tener un grado de flexibilidad en el horario de uno. Es importante permitir a los trabajadores independientes cierto grado de flexibilidad, pero asegúrese de equilibrarlo con cierta coherencia para evitar que los proyectos se conviertan en un caos. La cantidad de estructura que desea implementar puede variar según el tipo de proyecto, pero además de acordar los horarios de las reuniones, hablar sobre las horas de trabajo y el aviso de los días libres también puede ayudar a mantener cierta estructura.

4. Realice revisiones trimestrales para controlar a los trabajadores independientes

revisiones trimestrales

Si bien a la mayoría de las personas les encanta la libertad que conlleva trabajar de forma remota, el trabajo remoto a veces también puede sentirse un poco solo y aislado. No todo el mundo está hecho para este estilo de trabajo. Debido a esto, es importante consultar a los trabajadores independientes de vez en cuando para tener una discusión en profundidad sobre cómo están lidiando con este estilo de entorno de trabajo. Estos controles trimestrales también pueden crear una relación sólida y un grado de confianza entre usted y las personas con las que trabaja.

5. Sea claro acerca de sus expectativas y objetivos del proyecto

Cuando se trabaja con una fuerza laboral global, especialmente una distribuida en varias zonas horarias , no siempre es posible que las personas se comuniquen y obtengan una respuesta al instante si tienen una pregunta o se encuentran con un problema. Por eso es muy importante ser lo más claro posible sobre sus expectativas y los detalles del proyecto desde el principio, asegurándose de que todos sepan exactamente en qué se supone que deben trabajar para que el proyecto pueda cumplir con el cronograma.

6. Use software de seguimiento de tiempo para administrar las horas trabajadas

seguimiento del tiempo

Cuando se trabaja en un entorno de oficina, es fácil ver cuántas horas dedica la gente a un proyecto determinado. Cuando se trabaja con autónomos remotos, esto puede ser un poco más complicado. Hacer que las personas usen un software de seguimiento del tiempo puede ser de gran ayuda para garantizar que sepa qué horas se dedican al proyecto en cuestión. Hay varios programas de seguimiento de tiempo en el mercado, TimeDoctor, la aplicación Roadmap y TickSpot son solo algunas de las opciones que vale la pena considerar. Si contrata a través de FreeeUp, solo puede usar el software integrado en su cuenta de FreeUp .

7. Use herramientas para compartir pantalla para una mejor colaboración

A veces es mucho más fácil y eficiente mostrarle a alguien exactamente lo que está haciendo o en lo que está trabajando en lugar de tratar de explicárselo por teléfono o correo electrónico. Existen varios programas excelentes que le permiten compartir la pantalla de su computadora y hacer exactamente eso. Skype , Google Hangouts y Slake ofrecen esta función y son una excelente opción si ya está utilizando uno de ellos para salas de chat o conferencias telefónicas. Sin embargo, también puede ir un paso más allá con un programa como TeamViewer o Join.me, que le permiten controlar la computadora de la otra persona de forma remota, lo que le ofrece la posibilidad de colaborar verdaderamente en un proyecto. Ambos también ofrecen versiones gratuitas para menos miembros.

8. Usa herramientas de gestión de proyectos para mantener a todos al día

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Si bien es tentador, especialmente con un grupo pequeño, tratar de improvisar y administrar todo a través del correo electrónico y las conferencias telefónicas, esta puede ser una trampa peligrosa en la que caer. Acostumbrarse a implementar herramientas y sistemas de gestión de proyectos, incluso para proyectos pequeños, puede ahorrarle muchos dolores de cabeza e hipo potenciales en el futuro. Una buena herramienta de gestión de proyectos puede realizar un seguimiento de los documentos, los plazos y los resúmenes diarios, semanales o mensuales de las tareas que deben realizarse. También puede configurarlos para enviar alertas y recordatorios para los próximos plazos. Google Docs combinado con una aplicación de seguimiento de tiempo es un excelente lugar para comenzar.

9. Implementar un programa de incorporación estándar

Tener un programa de incorporación estandarizado para todos los nuevos empleados es una manera fácil de introducir a los nuevos empleados en la cultura, los valores y las expectativas de su empresa. Una fuerza de trabajo virtual no tiene la oportunidad de aprender mirando por encima del hombro o sumergiéndose en la cultura de la oficina. Para compensar esto, una serie de videos o documentos de incorporación que eduquen a todos los nuevos empleados sobre los valores y la cultura de su empresa pueden ser herramientas valiosas para garantizar que todos estén en sintonía.

10. Asegúrese de contratar trabajadores independientes que estén hechos para el trabajo virtual

Modo de prueba

No todo el mundo es el adecuado para el trabajo remoto. Las personas con demasiadas distracciones en el hogar o una mala gestión del tiempo y la autodisciplina pueden beneficiarse más de la estructura que ofrece una oficina. Contratar a modo de prueba o probar a un nuevo freelancer en un proyecto pequeño antes de contratarlo para un trabajo a mayor escala puede ser una buena manera de probar su eficiencia y confiabilidad. Al entrevistar en video, también puede estar atento a un espacio de trabajo de aspecto profesional y sin distracciones.

11. Paga a los autónomos lo que valen

Esto es evidente, pero asegúrese de compensar a los trabajadores autónomos de manera justa . Pagar mal a las personas hace que se sientan infravaloradas, lo que conduce a una disminución de la calidad del trabajo o, eventualmente, a perderlas con otro cliente. Contratar e incorporar a nuevas personas cuesta tiempo y dinero, pero perder a un miembro valioso en medio de un gran proyecto puede retrasar los plazos y causar mayores dolores de cabeza. Pague a los freelancers lo que valen y creará una fuerza de trabajo sana, trabajadora y leal a la que puede pedir ayuda cuando la necesite, asegurando un éxito prolongado.

12. Ofrecer incentivos y recompensas por el trabajo bien hecho

los incentivos y las recompensas pueden ayudar a inspirar a los autónomos a ir más allá del llamado normal del deber

Además de una compensación justa, establecer un programa de incentivos o méritos puede ayudar a inspirar a los trabajadores independientes a ir más allá del llamado normal del deber. Tener sistemas implementados que los recompensen por el trabajo bien hecho o por terminar los proyectos antes de los plazos no solo los motivará a trabajar más duro, sino que también lo ayudará a determinar cuáles están listos para abordar proyectos más grandes o recibir más responsabilidades.

13. Mantener estándares de profesionalismo

El hecho de que los trabajadores independientes que contrate trabajen desde casa o en espacios de trabajo conjunto no es motivo para dejar de lado la profesionalidad que se da naturalmente en un entorno de oficina. Establecer estándares para la comunicación profesional y áreas de trabajo libres de distracciones puede ayudar a mantener una mentalidad profesional para un trabajo más productivo.

14. Encuentra la forma correcta de comunicarte para diferentes situaciones

Sin tener la capacidad de reunirse cara a cara en la oficina, es importante mantener abiertas varias opciones para una comunicación eficiente y mantener pautas claras sobre cuándo se deben usar diferentes formas de comunicación. Algunas preguntas se pueden responder rápidamente con un «sí» o un «no» y es mejor dejarlas para el correo electrónico o la mensajería instantánea, en lugar de perder el tiempo con una llamada telefónica. Para la comunicación que requiere más claridad o discusiones más largas, encontrar el tiempo para hablar por teléfono o por video suele ser más eficiente y evita malentendidos. Cuando se habla de un asunto más personal, como problemas de rendimiento, lo mejor es usar el teléfono o el video, pero usar el correo electrónico para las confrontaciones .también puede funcionar mejor dependiendo de la cultura con la que estés tratando. Independientemente de lo que utilice, solo asegúrese de no evitar conflictos porque esto hará que su negocio sufra.

Algunas otras cosas a tener en cuenta al comunicarse por correo electrónico: Mantenga sus correos electrónicos breves y directos. Estas personas que ha contratado tienen horarios muy ocupados y los correos electrónicos largos pueden llevar mucho tiempo o ser difíciles de analizar. Si necesita discutir algo en profundidad, programar una llamada es la mejor manera de hacerlo. No envíes CC a nadie que no necesite estar involucrado. Esto solo obstruye las bandejas de entrada de todos, creando trabajo innecesario para otros y ralentizando a todos.

15. Establecer estándares de capacidad de respuesta

Es importante establecer expectativas claras para la capacidad de respuesta. Establece estándares sobre la rapidez con la que esperas que los freelancers respondan a un correo electrónico, mensajería instantánea o llamada telefónica. Crea protocolos para cuando estén fuera de la oficina o de vacaciones. Con la tecnología moderna, es fácil sentir que siempre está trabajando. Es importante que a los freelancers se les permita algunas horas personales en las que puedan apagar sus teléfonos y pasar tiempo de calidad con sus seres queridos o mantener una vida social saludable. Esto ayuda a evitar el agotamiento futuro y mantiene una fuerza laboral feliz y motivada.

16. Mantén una línea de comunicación abierta para todos

Iniciar algunas salas de chat que estén abiertas para la comunicación en todo momento es una excelente manera de unificar una fuerza laboral distribuida. Dado que los trabajadores autónomos remotos no tienen la ventaja de encontrarse en la oficina para ponerse al día con el progreso de cada uno en un proyecto, mantener una sala de chat abierta para que hablen es una excelente manera de desarrollar la colaboración . También es una gran idea mantener una sala de chat separada para charlas no relacionadas con el trabajo, que funciona como un «refrigerador de agua» virtual y les da la oportunidad de conocerse. Skype, Google Hangouts y Slack son excelentes opciones para crear sus salas de chat.

Pensamientos finales

La gestión efectiva de freelancers, especialmente con freelancers distribuidos, requiere que esté al tanto de los desafíos que no se enfrentan en los entornos de trabajo «en persona» tradicionales y trabaje en ellos. Si bien estos desafíos pueden ser inicialmente difíciles de adaptarse, los beneficios de una fuerza laboral distribuida bien valen el esfuerzo adicional inicial. Siga los consejos de esta guía para obtener una ventaja sobre la competencia y posicionar a sus autónomos distribuidos para el éxito.

Eric Czerwonka es empresario y cofundador de Buddy Punch , una empresa de software de seguimiento del tiempo de los empleados fundada en 2013 que ofrece soluciones de gestión de empleados para empresas pequeñas y grandes por igual: cualquier persona con empleados, desde empresas emergentes hasta corporaciones y cualquier persona con un equipo remoto para gestionar. En el futuro, Eric espera continuar resolviendo cada problema con la solución correcta mediante el uso de la tecnología y la innovación. Eric también tiene una Licenciatura en Ciencias de la Universidad de Wisconsin-Madison.